От полного хаоса к порядку: как я внедрил Slack в производство

Всем привет, я — Саша, и одно из моих направлений работы на текущий момент — развитие производства рольставней, ворот и шкафов на парковочные места. У нас небольшой штат — 10 человек. Производство в Московской области, офис в Москве, часть сотрудников работает удаленно, в том числе и я.

В этой заметке я расскажу о своем пути внедрения корпоративного мессенджера, дам пошаговый алгоритм, а также поделюсь примерным шаблоном настройки воркспейса для производства и в конце расскажу о дальнейших планах.

На ранних этапах я интересовался у коллег по цеху, кто как организовывал общение внутри компании. Чаще всего упоминались рабочие чаты в телеграм или, прости Господи, WhatsApp.

Приведу примеры, как было у на начальном этапе у нас:

• Почта: менеджер общается по телефону с поставщиком, затем отправляет ему письмо.
• Whatsapp: менеджер написал монтажнику в Whatsapp, чтобы спросить о свободных слотах.
• Telegram: замерщик скинул в Телеграм голосовое и фотографию чертежа.
• Телефон: сотрудник управляющей компании позвонил на личный телефон менеджера и задал вопрос по проектной документации.

С таким зоопарком мессенджеров информация в контуре компании циркулирует хаотично, и существуют большие шансы упустить что-то важное. Часто это важное и нужное здесь и сейчас так и остается вне досягаемости для других участников процесса.

Многие вещи завязываются на конкретном человеке, а он может забыть, потерять ключевую информацию.

Классические мессенджеры Whatsapp и Telegram используются для личного общения, организовать сколь-нибудь удобную и работающую структуру чатов / групп я так и не смог.

Да и не особо хотел, так как понимал, что это — тупик.

К моменту прозрения я уже имел большой опыт работы в распределенных командах и решил, что пора внедрить это решение и у нас.

Решение выбрал сразу — мессенджер Slack. Почему?

• Отдельная программа, в которой нет и не может быть личных контактов в отрыве от проекта — это позволяет сохранять фокус.
• Треды — это обсуждения внутри обсуждений. Гениальная вещь, которая позволяет углубиться в контекст, не раздувая количество сообщений в чате.
• Интеграции с другими сервисами, мощное API.
• Ссылки на сообщения. Очень удобно, когда можно кинуть ссылку на конкретное сообщение.
• Каналы — общие и приватные.

Важно идти по плану, приведу свой:

• Написать список каналов, который вы планируете внедрить в компанию. Вы можете использовать мой шаблон, я выложил его в своем телеграм-канале @aiaiaisasha. У меня пока 2 подписчика — я и моя мама, так что присоединяйтесь, будет много интересного.
• Взять паузу и свежим взглядом посмотреть на заготовленный список. Основная цель — сделать так, чтобы не было каналов с повторяющимся смыслом и чтобы все вопросы, которые возникают в рабочем процессе, так или иначе решались в своем релевантном канале. Если после запуска основная активность ведется в канале #общее — вы что-то сделали не так.
• Назначить день, когда у каждого сотрудника должен быть установлен клиент, с этого момента общение в других мессенджерах по рабочим вопросам должно быть под запретом. Обязательно проговорите важность соблюдения этого правила сотрудниками.
• Разослать всем инвайты и добавить всех в необходимые каналы. В описании каждого канала должны быть указаны вопросы и темы, которые обсуждаются внутри.
• Подготовить инструкцию по общению и организовать встречу, где вы расскажете более подробно о нововведении и о потенциальной пользе, которую вы видите для процесса. Лучше с конкретными примерами и кейсами. Ответить на вопросы.
• Назначить человека, который будет помогать сотрудникам освоиться в новой программе в первое время.
• Первое время проследите за тем, чтобы все сотрудники пользовались софтом.

PROFIT! YOU ARE

Любое нововведение встречает на своем пути препятствие. Так работает человеческая психология. Вот примеры сообщения, которые я получил после объявления о переезде:

• Мне не нужен Slack
• Телеграм лучше, может, его оставим?
• Как жить без стикеров?
• Мне удобнее было пользоваться WhatsApp

Тут я приготовил сообщение и разослал коллегам:

Коллеги, очень скоро Slack станет единым местом для общения команды. Чем раньше вы вольетесь, тем проще будет потом: ) Telegram выглядит более привычным, без сомнения, но есть ряд объективных причин, почему мы переезжаем. Более подробно я расскажу на встрече, где отвечу на все вопросы.

P. S. Отказ от стикеров — сознательное решение. Они занимают слишком много места в переписке и усложняют поиск нужного сообщения. Вместо стикеров можно пользоваться реакциями (в том числе, загружать свои).

Далее я провел онлайн-встречу, где на конкретных примерах разобрал какие проблемы у нас есть сейчас, почему важно их искоренить и как мы их преодолеем, если командой будем общаться в хорошо организованном воркспейсе.

— Продажи — тут менеджеры получают обратную связь по работе с заявками, а также обсуждения;

— Замеры — тут взаимодействие с командой замерщиков;

— Монтажи — то же самое, но с монтажниками;

— Производство — место, где можно задать вопросы по производственной части;

— Склад — в шапке рабочая книга с актуальным стоком, а в обсуждениях — любые вопросы по остаткам;

— График — тут все отсутствия, временные и на целый день;

— Работа над ошибками — обсуждаем ситуации, где случился брак;

— Оргвопросы — обсуждение с партнерами актуальных тем;

— Оплаты — здесь фин. часть: оплаты, зарплаты и так далее.

Стоит отметить, что каждый клиент ведется в CRM-системе Planfix, в Slack обсуждаются лишь общие вопросы.

Здесь важно сохранить баланс. Ключевая информация по сделке — всегда есть в заявке в CRM, общие вопросы в процессе работы, а также форс-мажоры — в Slack.

Настройте уведомления, например:

Отбивки о продажах — это должно мотивировать всю команду;

— уведомления о пропущенных звонках от клиентов для РОПа;

— напоминая о задачках, которыми уже пора бы заняться.

Заведите информационный канал и рассказывайте об отзывах клиентов и достижениях в компании — это позволит поддерживать хорошую мотивацию и микроклимат.

Заведите канал с базой знаний — где можно разместить весь необходимый материал для онбординга сотрудников, шаблоны документов, да все что угодно, что обычно приходится искать:)

P. S А что со слаком сейчас?

Недавно я принял решение перевести всю компанию на российский мессенджер Пачка. Связано это с тем, что активация новых учетных записей без VPN затруднена, а у некоторых сотрудников с этим есть проблемы. Ну и политика хайда сообщений старше 90 дней начала сказываться на работе. На бесплатном тарифе мы теряли доступ к истории переписки.

Я выгрузил все сообщения из Slack и написал код на Python, который с завидной легкостью аккуратно импортировал всю историю общения в Пачку. Переезд занял 2 рабочих дня. Основное время я потратил на изучение API и перенос мониторингов в новый мессенджер. Но это уже отдельный материал.

В планах написать заметку, как я перенес переписку из Slack в Пачку за 2 часа и 100 строчек кода. А также, какие инсайты можно получить, анализируя выгрузку Slack. Добавляйтесь, буду делиться опытом.