Знакомьтесь, Ваш новый лучший друг — productivity tools!

Примерное время прочтения — 15 мин

Каждый из нас хоть раз на минутку да задумывался о том, как бы все эти хаотично циркулирующие в наших головах персональные мысли и рабоче-бытовые обязанности систематизировать в одном месте. Где бы каждый файл и документ лежали в своей стройно организованной цифровой ячейке и никогда не терялись, автоматически присылались уведомления, можно было общаться с коллегами, проводить короткие звонки и даже строить свой бизнес поверх такой площадки…Ну или по крайне мере придать нашей жизни чуть более четкую структуру. Много ли требуем?

В идеале перенести всю обременяющую наш мозг рутинную нагрузку в расположенные на облаке программы и освободить наш “операционный движок” от запоминания наизусть и удерживания как снежный ком растущих данных.

На привычной же нам разлинованной бумаге ежедневника все в лучшем случае рано или поздно потеряется, не говоря уже о выцветении чернил ручки, возможных проливах жидкости или, не дай Бог, пожаре…Поэтому цифровой вариант представляется в этом плане эволюционно безальтернативным.

Без принятия срочных мер по цифровому переходу на софтверные решения и ведению с их помощью наших персональных повседневных задач и бизнес-процессов, мы рискуем не просто инертно утонуть в бескрайнем море информации, но и даже свихнуться от психологического выгорания, от чего восстановиться будет ой как непросто.

Именно поэтому, дабы избежать необратимых последствий, лучшие умы человечества уже давно начали не только задаваться вопросом повышения продуктивности, но и с завидной регулярностью радовать нас новыми практичными софтверными решениями на любой запрос и вкус, от приложений по трекингу времени (Clockwise, RescueTime) и ведению задач (Trello, Asana) до многофункциональных приложений (Google Docs, Notion, Miro), способных хотя бы частично разгрузить наш мозг.

Все таки в конечном счете ресурсы нашего серого вещества строго ограничены, согласно законам природы, и было бы неуместно использовать наш мозг не по приоритетному назначению — креативному созиданию. Вместо этого мы, к сожалению, только неумолимо продолжаем засорять его бесчисленными и несильно то нам и нужными данными…

Переложить же этот пласт информации можно на, метафорически выражаясь, второй мозг, который вполне под силу воссоздать каждому, даже далекому от технологий человеку, через такие универсальные productivity tools (далее PT), как, например, Notion или ClickUp. Помимо возможности организованно структурировать в одном месте все Ваши заметки и важные файлы, туда же можно отдельной ссылкой внести рабочие задачи и планы, а также создать умные связи между всеми новообразованными элементами, что и будет отдаленно напоминать архитектуру нашего мозга. Примерно как концепт это выглядит так:

Очевидно, что на все занятия и дела не разорвешься, однако PT позволяют нам увидеть всю картину положения дел с высоты птичьего полета и более взвешенно расставить приоритеты.

Конечно, неподдельное восхищение вызывает степень продуктивности самых успешных людей планеты, вроде того же Илона Маска, несмотря на всю его противоречивость…как ему удается быть чуть ли не в разных концах света одновременно? И новый завод Tesla откроет, и поучаствует в очередном запуске космической ракеты от SpaceX, и выступит на конференции по последним успехам работы Neuralink, и на подкасте почиллит, и вступит в перепалку с регуляторами, и обитателей Твиттера потроллит…

Складывается устойчивое впечатление, что у этого сверхчеловека либо (как минимум!) 5 клонов, либо же он настолько грамотно организовал свою жизнь, что успевает все, что только ему взбредет в его гениальную/трудолюбивую голову. Скорее всего, учитывая полет его персоны, с управлением ежедневных расписаний ему помогают менеджеры сразу аж на год вперед, но Илон, надо отдать ему все же должное, чертовски, с белой завистью признаю это, эффективен!

Но далеко не все располагают своим персональным менеджером или помощником в составлении планов. Что же касается нас, миллиардов простых смертных, то в нашем распоряжении находятся инструменты, функциональная мощь которых, возможно, даже в разы превосходит пользу персонального ассистента в лице человека. Просто нужно научиться правильно обращаться с PT софтом для извлечения максимальной для себя выгоды, продуманной и заложенной создателями. Рим тоже не за один день строился, поэтому не стоит переживать в случае пробуксовки при первой встрече.

