Софт для обмена информацией внутри команды: плюсы, минусы, обзор ПО

Привет. Я Андрей, и я project-менеджер. Раньше для обмена информацией внутри команды мы использовали Google.Drive + описание задач в Jira. Но часть команды ушла на удаленку. Файлов стало в четыре раза больше, а Jira больше нет. Я начал искать волшебную таблетку, чтобы все находили нужную информацию без меня.

Прежде выбрать что-то одно, нужно понимать, где вообще хранятся тайные знания. И вот тут возможны варианты: либо все в одном монстре как Битрикс.24, либо много локальных решений. Эти локальные решения свои у каждой команды.

Поделюсь самыми распространенными инструментами, в которых хранится много ценной информации.

Чаще всего хранят документы и файлы тремя способами:

• на файловом сервере
• в публичном облачном хранилище
• облачное хранилище + совместная работа: Яндекс.Диск/Google.Drive

У каждого есть свои плюсы и минусы.

Основное преимущество файлового сервера — безопасность. Файлы находятся внутри компании, администратор полностью контролирует к ним доступ. Утечки информации можно не бояться.

Но здесь есть недостаток, который является продолжением достоинства: невозможно дать доступ партнерам, заказчикам и подрядчикам. Приходится шарить документацию по почте или через мессенджеры. И тут две проблемы. Первая: разные версии теряются в ворохе ссылок. Вторая: по сути, пересылать эти данные может кто угодно и кому угодно. Так что тут русская рулетка: либо информация утечет, либо нет.

Самый известный пример — это Dropbox. Он принципиально отличается от Яндекс и Гугл. Дисков тем, что в нем можно только хранить и синхронизировать все файлы между разными рабочими местами, но нельзя создавать их прямо там.

Так как это облако, то обслуживать самому его не нужно. Но тут есть проблема: это не ваше облачное хранилище. Ваши данные контролирует компания, которая оказывает услугу. Соответственно, они могут менять цены и порядок доступа к файлам, как захотят. Некоторые сервисы требуют, чтобы пользователи обязательно там зарегистрировались, иначе файл не открыть.

По конфиденциальности: если неправильно выставить настройки доступа, то ваши файлы будут выводиться в поиске по всему интернету.

Эти сервисы пришли в корпоративную культуру с рынка B2C. Ими можно пользоваться бесплатно. Там отличные возможности для редактирования и создания документов. Интерфейс интуитивно понятный и удобный для пользователя.

У них есть два основных недостатка. Первый: нет никаких инструментов систематизации. Это значит, что когда у вас наберется хотя бы 50 документов, вы будете полчаса искать нужный. Для работы с сотнями документов этот инструмент неудобен даже для одного человека, не говоря уже о компании.

Второй: много вопросов с конфиденциальностью. Нет никакой гарантии, что Яндекс и Гугл не пользуются данными пользователей для своей аналитики. Например, чтобы показывать подходящую контекстную рекламу.

Ещё один момент: хакерские атаки. В прошлом году “Яндекс” сообщил об утечке данных пользователей “Яндекс.Еды”. То есть, пароль от вашего аккаунта запросто может попасть в публичный доступ, а значит кто-то будет контролировать ваши файлы, в том числе и рабочие.

Это более продвинутый вариант, по сравнению с хранилищем контента, потому что там есть инструменты для систематизации и поиска.

Если у вас накапливается сотни и тысячи документов, то вам просто невозможно будет ориентироваться в файловом хранилище. Мне как проджекту удобно то, что в базе знаний я могу собрать в одном месте проектную документацию, артефакты, аналитические концепции, релизы, посмотреть историю версий.

Вики-систему выбирают, опираясь на задачи и потребности конкретной компании. На рынке сейчас очень много сервисов с разнообразным функционалом, которые заточены под разные потребности. Здесь будут только российские платформы, без Confluence и Notion. На них и так сделали достаточно обзоров.

Подойдет тем, кто хочет собрать свой корпоративный портал на базе какого-то решения. В рамках одного портала для разных групп пользователей можно собирать интерфейс под себя без участия разработчика.

С точки зрения базы знаний: все неплохо. Удобный поиск и навигация. Единственное, что мне не очень понравилось: нет комментариев по тексту, нельзя задавать вопросы автору, и по сути нет параллельного редактирования. Есть риск, что людям будет неудобно пользоваться, поэтому что придется редактировать в гугл-документах, а потом копировать в базу знаний.

Есть модуль тестирования, но полноценного функционала для создания курсов в нем нет. Удобная фишка: конструктор скриптов. Здесь нет особых фишек, чтобы вовлекать пользователя в создание контента, но для отдела техподдержки или продаж, где нужно просто найти ответ, а не скрытые экспертные знания, в самый раз.

Это уже не только база знаний, это скорее система для автоматизации менеджмента. Она включает в себя: базу знаний, дашборды, инструменты для финансового учета и даже функционал для хранения паролей.

