Внутренний электронный документооборот. Что это и как работает

По моим наблюдениям, рынок электронного документооборота в нашей стране за последние несколько лет усложнился: особенно способствовала ситуация с пандемией, да и само государство стимулирует предпринимателей переходить на цифровое ведение бумаг.

Электронный документооборот – один из методов оптимизации бизнес-процессов. Благодаря ЭДО мы создаем, согласуем, заверяем, храним, обмениваемся бумагами внутри организации и между контрагентами.

У меня есть опыт внедрения таких инструментов в собственные проекты. Для разных задач я пользовался Directum, LanDocs, БОСС-Референтом, “Диадоком”, А2Б и “Делом”. На данный момент остановились на системе А2Б.

Сразу скажу, что все сервисы по-своему хороши, и универсального программного решения не существует. Выбирайте подходящее для конкретного проекта.

Существует внешний и внутренний документооборот. Сегодня поговорим о втором. Инструмент помогает обмениваться данными внутри организации, контролировать поток документов, сокращать количество рутины, экономить время. С использованием квалифицированной электронной подписи бумаги становятся юридически значимыми, что необходимо при обмене за пределами организации. Внутри компании достаточно неквалифицированной. В обоих случаях документы защищены от подделывания.

Какими бумагами обмениваются внутри организации:

• приказами;
• положениями о структурных подразделениях;
• протоколами совещаний;
• инструкциями;
• техническими документами;
• уставами;
• заявлениями;
• служебными записками.

“Минимум”, который обеспечивает СЭД:

• удобный поиск документов;
• контроль всех этапов работы над задачей;
• возможность распределять роли, определять уровни доступа;
• редактирование содержания и согласование в соответствии с ролями;
• безопасное хранение данных.

Порядок в бумагах нужен не только при взаимодействии с контрагентами, но и между сотрудниками. Это залог четкой, эффективной, быстрой, слаженной работы. Внедрение системы электронного документооборота внутри компании позволяет организовать полностью контролируемое пространство. Взаимодействуют между собой департаменты, филиалы в разных городах, отдельно взятые сотрудники.

От чего избавляет СЭД:

• утеря документов;
• дублирование;
• длительное время согласования, необходимость ходить по кабинетам;
• отсутствие возможности быстро отслеживать, на каком этапе согласования пребывает документ.
  

Расскажу из своего опыта кратко, как переходят на ЭДО.

Для начала отбирают приоритетные потоки документов для перевода в новый формат. Также определяют группу контрагентов, с которыми предстоит начать работу в первую очередь. Обычно это документы, с которыми связано наибольшее количество затрат.

Компания заключает договор с оператором, подписывает план проекта с ключевыми точками контроля и этапами запуска электронного документооборота, которые необходимо контролировать.

Далее выбирают интеграционное решение. Если речь о стандартном модуле, то уйдет около недели, если же о собственном решении на основе API, то сроки увеличиваются – все очень индивидуально.

В большинстве случаев организации предпочитают работать в привычной среде и обмениваться документами при помощи модуля 1С. Интеграция налажена, и теперь администрация и бухгалтерия могут обмениваться бумагами.

Далее переходят к подключению контрагентов. Перед полным переходом стоит протестировать механизм на более лояльных партнерах.

План интеграции может быть другим – я предложил наиболее логичный и распространенный.

Системы позволяют настроить интеграцию, чтобы создать привычный интерфейс и работать в привычной среде.

Воссоздается иерархия обработки документов, существующая в организации, но уже в электронном виде. Вы не разрушаете, а сохраняете налаженные схемы работы, распределяете права доступа.

Для одних и тех же документов возможно создание цепочек согласования. Работник использует квалифицированную электронную подпись для заверки бумаги и завершения документооборота, либо подписания и последующей отправки.

Маршруты согласования, предусмотренные системами электронного документооборота, помогают заранее задать путь файла. Например, если документы согласуются несколько дней и более, в компании осуществляются сложные продажи, за которые ответственно не одно подразделение. Или, к примеру, генеральный директор массово визирует документы, и необходимо предварительное согласование ответственных.