Подобные софтверные инструменты приходятся как никогда кстати, особенно в постковидную эпоху, когда методы работы видоизменились до неузнаваемости, а зацикленность на продуктивности достигла своего небывалого пика.

PT или же приложения по повышению продуктивности, которые буквально как грибы после дождя выросли до тысячных порядков за последнюю декаду, помогают нам как со структурированием персональных задач и планов, так и с систематизацией бизнес процессов внутри компании или отдельно взятой команды.

PT облегчают и автоматизируют монотонно рутинные задачи, предоставляя комфортные и максимально удобные с точки зрения функционала и пользовательского интерфейса цифровые пространства для совместной работы и коммуникации, управления временем и задачами, мгновенного обмена и доступа к файлам с данными.

Обычно выделяют следующие направления в сегменте PT, однако надо сразу сделать оговорку, что подобные классификации будут достаточно сильно отличаться от одного отчета к другому. Все из-за крайне тонкой грани между большинством этих решений с тесно переплетающимися подвидами. Но все же крупные категории обозначить вполне реально, к таким относятся:

1. Управление проектами и задачами (Notion, Trello)
2. Управление документами и файлами (Miro, Coda)
3. Трекинг времени (Clockwise, RescueTime)
4. Цифровые календари (Calendly)
5. Средства связи (Slack, Loom)
6. Программные универсальные пакеты (MS Office, Google Workspace)

Именно PT идеально подойдут Вам, например, если Вы уже давно подумывали расчистить свой браузер, раскидав по категорийным папкам бесчисленно открытые ссылки. В противном случае они так и будут назойливо напоминать, что пора бы уже прочитать их, только вот бешеный темп современной жизни и нескончаемые информационные потоки не позволяют нам этого сделать. Приходится все тщательно отфильтровывать благодаря PT софту, что убирает беспорядок в голове и настраивает на продуктивную работу.

В целом компании от мала до велика используют такие PT решения для оптимизации рабочих процессов, четкой фиксации своих стратегических целей, постановки текущих операционных задач, распределения зон ответственности и отслеживания прогресса. В сухом остатке PT дают нам возможность быть более эффективными, выполняя больше за меньший промежуток времени. Все как по закону Парето.

Так, чтобы снабдить Вас конкретными примерами, приведем следующие продукты, большинство которых, скорее всего, вы уже использовали по нужде работы или зову сердца:

• Google Drive — универсальное пространство для совместной работы в режиме реального времени и хранения данных, напоминает по функционалу стандартный MS Office, только располагается в облаке;
• Notion — многофункциональная платформа, позволяющая настраивать кастомизированные рабочие пространства, систематизировать все данные и эффективно выполнять совместные проекты и задачи;
• Slack — корпоративный мессенджер для обмена сообщениями и файлами внутри команды;
• Miro — цифровая визуальная платформа в форме белой доски для совместного брейншторма идей внутри команды, создания MVP, макета, дизайна;
• RescueTime — тайм трекер, позволяющий мониторить количество времени, потраченного на конкретные активности на компьютере или мобильном устройстве, помогая понять пользователю насколько сильно его затянули соцсети…

Есть и более примитивные решения, вроде банального таймера Помодорро, цифрового календаря Calendarr, заметок Apple Notes…Как видите, решений пруд пруди. В следующей статье мы подробно разберем бизнес-модели, показатели и оценки больше всего заслуживающих, по-моему мнению, частных компаний в секторе PT.

Пока что же можно с долей уверенного оптимизма сказать, что панические крики “И как же нам все это разгрести?” теперь имеют конкретные ответы — productivity tools. Если раньше все было спорадически спонтанно и похоже скорее на бесформенный кусок хаоса, то теперь череда последовательных и систематичных движений не просто обретают смысл, но и дают пользу!

Было бы несколько неправильно не сказать в этой статье откуда растут ноги, то есть про прародителей всего PT софта — культовый MS Office и в первую очередь продукт его линейки Excel, появившийся аж в далеком 1985 году.

В то время Excel произвел своим появлением на свет настоящую революцию в обращении человека с компьютером, став одним из первых по-настоящему так называемых low-code решений, или же не требующих сильной базы знаний программирования.

Здесь сразу замечу, что понятия no-code и low-code очень тесно связаны по своей природе с productivity tools, поскольку все они создавались и функционируют на принципе доступности благов компьютерной науки для широких масс, не подразумевая наличие сноровки уровня разработчика.

Такой упрощенный в плане интерфейса продукт для более широкой аудитории послужил увеличению продуктивности его пользователей, а так же отчасти поспособствовал выходу и экономики США в целом из продолжительной на тот момент стагнирующей фазы.

Если прежде доступ к общению с компьютерами был исключительной прерогативой узкой группы программистов-самоучек, которые на голом энтузиазме пробирались через бито-байтовые дебри методом проб и ошибок, то с коммерческим выходом Excel даже далекая от инноваций и компьютеров публика начала проявлять интерес к технологическим нововведениям.

Тут даже никто, думаю, и спорить не будет, что Excel, как и PowerPoint и Docs перевернули в свое время игру с ног наголову, увеличив сквозь года производительность представителей разных профессий, от финансовых аналитиков до продукт менеджеров и журналистов. Какие-то из них, полагаю, даже были созданы на основе самого Excel.

Excel пример удивительный и скорее из разряда исключений, как впрочем и Adobe, которые сумели не то что выжить за эти 4 десятка лет своего существования, но и консолидировать вокруг себя крупные сегменты рынка, превратившись по существу в монополистов.

Мастодонт Excel не останавливается на месте, добавляя новые фичи в виде команд и функций…Но это конечно все блекнет перед столь ожидаемой полноценной интеграцией ИИ модели GPT-3 от OpenAI напрямую в Excel (и во все остальные продукты Microsoft Office), что раскроет еще бОльший потенциал данных инструментов.

Ну и на десерт немного статистики от до сих пор, на удивление, эволюционирующего и служащего верой и правдой Microsoft Office — аудитория их продуктов по всему миру составляет, только вдумайтесь, более 1,2млрд пользователей! Так еще и 365млн из них платит за подписку… Вот, что значит показательная конверсия! Любой позавидует.

С распространением Интернета и ускоренной цифровой трансформацией предприятий по всему миру, роль таких решений, как Excel, Notion, Miro, Slack…только растет по экспоненте. Каждый выберет, что больше всего подходит его запросам и требуемым задачам. Скорее всего, придется комбинировать несколько программ одновременно для достижения максимального результата, в этом помогут встроенные интеграции, соединяющие по API приложения друг с другом. Благо, выбрать есть из чего, все таки не с полками советских магазинов имеем дело.

Софтверные инструменты PT не просто помогают увеличить производительность, но еще и созданы для людей по большей части далеких от технической стороны вопроса (программирования), поскольку интерфейс этих приложений и весь UX достаточно интуитивен и прост для освоения даже (в идеале) бабушкам.

Таким образом, no-code решения являются отличным стартовым трамплином для людей без технического бекграунда. Только бери и пользуйся на здоровье.

Компьютеры же так и продолжили свою привычную работу, изменился лишь пользовательский интерфейс — способ визуального взаимодействия человека с машиной. Теперь вместо устрашающих строчек кода, пользователю нужно лишь переместить уже заранее готовые теплейты (шаблоны) на нужное ему место. Вот и все, настолько все просто.

Сегодня человек даже без базовой технической подготовки может собрать собственный сайт за какие-то 20 минут на Webflow…теперь не нужно знать как именно писать код, все что нам остается это ознакомиться с доступным, хотя бы на поверхностном уровне, функционалом платформ.

Если копать дальше, становится очевидным, что с еще бОльшим проникновением в наши жизни пока что квази искусственного интеллекта (ИИ) в его промежуточно-развивающейся форме, внутренним бизнес-процессам и продуктивности в целом придается мощный импульс за счет дальнейшей акселерации и упрощения таких приложений.

