Вечное внедрение: почему ERP-система требует постоянного развития и поддержки
Как объяснить заказчику, почему внедренная система всегда будет находиться в производстве, рассказывает руководитель корпоративных практик ALP Group Александр Казеннов.
Идеальная корпоративная система закуплена, кастомизирована под специфические бизнес-процессы и успешно внедрена. Теперь можно выдохнуть!.. Или нет?
Удивительно, но в своей практике мы постоянно сталкиваемся с таким заблуждением. И речь не только о молодых компаниях, впервые обратившихся к интегратору. Даже опытные заказчики нередко приходят с убеждением, что тратят деньги в последний раз, и аргументируют это так: «Прошлая система была в эксплуатации десять лет, мы потратили на нее уйму ресурсов, потому что бизнес рос, но сейчас мы внедрим новенькую систему, не будем ее трогать, и она останется с нами на века». Когда ты напоминаешь, почему старая система требовала постоянной доработки, они расстроено восклицают: «Получается, нам и новую систему придется десять лет развивать?!» Как говорится, никогда такого не было, и вот опять.
Любая корпоративная система, заточенная под бизнес, требует регулярного обновления. Предпосылок у такого постоянного развития много:
1. Изменения в законодательстве
Только за последние пять лет был запущен целый ряд инициатив, в корне меняющих подходы к учету данных внутри предприятий: это и система цифровой маркировки товаров «Честный ЗНАК», и повышение ставки НДС с 18 до 20%, и введение Единого налогового счета, и новые акцизы. Все эти (а также менее масштабные) инициативы требуют оперативной реакции IT-отдела, иначе коммерсанты неверно задокументируют свои транзакции, а бухгалтерия неверно отразит их в отчете и неверно начислит НДС (во многих учетных системах эта ставка была зашита как неизменяемая). Чем грозят такие истории для крупного бизнеса, я уже рассказывал в прошлой статье: за неверную отчетность о полутора тысячах сделок компании может прилететь штраф от налоговой службы на несколько миллионов рублей.
2. Развитие бизнеса
Ни один бизнес не стоит на месте. Каждая новая маркетинговая акция, каждое новое направление бизнеса, каждый новый бизнес-процесс требуют корректного учета и автоматизации. По мере роста компании руководству хочется смотреть отчеты о ее работе в режиме реального времени. Скорее всего, эти отчеты придется «докручивать» разработчикам, менять старые разрезы аналитики на более крупные (или, наоборот, детализированные), вводить новые показатели для мониторинга и т. д. Потом выяснится, что система перестала справляться с возросшим объемом данных, и нужно искать пути оптимизации программного кода, корректировать индексы или подключать к операционному контуру полноценную BI-систему.
3. Система безопасности
К сожалению, на месте не сидит не только бизнес, но и хакеры. Новые угрозы информационной безопасности возникают постоянно, а значит, уязвимости системы нужно регулярно выявлять и залатывать. Если взломщики пробьются сквозь файрвол, они не должны добраться до конфиденциальной информации в корпоративной системе. Минимального уровня защиты данных на уровне разделения прав доступа, двухфакторной авторизации и контроля сложности пароля, скорее всего, здесь будет недостаточно. Для крупного бизнеса, и в особенности для системообразующих предприятий, этот пункт является критически важным. В прошлом году российские компании столкнулись с волной эшелонированных кибератак шифровальщиков данных — число таких атак возросло сразу в три раза.
4. Желания пользователей
Очень часто новые руководители подразделений лоббируют закупку определенных автоматизированных систем, к которым они привыкли или чей интерфейс им больше нравится. Новая метла по-новому метёт — и вот весь отдел перестраивается на работу в другой платформе, которую к тому же необходимо «подружить» с имеющейся IT-инфраструктурой (например, чтобы унифицировать информацию о платежах и контрагентах). Когда выяснится, что в новой системе нет важных фич, снова придется нанимать разработчиков и настраивать продукт под себя.
5. Релизы вендора
Наконец, важным фактором являются обновления от поставщика программного обеспечения. Иногда это просто новый функционал, полезная фича или отраслевое решение, иногда — обновление системы защиты или адаптация под новый законодательный акт, а иногда — исправление некой исходной ошибки. Так или иначе, новый релиз вендора необходимо встроить в продуктив и — вот в чем загвоздка — не прервать при этом работу пользователей.
В общем, заказчик должен быть готов к тому, что из кубиков учетного контура придется сложить слово «Вечность». Развитие корпоративных систем — это постоянная история, а в крупной компании со сложным внутренним контуром разработчикам вообще не приходится отдыхать.
Это значит, что параллельное развитие системы лучше сразу закладывать в техзадание и бюджет проекта по внедрению, а по завершении проекта с интегратором имеет смысл переходить на договор с абонентской платой — в таком случае в компании резервируется команда специалистов (состоящая, например, из разработчиков, консультантов, аккаунт-менеджера, интегратора и архитектора), которая будет регулярно развивать IT-архитектуру по первому требованию.