Это скорее софт для принятия управленческих решений, но в сфере операционки, а не стратегии. То есть он поможет выявить, где процессы организованы неэффективно, но не поможет ответить на вопрос: каким будет рынок через два года. Большой набор функций именно для решения операционных управленческих задач. Классный инструмент, но если вам нужна только база знаний, то не имеет смысла использовать: очень дорого.

Есть стереотип, что знания — это только текст. А про визуальные форматы забывают, и зря. Там тоже можно хранить довольно много знаний.

Есть очень много инструментов визуального представления информации: презентации, программы для создания диаграмм или графиков, инструменты для создания прототипов (например, Figma). Всю информацию из них, конечно, можно использовать для управления знаниями.

Но я сузил область поиска и взял инструменты для визуализации знаний + функционал для совместной работы. А если конкретно: интерактивные доски.

• Во-первых, сам по себе этот инструмент очень гибкий, каждую доску можно выстраивать по своим правилам, нет жесткого ограничения по формату.
• Во-вторых, доска позволяет более объемно видеть картину и выстраивать логические или ассоциативные связи. Объясню на примере: в огромной таблице Excel я не могу увидеть весь объем данных целиком, я вижу только кусок. И приходится тратить время, возвращаться в нужное место, и мысль теряется. А на доске я могу посмотреть всю картину целиком, а могу навести зум на какую-то деталь. Поэтому доски отлично подходят для поиска идей, создания мудбордов или прототипов, выстраивания аналитических концепций.
• Их можно использовать и не совсем по прямому назначению: делать Kanban-доски, ставить цели и проверять статус исполнения. Это хорошо работает именно для креативщиков, потому что они не любят задачники типа Trello. Им очень важен разнообразный функционал редактирования: разнообразие стикеров, элементов, готовые шаблоны, которые можно менять под себя.

Появился в 2011, самый старый и распространенный вариант, которым многие пользуются. Miro можно использовать для разных задач. Можно взять стикеры и вместе с заказчиком нарисовать и обсудить карту сайта, а можно и отрисовывать сложные CJM. Очень большой выбор шаблонов. Ты можешь прийти с задачей без понимания, как это визуализировать. Просто начинаешь примерять шаблоны, что-то редактировать под себя, и потом уже расшаривать доступ. Можно давать частичный доступ: другой человек видит только ту часть, которую вы ему сами разрешили.

Интерфейс интуитивно очень понятный: не проходя специальных уроков пользователь понимает, где работать с текстом, где шаблоны, а где менять цветовую гамму.

Но есть ограничения, которые упираются в деньги. Если делать корпоративную Miro, то можно создать только три доски бесплатно. Если кто-то создал четвертую, то первая уходит в режим “просто просмотра”. Эти правила можно почитать заранее. Но если до этого работал на интуитивном уровне, то потом это будет неприятный сюрприз.

Это интерактивная доска внутри Figma. Она почти на десять лет младше Miro и сейчас набирает обороты. Главная фишка: все проекты, которые были нарисованы в Фигме и все доски хранятся в одном аккаунте. Разные прототипы можно копировать на доску просто с помощью горячих клавиш Ctrl+C - Ctrl+V. Ну и информация всегда под рукой, легко искать.

Но если не рисуете дизайн в Фигме, то доской тоже можно пользоваться. Например, для интерактивных презентаций: собрал на одну доску все скриншоты, тезисы, ссылки, и прямо по ходу рассказа можно с ней взаимодействовать. Тем более, что у Figjam интерфейс намного проще, чем у Miro.

Минус: нельзя создавать доски и просматривать их с телефона.Пока сервис наполовину в бета-версии, так что можно пользоваться бесплатно. Но, возможно, потом этот бесплатный доступ закроют.

Создается впечатление, что это больше для личных досок. Основной упор делается на текстовые заметки и списки дел. Но можно вкладывать в эти заметки картинки. В нем хорошо создавать либо черновики для индивидуальной работы, либо показывать кому-то готовую доску. Например, учитель может показывать ученику доску, собранную в Millanote. Интересные фичи: есть вложенность бордов (ссылка на борд уровня ниже), можно оформлять в PDF и работать с телефона: делать заметки, загружать фото с камеры и создавать списки дел. Но не уверен, что для командной работ сервис очень хорош.

Для себя я хочу изменить формулу «облачное хранилище + таск-трекер» на «база знаний + интерактивная доска». Туда можно поместить примерно одинаковый объём информации, но мне кажется удобнее ориентироваться во всем этом объеме.

В отличие от хранилищ файлов, в базе знаний есть систематизация и поиск. Там хранить информацию надежнее, чем в публичном облаке. А интерактивная доску можно приспособить под таск. Но, возможно, я не прав, и насчет таска все-таки передумаю.