Чего только стоит OpenAI Codex который позволяет написать код просто сделав обычный запрос словами, демократизируя доступ для широкой аудитории к уже ставшей социально престижной и хорошо оплачиваемой профессии программиста-разработчика софта…Скорее всего многие из Вас уже опробовали написание кода и с помощью ChatGPT, будучи приятно удивлены конечному результату.

Интересно, что появляется целый новый подход к обучению программирования, в более интуитивно понятном, автономном и даже отчасти развлекательном режиме. Вот здесь, думаю, могут появиться очень интересные компании, одна из таких у нас уже на радаре — Replit.

Сразу предвосхищу опасения некоторых скептиков. Об исчезновении программистов даже смешно зарекаться, они никуда не денутся. Звучит это даже алогично. По существу такие решения будут упрощать операционные задачи программистов, снимая с них рутинную нагрузку, которая может быть передана модели ИИ.

Все таки, сделаем здесь короткую ремарку, о настоящем ИИ еще рано говорить всерьез, поскольку мы даже всей глубины человеческого мозга то не понимаем, не говоря уже о реплицировании нейронных связей на машине. Но это дело пока что отдаленного будущего.

Большинство МСП (в особенности малые предприятия) испытывают с цифровой трансформацией постоянные головные боли, поскольку сотрудники хотят сделать все и сразу, однако отработанно-отточенной и бесперебойно функционирующей модели делегирования задач и обязанностей пока что не существует.

Да и хаотичное одновременное выполнение несколько задач с параллельным ведением нескольких важных проектов на надрыве ни к чему хорошему не приведет в долгосроке. Ничем кроме как медвежьей услугой это, как правило, не заканчивается.

Для того чтобы вырваться из этого постоянно все ухудшающегося операционного кошмара, им просто необходимы софтверные инструменты по более эффективному взаимодействию внутри команды.

На самом деле, сотрудники компаний любых размеров, от, в том числе, МСП до крупных корпоораций используют буквально сотни, если не тысячи, разнообразных софтовых решений на рабочем месте. Однако их настолько много, что порой можно легко погрязнуть в них, тем самым потеряв изначальную цель — продуктивность, автоматизация рутинных задач и систематизация.

Но и даже при оформлении подписки на такое решение процесс трансформационной адаптации только начинается. Без искренней отдачи и вовлеченности членов команды ничего продуктивного, к сожалению, не получится родить.

Все зависит от того КАК Вы ими пользуетесь. Одно дело иметь под рукой эти инструменты, и совершено другое их еще и правильно настроить, чтобы извлечь максимум пользы для себя…вот настолько противоречивой бывает продуктивность — строптивая она все таки девушка.

Прямых применений у PT решений безмерное множество — от создания до систематизации различных документов, файлов, заметок, баз данных, графиков, таблиц, презентаций…

Однако, если смотреть шире, то одними из самых продуктивных практик современных компаний по имплементации таких PT инструментов являются:

• Четкая постановка стратегических целей и операционных задач;
• Регулярный трекинг прогресса в режиме реального времени сотрудника и команды в целом;
• Совместная работа над проектами;
• Систематизация всех документов и файлов;
• Апдейты о происходящем в разных частях компании;
• Обучение и онбординг сотрудников, как обращаться с такими инструментами…

В совокупности доступный функционал PT приложений может значительно облегчить жизнь среднестатистического предприятия, ниже по порядку разберем все 9 неоспоримых преимуществ, которые мне удалось вывести:

