Как внедрить электронный документооборот в компании без программистов и больших бюджетов

По мере развития в компании появляются сотни документов — руководители закапываются в рутине и упускают действительно важные задачи. Мы сломали систему и создали собственную систему документооборота. Теперь ей могут пользоваться даже небольшие компании без привлечения айтишников.

Привет! Я Сергей Егоров, руководитель продукта EnDocs — электронной системы для цифровизации бизнес-процессов. Мы с коллегами начинали в 2012 году — основали тогда компанию Ensol и начали внедрять системы автоматизации для крупных клиентов. Сотрудничали с KFC, Royal Canin, Яндексом и десятками других организаций.

Еще тогда, десять лет назад, автоматизация бизнеса была громоздкой и неповоротливой. Чтобы внедрить электронный документооборот, требовалась команда программистов и индивидуально разработанный сервис. Оплачивать такое мог только крупный бизнес, а нашим специалистам приходилось постоянно быть на связи для подстраховки. Дорого, долго, неудобно.

В 2020 году появился EnDocs — инструмент электронного документооборота, которым можно пользоваться по подписке, без привлечения IT-специалистов. Мы собрали в нем все функции, которые раньше были только в системах для большого бизнеса: делопроизводство, архив, цепочки согласований. При этом настроить систему можно за пару часов. Объясняем, как EnDocs помогает компании экономить деньги и спасает от штрафов ↓

Мы автоматизируем бизнес-процессы больше 10 лет, поэтому застали времена бумажного документооборота. Сейчас сложно поверить, но когда-то компании выделяли для бумаг отдельное хранилище — ящик, шкаф или целую комнату. Назначали ответственного, который нумеровал каждый документ, носил их из кабинета в кабинет и собирал подписи. В итоге на согласование каждого договора или счета уходила уйма времени. Иногда бумаги приходилось полностью переделывать или восстанавливать — труды целого отдела могло легко уничтожить короткое замыкание.

Электронный документооборот экономит силы и время сотрудников компании: когда документы оцифрованы, проблем куда меньше. Представим, что офис получил требования от налоговой о предоставлении отчета. С электронным документооборотом команде не придется рыться в бумажках, чтобы отсканировать их или заархивировать. Бухгалтеру нужно просто указать в программе нужную дату, контрагентов и нажать кнопку — в итоге он получит готовый к отправке архив для ФНС.

Электронные документы также пригодятся, если в бизнесе сложная цепочка согласований. Наши клиенты в прошлом сталкивались с вечной проблемой: планирование бюджета в компании с несколькими руководителями всегда заканчивалось конфликтами. Каждый раз менеджеру приходилось сначала бегать за специалистами, чтобы узнать статусы оплат по договорам, а потом — за подписями управленцев. Долгий и сложный процесс отвлекал и раздражал всех участников.

После внедрения EnDocs проблема решилась сама собой: теперь отследить статус задачи и отправить документ на согласование по цепочке может один человек в два клика. Больше не нужно никому надоедать.

В сервисе можно отследить, на каком этапе согласования находится документ. После одобрения руководителями счета можно выгрузить в Excel — так проще подсчитать бюджет

Важно: чтобы документооборот действительно работал в пару кликов, необходимо подготовиться к внедрению. Для этого инициатор внедрения системы первое время напоминает сотрудникам о новой программе. Постепенно коллеги привыкают и осознают удобство электронного документооборота. Но в первые дни возможно сопротивление с их стороны — будьте к этому готовы.

Я много раз наблюдал, как компания теряет выгодные сделки просто из-за того, что документ затерялся в дороге. Только представьте: юристы подготовили договор, передали его секретарю партнера, чтобы срочно поставить подпись. А тот отложил бумагу, потому что у директора совещание. В итоге документ вовремя не подписали, клиенты насторожились и отказались работать с необязательными подрядчиками.

Мы решили, что хотим помочь клиентам избежать таких историй. Поэтому учли проблемы с просрочками при создании EnDocs и сделали их почти невозможными. Ответственные за подготовку документов теперь получают несколько напоминалок — до тех пор, пока документ не будет готов.

• Менеджер ставит задачу. Например, отправляет счет на оплату бухгалтеру и назначает его ответственным за выполнение. После постановки задачи сотруднику приходит уведомление на электронную почту и в мобильное приложение.

