Работая в сфере организации мероприятий необходимо все помнить и успевать. Event-менеджеру или тому, на чью нелегкую долю пришлась задача по организации мероприятия в компании, никогда не помешает помощь. Многофункциональные платформы и приложения значительно упрощают процесс планирования и подготовки мероприятия. Организуя события клиентов или собственные конференции, мы в PR Partner зачастую прибегаем к таким современным инструментам. Для вас мы подобрали несколько приложений-помощников, которые смогут упростить различные event-задачи и облегчат жизнь любому организатору. Конечно, список далеко не полный, делитесь в комментариях своими вариантами!
Планирование, командная работа:
1. Asana
Усовершенствованное приложение-календарь, которое позволяет создавать задания и распределять их в команде, а также отмечать дедлайны. Предоставляет возможность создания списков дел на день, и следить за их выполнением на протяжении всего времени.
2. Any:do
Any:do — приложение-планнер для организаторов мероприятия, которое может стать удобным чек-листом в подготовке события. Выстраивайте задачи по степени их значимости, а приложение будет напоминать вам о подходящем сроке их выполнения. Также приложение может синхронизироваться с другими гаджетами, и делиться вашими планами с другими. Кроме этого, в нём можно записывать голосовые напоминания, которые воспроизведутся в нужный момент. С этим помощником вы точно не забудете ни о чем.
3. Trello
Trello — приложение, созданное специально для осуществления командной работы над проектами. Сервис состоит из нескольких списков («досок»), а карточки с задачами можно переносить из одного списка в другой, до их попадания в финальную группу «выполнено». Каждый член команды выполняет собственные задания, а за прогрессом следят все сотрудники. Сервис поможет вам не пропустить ни один дедлайн с помощью встроенного календаря с напоминаниями.
Общение с участниками
1. Telegram
Telegram — это не только приложение-мессенджер. Его технические возможности можно использовать в работе с клиентами, в том числе и в event-сфере. С помощью чат-ботов, интегрированных в Telegram, вы можете облегчить задачу по коммуникации с участниками мероприятия. Например, форум RIW 2017 использовал бота-консультанта в Telegram. Чат-бота можно запрограммировать в зависимости от потребностей мероприятия: он может распространять общую информацию о событии, проводить интерактивные конкурсы, раздавать скидки на покупку входного билета. Организаторы лишь контролируют процесс, поэтому не теряют драгоценное время и рабочую силу.
2. Конференц-приложения
На рынке мобильных приложений постоянно появляются новые помощники для сопровождения конференций. Как правило, такие приложения информируют участников об изменениях в программе, помогают назначать встречи с интересными людьми и обмениваться презентациями докладчиков. Из множества вариантов можно выделить приложения EventLook, 2Meet.biz, «100AM-нетворкинг на ивентах».
Ведение расчетов:
1. DoubleDutch
Интерактивное приложение DoubleDutch позволяет отслеживать процесс организации нескольких мероприятий одновременно. Сервис предоставляет различные функции, в том числе: поддержка связи с сотрудниками, быстрый обмен файлами множества форматов, создания опросов, а также сканирование QR-кодов с бейджей.
2. MagicPlan
Простой инструмент для зонирования площадки мероприятия, который поможет вам сделать быструю планировку, не прибегая к помощи дизайнера. Это приложение позволит расставить мебель и оборудование, тем самым вы получаете общую картину возможной планировки.
Работа со спикером:
1. Presentation Timer Lite
Это приложение будет отличным помощником при подготовке спикера к выступлению. С помощью Presentation Timer Lite вы научитесь следить за временем выступления и не выбиваться из тайминга. Напишите сопроводительный текст к каждому слайду презентации и распределите время, данное для выступления, и вы увидите сколько минут уходит у вас на каждый блок доклада. Подготовка спикера к выступлению является одной из ключевых задач при организации делового мероприятия. С этим приложением вы сократите время на тренировки и обеспечите докладчику максимально информативное и структурированное выступление.
Конечно, с каждым годом появляется всё больше специальных сервисов, которые помогут организовать любое мероприятие и возьмут на себя часть рутинной работы. Надеемся, что приложения из нашей подборки помогут вам в организации идеального ивента.
А какими приложениями пользуетесь вы? Поделитесь своими полезными находками в комментариях!
Анна Загумённая, Event-директор агентства PR Partner
Комментарий удален модератором