1. Повышение продуктивности — да, начнем с этого, мы же здесь за этим. Благодаря автоматизации изматывающих рутинных задач сотрудники получают единую базу данных, в которой легко ориентироваться, таким образом ускоряя бизнес-процессы и высвобождая экстра время на более важные задачи — стратегия и креатив;
2. Удобная коллаборация — способствует лучшей коммуникации и взаимодействию между членами команды для обмена внесенными изменениями, апдейтами, отслеживаем прогресса и изменений;
3. Не требуют технических скиллов — не нужно быть квалифицированным разработчикам, чтобы создать страницу в Notion или начать творить на доске в Miro;
4. Интуитивно понятный UX — интерфейс приложения выдержан в максимально простом формате, чтобы даже самый далекий от технологий человек смог быстро понять, что к чему;
5. Индивидуальная кастомизация — учитывая бескрайние возможности интеграций и широту доступных шаблонов, пользователь может создать максимально уникальный или отличающийся авторской подачей продукт под свои желания;
6. Доступная цена — оплата подписки в диапазоне 5-30$ на человека в месяц не является неподъемной, прайсинг модель была созданы специально так, чтобы продукт был по карману абсолютно каждому;
7. Снижение операционных затрат — теперь можно отказаться от кучи ненужного софта, поглощающего Ваш бюджет, а взамен приобрести подписку на универсальные решения вроде Notion или Miro;
8. Создание бизнесов поверх PT — некоторые приложения стали целыми маркетплейсами по продаже уже готовых шаблонов пользователями — таким образом появляется дополнительный источник дохода помимо подписки;
9. Крепкая SaaS модель — лучше всего защищена во времена кризисов, предлагая простую и прозрачную модель подписки своим клиентам Freemium.

Только вот приступить к освоению новых PT решений и наскоком “въехать” в новую парадигму получается пока что не у всех. Даже несмотря на все безоговорочные преимущества таких решений, все еще остается большой пласт сотрудников, нехотя остающихся в стороне по следующим стереотипным причинам:

• Боязнь неизвестного — любое новое явления поначалу всегда вызывает логическое недопонимание или неприятие, поскольку люди вынуждены выходить за свои привычные рамки зоны комфорта;
• Нехватка технических скиллов — на психологической подкорке у людей есть неуверенность в своей компетентности, особенно когда дело касается пока обособленного мира разработчиков-программистов. Кто-то даже и на базовом уровне пока что не овладел Excel, какие еще Notion и Miro?
• Времязатратный переход — транзит на новые рельсы предполагает процесс приспособления, но это абсолютно нормальный эволюционный процесс, мы просто не можем ускорить физические процессы (пока что). Базовым вещам, вроде плавания или управления велосипедом/машиной мы тоже далеко не сразу научились;
• Ограниченный бюджет — поводов для переживаний нет, ведь стоимость подписок не превышает, как правило, 30$ в месяц на человека, такие деньги просто необходимо в приоритетном порядке направить для более эффективной работы компании;
• Проблема множественного выбора — какие программы и интеграции лучше использовать может стать дилеммой. Но здесь на подмогу приходят корпоративные и индустриальные стандарты;
• PT могут создавать ложное ощущение срочности заданий — как будто ты находишься 24 часа в день на связи и в рабочем режиме, психологически страдая от нехватки личного времени. Однако здесь проблема тоже преувеличена, ведь это решается по-взрослому в ходе откровенного разговора с командой.

Разобравшись со всеми возможными ЗА и ПРОТИВ productivity tools, теперь можно посмотреть и на широкую картину этого манящего рынка.

Сегодня лагерь активных пользователей таких решений растет по экспоненте, чего только стоит статистика пользователей Microsoft Office или же Google Suite, который перещеголял своего коллегу-монополиста. Количество месячных активных пользователей пакета софта от Google, куда входят Gmail, Google Docs, Google Sheets и другие, перевалило уже за 2млрд человек! По сути мы может потенциально говорить об адресной аудитории всего земного шара…

Ну и отдельной кагортой пользователей таких решений, не могу не упомянуть, станут креаторы или создатели контента. Теперь у них есть абсолютно все для создания с нуля и при небольших вложениях своего бизнеса вокруг любящих их аудитории. К слову сказать, объем экономики креаторов оценивается в 104млрд$ в 2022 году, куда попадают в том числе более 50млн дизайнеров-любителей! Там только рынок графического дизайна занимает 43млрд$…

Отчасти такие решения появились в ответ на существующую острую нехватку квалифицированных разработчиков, которых насчитывается (официально) ВСЕГО 1,4млн человек. Даже выпускающиеся по 400к студентов в год из университетов США с программы computer science не могут залатать образовавшуюся дыру с огромным спросом…поэтому 84% компаний пытаются стать no-code, чтобы снизить траты на IT специалистов. К тому же, 65% всех глобальных разработок будут уже к 2030 году на определенную часть основаны на решениях no-code!