• По мере приближения дедлайна система начинает рассылать напоминания сотрудникам. Менеджеру — о том, что работника нужно поторопить, бухгалтеру — о том, что нужно срочно оплатить счет.

• Если срок выполнения подходит к концу, а задача до сих пор не принята — сотрудники получают новое напоминание. После нарушения дедлайна задача попадает в раздел с просрочками — она остается на виду в системе. Уведомления рассылаются до тех пор, пока проблема не будет решена.
  

Напоминалки помогают не забыть о документе как постановщику задачи, так и исполнителю. Менеджер сможет следить за прогрессом, а сотрудник — вспомнит о важной бумаге на подпись.

За долгие годы работы мы убедились: документооборот на бумаге — кошмар для всех. Даже для оформления отпуска приходится пройти несколько кругов ада. Нужно напечатать документ, отдать его директору, согласовать, уточнить, принести в кадровую службу, получить приказ, подписать. Потом бумаги приходится снова нести начальнику. На решение банальной задачи уходит половина рабочего дня.

Проблемы встречаются и в других внутренних кадровых процессах. Я часто слышу от знакомых о пытках, через которые они проходят при найме удаленщиков. Нужно подготовить документы, отправить их курьером, получить подпись работника, отправить курьером обратно. Если в договор должны внести уточнения — надо повторить процедуру и только потом подшить бумаги. В итоге страдают все: команда не может оперативно внедрить нового сотрудника, а предприниматель просаживает деньги и время на оформление документов.

Мы учли жалобы коллег на сложности с оформлением бумаг внутри компании и добавили в EnDocs кадровый электронный документооборот. Эту функцию часто выносят в отдельную программу, но мы собрали все самое необходимое по принципу одного окна. Сотруднику больше не нужно возиться с бумажками: он получает электронную подпись через КЭДО и работает с документами онлайн.

Цепочка согласований тоже сильно упрощается. Ходить по кабинетам не требуется — система автоматически рассылает документ всем, кто должен его подписать.

Мои наблюдения показывают, что бизнес теряет много денег не столько из-за штрафов, сколько из-за просрочек по их выплатам. Представим, что в ресторан пришел проверяющий и выдал предписание об устранении нарушений — этот документ нужно передать другим сотрудникам. Менеджеры должны быстро исправить проблему, юристы — проверить документ, финансисты — оплатить штраф. В то время, когда документ ходит между сотрудниками, к сумме штрафа добавляется пеня. В итоге может образоваться внушительная сумма.

Электронный документооборот упрощает работу с надзорными органами. Например, возьмем кейс ресторанного бизнеса из нашей практики. Мы автоматизировали учет предписаний, чтобы избежать просрочек: менеджер внес документ в базу прямо во время проверки. Дальше бумаги попали на стол юристу, который всё перепроверил и уточнил данные. После — к бухгалтеру, который решил вопросы с оплатой. В итоге проблему устранили без лишних нервов и просрочек.

***

Я описал только часть причин, по которым компании нужно использовать электронный документооборот. За 10 лет работы видел многое и могу подтвердить — ЭДО сильно упрощает процесс работы с документами в компаниях. Сотрудники меньше возятся с бумагами и переключаются на более важные задачи, а руководители вылезают из операционки и берутся за развитие бизнеса. Клиенты даже рассказывали, что благодаря автоматизации смогли снизить издержки некоторых процессов на 70% и больше.

Нашей главной мотивацией для создания EnDocs было желание дать бизнесу любого размера автоматизировать работу с документами. Продукт позволяет произвести внедрение самостоятельно, что важно для среднего и малого бизнеса, и при этом обладает широкой функциональностью, которая необходима крупному бизнесу. Эта идея помогает нам развиваться дальше и улучшать EnDocs, добавляя новые фишки. Например, сейчас обучаем искусственный интеллект, который автоматически распознает документы.

Компании благодарны нам за такое простое и понятное решение. Это видно по числу клиентов: мы подключили к системам электронного документооборота уже больше 10 000 пользователей. Некоторые из них так хорошо автоматизировали процессы, что больше практически не используют бумажные документы: )

Переходите на сайт EnDocs, если развиваете бизнес или часто работаете с документами. Там вы сможете подобрать подходящий тарифный план или проконсультироваться о внедрении индивидуального решения.