Переход на ЭДО необходим не всем компаниям, но с каждым годом их число сокращается. Чтобы определить, нужен ли вашей организации электронный документооборот, проверьте себя по чек-листу:

1. В случае срочной необходимости можете ли вы быстро найти карточку документа, подписанные оригиналы, сканы с физических носителей?
2. Доступна ли вам вся цепочка согласования бумаг? Можете ли за пару кликов получить информацию о том, на каком этапе сейчас задача, кто ее задерживает?
3. Видите ли вы, какие из файлов завизированы контрагентами?
4. Если придет запрос – внутренний от руководителя или внешний от ФНС, сможете ли быстро найти и отправить информацию по тому или иному контрагенту за указанный период времени?
5. Удобно ли вам вести историю файлов?
6. Можете ли вы, как руководитель, сориентироваться, как работают сотрудники, кто и когда внес те или иные правки и т.п.?
7. Есть ли возможность работать одновременной целой командой над одним файлом?

Учитываем и безопасность информации: руководитель распределяет зоны ответственности, и доступ к тем или иным документам получают только выбранные сотрудники.

Что получит компания, перейдя на СЭД:

1. Сохранение юридической силы бумаг. Заверение электронной подписью.
2. Прозрачная работа с документами. Все этапы, действия (и бездействие) – как на ладони. В пару кликов вы узнаете, кто тормозит работу. Складывается полная картина о загруженности сотрудников, что помогает эффективнее распределять силы в рабочей группе.
3. Меньше рутины, ошибок. Менеджеры освобождены от монотонной работы, реже допускают неточности, могут больше времени посвящать более интеллектуальным задачам.
4. С электронным документооборотом данные не теряются.
5. Информация передается по защищенным каналам связи, не попадает в руки третьих лиц.
6. Снижение расходов на печать, бумагу, канцелярию, почтовую отправку документов (например, если филиалы находятся в разных городах), содержание архива.
7. Единое информационное пространство. Адресат мгновенно получает информацию.

Руководитель оценивает скорость, производительность работы сотрудников, получает объективные данные о занятости.

Порядок должен быть не только “снаружи”, при работе с партнерами и государственными органами, но и “внутри”. Оптимизированный документооборот помогает повысить эффективность работы, ввести дисциплину.

Для крупных предприятий со сложными и уникальными бизнес-процессами разработчики предлагают доработку продукта под конкретные требования. За индивидуальной разработкой лучше обращаться к компании-производителю, а не к подрядчикам, если в штате нет программиста с соответствующей специализацией.

Учитываем и необходимость внешнего документооборота, особенно если речь о крупном предприятии. Обмен сотнями и тысячами бумаг ежемесячно обходился бы дорого. Электронная альтернатива позволяет не только экономить средства на печать и пересылку, но и сократить риски утери документов, допущения ошибок.

В СЭД нуждаются не только крупные организации: средний и даже малый бизнес тоже. Оборот документов без бумаг ускоряет получение оплаты за товары или услуги в день выставления счета. Чем быстрее адресат получает документы, тем быстрее оплатит их. Предприниматели могут заключать всего 2-3 контракта в месяц, но это пока – далее появятся более крупные заказчики. Тогда придется подключиться к ЭДО, адаптироваться к новой системе “находу”. Не говоря уже о том, что отказ от автоматизации тормозит развитие компании, косвенно сдерживает выход на новый уровень.

Универсального программного решения нет. Посоветуйтесь с партнерами, внедрившими систему. Выберите несколько сервисов и протестируйте – крупные разработчики предоставляют пробные версии. Недели достаточно, чтобы определиться. Подключайте сотрудников на этапе внедрения – донесите, почему они должны осваивать новый сервис. Работник, знающий, что нововведение призвано упрощать его жизнь, а не усложнять, быстрее и позитивнее адаптируется к инструменту.

Предлагаю небольшой чек-лист по выбору программного инструмента для организации ЭДО:

• возможность вести архив с удобным поиском по фильтрам;
• назначение ответственных, разграничение прав доступа;
• интеграция с сервисами, которые компания уже использует;
• активная техподдержка;
• возможность работать в системе с мобильных устройств.

Уточняйте, что входит в стоимость подписки или коробки, сколько придется доплачивать за какие-либо опции. Дешевле всего обойдется СЭД в комплекте с другими инструментами автоматизации – CRM, системами управления проектами и прочими модулями.

Через 5-10 лет руководителям, закрывающимся от новых инструментов, придется сложнее остальных. Чем дольше откладываете цифровизацию, тем труднее будет становиться с каждым годом.