Основываясь на таких не самых радужных вводных в отношении физической ограниченности талантов разработчиков и постоянно растущем спросе на более простые решения productivity tools, я приходу к выводу, что мы в самом начале грандиозного adoption и движемся в будущее, где сотни миллионов людей будут способны создавать свой кастомный софтвер.

Страшно даже представить, какой потенциал роста продуктивности это даст миру, став одной из самых привлекательных и сильных рыночных возможностей со времен облачных вычислений!

Прогнозные же оценки аналитиков в отношении объема рынка productivity tools и средних темпов роста выступают в подтверждение сильного тренда. В 2022 году рынок составил около 59млрд$, и ожидается поддержание средних темпов роста до 2030 года на уровне 14-15% за счет продолжающейся цифровизации бизнесов и перекочевания сотрудников на постоянную удаленку.

Хоть сейчас компании и стянули свои пояса потуже, сокращая некоторые неактуальные подписки, они все же отдают приоритет таким более универсальным решениям, как Notion и Miro, основываясь на бенефитах, что эти приложения приносят сотрудникам и командам. То есть происходит определенная консолидация бюджета вокруг нескольких наиболее необходимых решений.

Думаю, что совсем скоро, особенно на рецессионном рынке, пойдет первая волна и консолидации самой индустрии вокруг тех же крупных игроков, вроде Notion, Miro, Canva, способных воспользоваться своими прибыльными моделями на точечные поглощения.

Такие универсальные компании имеют отличное позиционирование, вне зависимости от состояния рынка. Их продуктовое предложение постоянно расширяется, а количество интеграций пробивает вверх все возможные рекорды. Тягаться небольшим стартапам с такими серьезными игроками просто бессмысленно.

Венчурные акулы не могут остаться в стороне от такого привлекательного сегмента, поэтому так резво и профондировали частные стартапы из индустрии productivity tools, продемонстрировавших свою актуальность и высоко маржинальную бизнес-модель в ковидный период.

Стало очевидно, что новое поколение софта имеет все шансы хотя бы немного пошатнуть сложившийся за последние десятилетия монопольный статус-кво на рынке.

За полный 2021 год стартапы из направления PT сумели привлечь внушительные 90млрд$! что составило рост в 125% г/г по сравнению с более скромным во всех проявлениях 2020 годом!

В прошлом же 2022 году на рынок пришла напрашивавшаяся охладительная коррекция, которая спустила объемы фондирования на абсолютно адекватные 24% до примерно 68млрд$ по предварительным данным. Да и уровень привлеченного финансирования все еще находится значительно выше показателей 2020 года, когда спрос на решения PT был близок к пикам!

Идущие рука об руку понятия productivity tools и no-code могут потенциально дать синергию, схожую по эффекту масштаба в свое время с персональными компьютерами, Интернетом, API или же облаком. ПК стали главным драйвером популяризации использования софта, Интернет позволил беспрепятственно обмениваться информацией и благами на расстоянии, повсеместные API связали софтверные приложения, а облако стало нативной площадкой для доступного и удобного размещения SaaS.

Productivity tools на основе no-code имеют все шансы стать главной площадкой для бизнеса по управлению внутренними задачами любого масштаба и уровня сложности, а также раскрыть потенциал личной продуктивности отдельно взятого человека и нашего общества в целом. Ведь именно в технологическом совершенствовании и росте производительности и лежит основной двигатель экономического роста и благосостояния.

На этом у меня все для Вас на сегодня. Спасибо огромное, что читаете и все еще с нами! Надеюсь, было полезно.

В следующем лонгриде разберем, насколько устойчивы бизнес-модели частных компаний в сегменте productivity tools, какую динамику они демонстрируют, в чем заключается их стратегия и планы на ближайшие (и не только) года.

Если у вас есть друзья и знакомые, кому интересна актуалочка с венчурных полей и макро, не стесняйтесь и шерьте этот материал и сам тг канал Венчурная Прожарка с ними. Буду крайне признателен и рад каждому новому читателю, а пока что до скорого!