Привет! Я Ольга Клименко, ведущий аналитик международного ИТ-интегратора “Первый Бит”, офис “Спортивная”. В этом материале расскажу про один из самых результативных кейсов автоматизации управления персоналом.
Комплексная система сбора, консолидации данных и аналитики значительно упрощает рутинный труд сотрудников, работающих с персоналом, снижает риск ошибки, освобождает от бюрократии. Для холдингов внедрение HRM-системы — must have. Каждый год мы реализуем 4-5 крупных проектов.
Обычно срок внедрения HRM-системы, если у компании один филиал, либо их количество не более трех, в спокойном режиме и с учетом ведения параллельного расчета в двух системах (при необходимости, только силами исполнителя), а также со всеми доработками длится полгода. В случае с проектом автоматизации кадрового учета в АО «Железнодорожная торговая компания» реализация прошла в экстремально короткие сроки и без потерь в качестве.
Компания заказчика с распределенной структурой в 14 филиалов по России насчитывает больше 4000 сотрудников. В каждом из представительств необходимо было внедрить единую учетную политику, наладить информационный обмен, в том числе с госведомствами, налоговыми органами. А также интегрировать системы кадрового учета и расчета зарплаты с системой бухучета с гарантией прозрачности для руководства и контролирующих служб.
Сложность задачи состояла в очень сжатых сроках, распределенности филиалов по всей стране и различным часовым поясам. В одном филиале рабочий день заканчивался, в то время как в другом он только начинался. Для того, чтобы не прекращать текущую работу в каждом филиале, нормализацию НСИ, настройку начислений и учетной политики требовалось выполнить максимально оперативно.
В результате мы выбрали следующую стратегию:
На примере пилотных филиалов составили чек-лист перехода, который включал в себя строгий порядок всех необходимых действий с указанием исполнителей, контактов ключевых сотрудников и описанием действий при различных штатных/нештатных ситуациях;
- Создали временной график перехода всех филиалов со днями и даже часами, в которые необходимо было выполнить те или иные действия. Задача усложнялась еще и тем, что в каждом филиале был свой срок закрытия периода расчета зарплаты а, значит, время, выделяемое на каждый филиал, было различным.
Каждый месяц в единую систему переводилось по 2-3 филиала. В результате все 14 за полгода были консолидированы в единой базе, а также настроена интеграция по НСИ и выгрузка проводок в 1С:УХ. Всего удалось автоматизировать 164 рабочих места во всех филиалах компании.
В данном проекте мы пошли на риск и отключали исторические учетные системы без контрольного месяца параллельного расчета. Разработка по функциональным требованиям продолжалась весь проект с учетом приоритетов доработок. В итоге создали механизмы интеграции с системами налогового и бухучета с применением шины данных.
Что получили на выходе:
- на 15% повысилась скорость получения управленческой и регламентированной отчетности; было проведено обучение сотрудников заказчика по всем филиалам;
- на 10% сократились трудозатраты в подразделениях;
- было проведено обучение сотрудников заказчика по всем филиалам.
Важно отметить, что мы взяли на себя и первую линию техподдержки (четыре сотрудника отрабатывали все возникающие запросы). Со стороны клиента нам организовали единый почтовый ящик, на который пользователи присылали вопросы.
В 2020 году этот проект в АО «Железнодорожная торговая компания» стал победителем в международном конкурсе корпоративной автоматизации «1С:Проект года». В 2021 году — в конкурсе «Проект года» GlobalCIO.
Дополню материал еще одним примером из практики. У нашего отдела был небольшой проект в компании, где работали всего 10 человек. За автоматизацией HR-процессов к нам обратились после того, как организацию оштрафовали контролирующие органы. В компании учет вели «на бумажках» и в таблицах. Когда пришла проверка и потребовалось предъявить бланки, расписания и прочие учетные формы, решить эту задачу оперативно не смогли. Заплатив большой штраф, руководитель организации согласился на приобретение учетной системы. Причем этот штраф равнялся купленному программному продукту и 6 месяцам абонентского обслуживания. Сейчас в компании все необходимые бланки печатаются «по щелчку», и любые проверки уже не страшны.
Внедрение HRM-системы, особенно для крупных компаний, важно для интеграции с другими системами, корпоративными порталами, хранения актуальной информации о сотрудниках, об их отсутствии, данных о вакцинации, смене фамилии и пр.
На нашей практике были проекты по автоматизации формирования бюджета на расходы ФОТ, соцпакета и т.п.
HRM-система — выгодная инвестиция. Окупаемость решения не всегда измеряется деньгами. Речь, прежде всего идет о высвобождении ресурсов, скорости выполнения задачи и принятии решений, а также репутационной составляющей компании.
Если есть вопросы по статье или HRM-проектам, пишите в комментариях, обязательно отвечу!