Как и где хранить файлы компании, если Google Drive, Dropbox и облачные Digital Asset Management системы уйдут из РФ?

В связи с уходом иностранных сервисов из РФ (например, Microsoft, Adobe, SAP), отключением аккаунтов российских пользователей в иностранных сервисах (например, Slack, Mailchimp), возможным ограничением доступа к облачным хранилищам и интернету в целом, многие компании озаботились сохранением своих файлов, маркетинговых креативов и видео.

Привет! Меня зовут Александр Буренков. Я коммерческий директор в Даминион — российской IT компании. Уже более 20 лет мы разрабатываем и внедряем собственную систему управления цифровыми активами.

Нашим решением пользуются более 800 компаний и 50 000 пользователей по всему миру. Среди клиентов есть как огромные корпорации (такие как Siemens, Blizzard Entertainment, WJE и др.), так и небольшие рекламные и креативные агентства, поэтому мы хорошо разбираемся в теме управления цифровыми активами и хранения данных.

В этой статье расскажу, как наша команда может помочь компаниям переехать с таких Digital Asset Management (DAM) систем как Bynder, Canto, Asset Bank, Open Asset и других на Даминон.

Также статья будет полезна организациям, которые еще не приобрели подобную систему и продолжают использовать Google Drive, Dropbox или другие облачные хранилища.

Думаю, с учетом текущих событий многие компании задумались о смене облачных решений на серверные. Давайте разберем плюсы и минусы.

Серверная версия

• Все данные за вашим файрволлом и всегда полностью под вашим контролем
• Высокая скорость работы с тяжелыми файлами
• Не нужно платить ежегодно за облачное хранилище
• Можно купить пожизненную лицензию, а не подписку
• Можно доработать продукт под себя
• Ваша внутренняя IT команда имеет полный контроль над системой

• Чуть сложнее в развертывании чем облако
• Сложнее делиться файлами с подрядчиками

Облачная версия

• Быстрое развертывание
• Удобно делиться файлами с подрячиками

• Периодически может быть недоступен сервер от независящих от вас причин
• Нужно платить за место в облаке
• Только подписочная модель оплаты
• Скорость работы зависит от скорости интернета
• Нет интернета - нет доступа в систему

Мы предоставляем обе версии продукта, но настоятельно рекомендуем в текущих реалиях выбирать именно серверное решение.

Если все-таки хотите облако, то стоит переходить на облачные сервера от mail.ru, Яндекс или других российских поставщиков. На них тоже можно установить Даминион.

Для загрузки данных из Google Drive, Dropbox и других хранилищ достаточно активировать автоматический импорт папок и все файлы добавятся в каталог. Также можно выставить таймер и это будет происходить автоматически хоть каждый час.

Также мы предоставляем услуги по миграции данных из различных Digital Asset Management (DAM) систем в Даминион.

Что переносим:

• Все файлы
• Все теги
• Все метаданные
• Структуру папок, если вы ее используете.

Как переносим:

В Даминион существуют готовые модули импорта из нескольких систем конкурентов, импорт из CSV файлов и импорт из метаданных файлов.

Поиск и тегирование

После загрузки данных, если ваши файлы не были протегированы ранее, вы сможете искать файлы по дате создания, типу, размеру, названию и с помощью полнотекстового поиска по содержимому документов.

Также вы будете видеть превью более 150 форматов файлов и их не придется открывать, для того чтобы узнать, что это за файл.

Протегировать файлы можно несколькими способами: вручную, с помощью автоматического (AI) тегирования и с помощью распознавания лиц, если на изображениях есть люди.

Создание категорий

Создайте категории файлов для вашего удобства. Это могут быть, например, проекты в вашей компании.

Категории есть как автоматические, так и кастомные. Все настраивается по вашему желанию.

Интеграция с другими системами

Большая часть программ, необходимых для маркетологов и создателей контента, поддерживается “из коробки”, для более изощренных пользователей есть API.

Благодаря интеграциям скорость работы с разными типами файлов возрастает многократно.

Совместный доступ

Даминион - это многопользовательская система. Каждому сотруднику вы можете настроить доступный функционал или задать роль. Для этого существует более 50 параметров: контроль загрузки, контроль доступа к разным версиям файлов, разрешение на скачивание, доступа к определенным файлам и т. д.

При этом, возможно настроить удаленный доступ к серверу и работать с архивом из любой точки мира и на любом устройстве.

Что в итоге

Вы получаете централизированное, удобное и безопасное хранилище для ваших файлов.

Полный контроль, моментальный поиск и взаимодействие с вашими данными.

Дальнейшая работа с файлами зависит от специфики вашего бизнеса и мы с удовольствием обсудим ваш кейс.

В текущией ситуации хранить файлы в облаке, конечно, удобно, но это уже не настолько безопасно как раньше.

Несправедливо, что любой облачный сервис может лишить вас нескольких лет упорного труда, просто отключив вам доступ. И я говорю сейчас не только про хранение файлов, а про любой сервис: CRM, Email рассыльщик (Привет mailchimp) и др.

Сохраняйте данные почаще и заранее ищите альтернативные решения.