Кейс: как менеджеры стали получать зарплату прозрачно, а начальник забыл, как выглядят бумажные договоры
Писали про этот кейс в нашем телеграм-канале.
О заказчике
Заказчик — крупная производственная компания. Занимается брендированием (шелкография, гравировка, печать по текстилю и т. п.) разных видов продукции. Термосы, блокноты и т. п. Саму продукцию компания покупает у оптовиков-поставщиков.
Проблемы заказчика:
1. В компании не были автоматизированы счета. Руководителю приходилось согласовывать огромное количество бумажных договоров. На это уходило большое количество времени. Сделки стоят на паузе, если начальника нет в офисе.
2. Менеджеры по продажам получают зарплату в зависимости от прибыли. Часто происходили ошибки в выплате зарплаты из-за того, что все считалось вручную. Также формирование зарплат было непрозрачным для менеджеров.
Компания Bambit автоматизировала процесс формирования счетов в Битрикс24. Теперь у сотрудников есть два способа формирования счетов на оплату.
Первый способ: через левое меню.
В этом варианте пользователь может выбрать одну или несколько сделок. Этот вариант использует бухгалтер, чтобы списывать товары под разные сделки.
Так выглядит заполненная форма.
Второй способ: через встраиваемое приложение, вкладка «счет на оплату».
Этот вариант использует менеджер. Здесь поле сделки заполняется автоматически.
После оформления менеджер проверяет, какие товары находятся в сделке.
Здесь менеджер формирует счет: какие товары должны быть оплачены и на какую сумму (товар можно оплатить частично).
Все расходы попадают в календарь оплаты. Календарь оплаты — это интерфейс бухгалтера.
Бухгалтер видит сумму всех платежей и сумму ближайшего платежа. Есть возможность погрузиться в день и увидеть сумму всех счетов.
У руководителя есть возможность оплатить счета, минуя стадию согласования.
При погружении в счет видно, какое количество товаров заказывается и какая сумма платежа. При этом можно оплатить часть суммы.
Можно погрузиться в договор. Счета в договоре могут меняться.
Как устроена база данных внутри?
Все хранится на универсальных списках.
Руководитель получает сообщение в WhatsApp с ссылкой, по которой он может перейти и согласовать счета.
Бизнес-процессы.
Схема оплаты теперь выглядит так:
1. Бухгалтер или менеджер создают счет;
2. Он попадает в календарь оплат;
3. Бухгалтер отправляет на согласование руководителю;
4. Руководитель согласовывает;
5. Бухгалтер оплачивает.
У руководителя есть возможность также оплатить счет сразу же без согласования.
Теперь, когда формирование счетов автоматизировано, прибыль считается тоже программой. Во вкладке «Расход по сделкам» можно в одном окне видеть расходы по всем товарам.
В каждый товар можно погрузиться.
Сотрудники теперь понимают, из чего формируется их прибыль: где и на каких сделках.
Так выглядят расходы по завершенной сделке. Рассчитывается рентабельность.
Результаты:
1. Экономия времени руководителя.
Теперь руководитель экономит около двух часов в день. Согласование счетов он может проводить через приложение в телефоне. Если руководитель отсутствует в офисе, сделки не стоят на паузе.
2. Менеджеры вовремя получают зарплату.
Теперь формирование прибыли стало прозрачным и точным. Зарплата не задерживается. Не происходит ошибок при расчете.
Материал подготовлен при поддержке Ассоциации Гильдия Интеграторов. gildin.ru
Трудозатраты:
Разработчик - 80 часов.
Проект-менеджер - 40 часов.
Наш сайт: