С чего начать переход на электронный документооборот?

Внедрение электронного документооборота (ЭДО) становится обязательным для ряда организаций в РФ. Моя компания, хоть и не относится к таким, не стала ждать, и перешла на систему автоматизации бизнеса добровольно, поскольку в этом есть свои плюсы. В этой статье я расскажу о подробностях перехода с пошаговым процессом, и рассмотрю существующие варианты для подключения ЭДО.

В любом бизнесе есть документооборот. Это движение квитанций, бланков, накладных, ведомостей, первичной документации и т. д. Составленные на бумаге договора нужно подписывать в нескольких экземплярах и хранить. Когда потребуется информация по прошлым контрактам, документацию поднимают из архива.

Система электронного документооборота ― это альтернативный способ составления, обработки и хранения документации в цифровом виде с передачей по защищенным каналам. В основном используется формат xml, утвержденный ФНС России. Файлы подписываются цифровой подписью и имеют юридическую силу, как и бумажные варианты.

В какой-то мере каждый бизнес использует компьютерные программы для составления договоров. Но затем их распечатывают для подписи и отправляют обычной почтой. В другой ситуации подписанный документ сканируют (или фотографируют) и отправляют по E-mail, т.е. бумажная составляющая продолжает присутствовать.

Система электронного документооборота реализована в виде софта. Перед пользователем окно программы для работы. В нем есть встроенный функционал, чтобы создавать документы разного типа, подписывать, задавать маршруты рассылки. Другие пользователи могут мгновенно получать их, участвовать в согласовании, подписывать или возвращать на доработку. Через окно программы видно, у кого в обработке находится файл в настоящее время.

Сами документы можно классифицировать по папкам:

• договора (на поставку продукции, оказание услуг);
• заявки (на различные преобразования, пропуска, закупки для предприятия);
• учредительные документы (устав, инструкции);
• кадровые (приказы об увольнении, взятии на работу, отпуске);
• бухгалтерские (ведомости на зарплату, премии, отчеты);
• технические (детальный план производственных процессов, ТУ и пр.).

Система электронного документооборота позволяет обмениваться документацией в формате 24/7 каждый день в году. Работать можно за компьютером или смартфоном прямо в браузере. В облачной версии даже ничего не придется устанавливать, а просто создаются логин и пароль для входа в систему.

Среди других преимуществ:

• Скорость. Получатели видят документацию сразу после отправки.
• Экономия средств. Не нужно закупать бумагу, тонеры для принтера, тратиться на услуги почты и курьеров.

• Безопасность. Электронный архив не сгорит, его не затопит водой, не повредят грызуны. Документы не потеряются, коммерческая тайна останется в секрете. Передача данных происходит по защищенным каналам.

• Контроль. Пользователям легче следить за обработкой документации, видеть процесс в реальном времени, устанавливать, кто тормозит работу. Система автоматизации составит отчет за любой период.
• Удобство. Панель управления очень простая. Чтобы найти файл в архиве, достаточно задать критерии поиска по дате создания, теме, автору или другим параметрам.

Существует несколько способов перехода на электронный документооборот. Первый ― получить квалифицированную электронную подпись. Тогда можно будет всегда определить отправителя. После этого файлы составляются и подписываются на ПК, а затем пересылаются по E-mail, или через облачное хранилище. Но это не очень удобно, поскольку не известно, прочитал ли получатель документ. В случае согласования и внесения правок придется пересылать файл туда-сюда несколько раз.

Я считаю более удобный вариант ― это система автоматизации бизнеса со встроенным документооборотом через оператора ЭДО. Он предоставляет софт, в котором можно создавать и обрабатывать документы, мгновенно массово рассылать, согласовывать, видеть изменения в реальном времени. Обмен происходит по защищенным каналам, а не через обычную почту.

По реализации ЭДО может быть внешним и внутренним. Внешний в РФ еще не сильно развит, поскольку есть ряд технических трудностей и несогласованных вопросов. А вот внутренний позволяет полностью упорядочить движение документов внутри предприятия, избавить от волокиты, потерь, порчи.

Расскажу, с чего начать переход на систему внутреннего электронного документооборота, чтобы не допустить распространенных ошибок.

1 шаг ― Определение схемы документооборота

Советую записать на бумаге схему обмена документами внутри вашей организации. Пройдитесь по каждой группе документов (кадровые, учредительные, бухгалтерские и пр.). Благодаря этому вы увидите количество задействованных человек и составите маршруты согласования (кто должен видеть каждый документ, подписать, сохранить).

2 шаг ― Внесение изменений в учетную политику

По моему опыту, при переходе на систему автоматизации бизнеса с внедрением ЭДО в предприятие, всегда будет болезненный период. Сотрудникам будет непривычно использовать новый софт. Поэтому пропишите обязательность применения СЭД в вашей компании. Иначе вложение окажется неоправданным, если система не будет отражать реальное положение дел. Возможно, стоит предусмотреть штрафы или другие наказания за несоблюдение устава, чтобы мотивировать нерадивых сотрудников, плохо настроенных в отношении ЭДО.

3 шаг ― Оформление квалифицированной подписи

Для внутренней системы электронного документооборота вполне достаточно незащищенной простой подписи в виде логина и пароля. Войдя под ними в систему, к отправленным или обработанным документам будет автоматически привязываться ваша фамилия. Для руководителя может потребоваться квалифицированная подпись (КЭП), которая подтверждается не только введенным паролем, но и прикрепленным файлом с внешнего носителя. Это защитит от несанкционированной отдачи важных приказов.

4 шаг ― Выбор оператора ЭДО

Сегодня услуги автоматизации бизнеса с системой ЭДО предлагают разные компании. Среди них: БОСС-Референт, Директум, СЭД Дело, A2Б, Тезис, DOCUMENTUM, МОТИВ, LanDocs. Наша компания остановила выбор на А2Б ввиду оптимального соотношения цены и качества, а также простоты перехода и работы.

При выборе оператора мы учитывали возможности кастомизации программы, чтобы при необходимости добавить новые возможности. Окно приложения очень простое, наши сотрудники легко освоились. Работать можно как за компьютером в офисе, так и из дому, и даже на ходу через смартфон.

Оператор А2Б быстро помог установить софт без растягивания процесса на месяцы. Сразу настроили маршруты, провели пробное составление документов и отправку, все просто. Понравилось, что за внедрение оператор денег не берет. Если оформить договор сразу на 2 года, цена за одного подключенного пользователя в месяц составит примерно 450 руб на пользователя. Оператор А2Б может даже интегрировать в свою систему ЭЦП на технологии КриптоПро CSP или с Диадок (Контур), если КЭП вы получали в этих аккредитованных компаниях.

5 шаг - Назначение ответственного за СЭД

Рекомендую назначить ответственного на предприятии за переход на СЭД, чтобы за каждым этапом следил уполномоченный сотрудник. Тогда вы сможете заниматься другими вопросами, а все связанные с этим процессы не будут пущены на самотек.

Итак, насколько гладко пройдет переход на ЭДО зависит от выбранного оператора, удобства и возможностей его программы. Отмечу, что у нашей компании проблем с А2Б не было, поскольку интерфейс максимально простой, разработчик помогал на всех этапах.