Чем бизнес пользуется для общения? Сравнение сервисов

Мессенджер в личном общении и в работе — это два разных сервиса. Требования к функционалу сервисов для корпоративной коммуникации совсем другие — безопасность, легкость в управлении, структурирование основных процессов, скорость обмена информацией.

В этой статье рассмотрим два стандартных мессенджера и два корпоративных через призму удобства для бизнеса. Поэтому указывая минусы и плюсы мессенджеров, я буду рассуждать, в первую очередь, с точки зрения бизнеса. После прочтения статьи вы сможете сами выбрать тот сервис, который вам будет удобнее.

При выборе сервиса нужно определить главные приоритеты и отталкиваться от них в анализе функционала. В рамках деловой коммуникации их два.

1. Безопасность. В работе люди обмениваются финансовыми документами, графиками, счетами на оплату, паспортными данными, стратегиями продвижения и другой конфиденциальной информацией. Важно, чтобы она не попала в чужие руки.

Что помогает обезопасить корпоративные материалы:

• криптографические протоколы и шифрование;
• администрирование сотрудников (настройка доступов и прав);
• автоматизация удаления уволившихся сотрудников из чатов;
• двухфакторная аутентификация и вход по паролю;
• приватные ссылки-приглашения.

2. Управление процессами. Если рабочее общение протекает в мессенджере, важно структурировать все процессы так, чтобы ими было легко управлять, а доступ к необходимой рабочей информации всегда был под рукой. Здесь полезны такие функции:

• удобство разделения процессов и проектов на чаты / пространства;
• кроссплатформенность (доступность на устройствах);
• чат-боты;
• интеграция с другими сервисами.

Посмотрим, что из этого есть в сервисах из нашего обзора.

Telegram — давно не просто мессенджер, а полноценная соцсеть с каналами, сообществами, возможностью отправлять видеосообщения и оставлять комментарии к постам в каналах.

Приложение кроссплатформенное, используется на iPhone, Android, Mac, Windows.

Безопасность обеспечивается криптографическим протоколом MTProto. Сквозное шифрование Telegram по умолчанию не использует. Но есть возможность создавать секретные чаты с таким видом обмена данными между двумя пользователями.

Но его можно активировать, если создать секретный чат. Как это работает:

• все, что отправляют в таких чатах, защищается шифрованием;
• их содержимое не хранится на серверах Telegram;
• сообщения из чатов нельзя переслать и заскринить;
• чаты хранятся только на тех устройствах, где их открыли — зайти с другого телефона или компьютера не получится.

Есть дополнительная функция для защиты контента — авторы могут запретить пересылку сообщений, скачивание файлов и скриншоты. Но такая возможность доступна только в каналах и пабликах. В рабочих чатах установить подобные ограничения нельзя.

Telegram — бесплатное приложение, но есть тариф Premium с дополнительными возможностями: с ним можно отключить рекламу, подписаться на 1000 каналов вместо 500, отправлять файлы размером до 4 Гб вместо стандартных 2 Гб, быстрее скачивать файлы, распознавать голосовые.

Стоимость для каждого пользователя такая:

• За 3 месяца: 949 рублей
• За 6 месяцев: 1299 рублей
• За 12 месяцев: 2299 рублей

Плюсы:

• удобный и интуитивно-понятный интерфейс
• есть систематизация чатов по категориям (папкам)
• есть беззвучная или отложенная отправка — чтобы не беспокоить в нерабочее время или на совещании
• закрепление сообщений в чате
• интеграция с другими сервисами
• сквозное шифрование в секретных чатах
• подавляющее большинство функций, необходимых для общения, бесплатны
• быстрая загрузка и передача файлов и документов
• есть необходимый функционал для обмена информацией и общения — сообщения, голосовые, видеозвонки, демонстрация экрана
• есть групповые звонки (доступно, если в чате больше 32 человек)
• чат-боты — с ними можно автоматизировать часть процессов, например, ответы на однотипные вопросы или поиск нужных постов

Минусы:

• хаотичный поток информации — большинство людей использует Telegram для личного общения, и рабочие чаты теряются в личных переписках и каналах
• чаты можно структурировать по папкам, но при большом количестве ими неудобно управлять
• нет автоматизации добавления и удаления участников — часто уволенных сотрудников забывают удалить из всех чатов
• нет напоминаний
• нет функционала для отображения ролей в компании
• нет гостевого доступа
• нет аналитики активности сотрудников
• нет администрирования участников, настройки доступов и прав сотрудников
• секретные чаты открываются только для диалога между двумя пользователями
• наличие сторис, что означает уход мессенджера в сторону соцсетей
• нет on-premise — возможности развернуть приложение на сервере клиента
• входит в перечень запрещенных мессенджеров для госкомпаний и банков
• нет приглашения по приватной ссылке
• нет быстрой техподдержки

Дополнительные функции:

• упоминание участников (одного или нескольких)
• эмодзи-реакции
• автоудаление сообщений
• облачное хранилище
• встроенный редактор для работы с фото
• поиск по всем каналам
• оплата по счету (при подключении кассы)
• двухфакторная аутентификация и вход по паролю

Telegram входит в список запрещенных мессенджеров для госучреждений, банков, и других отдельных субъектов (полный список — в законе №584-ФЗ). Использовать мессенджер в работе могут только частные компании.

WhatsApp* — другое популярное приложение, в котором можно общаться в диалогах и группах, совершать аудио- и видеозвонки. И хотя он долго был самым популярным мессенджером, по функциональности уступает Telegram.

Приложение кроссплатформенное, используется на iPhone, Android, Mac, Windows, а также открывается в браузере. По умолчанию используется обычное шифрование, но можно подключить сквозное.

Плюсы:

• знакомое и понятное многим приложение, хотя интерфейс Telegram удобнее для большинство пользователей
• резервные копии по умолчанию не защищаются сквозным шифрованием, но функцию можно подключить
• закрепление сообщений в чате
• возможность создания групповых чатов
• если сообщение пересылали несколько раз, об этом сообщает особая отметка с двумя галочками
• пересланное несколько раз сообщение можно заблокировать
• чат-боты

Минусы:

• нет интеграции с другими сервисами
• неудобный интерфейс
• нет гостевого доступа
• ограниченный размер файлов и объем облачного хранилища
• нет on-premise
• нельзя закрепить сообщение в чате
• нет автоматизации добавления и удаления участников
• нет систематизации чатов по категориям
• нет функционала для отображения ролей в компании
• нет аналитики активности сотрудников
• нет напоминаний
• нет администрирования участников, настройки доступов и прав сотрудников
• нет быстрой техподдержки
• нет приглашения по приватной ссылке
• входит в перечень запрещенных мессенджеров для госкомпаний и банков

Дополнительные функции:

• упоминание сотрудников (одного или нескольких)
• эмодзи-реакции
• интеграция с адресной книгой на мобильном устройстве
• оффлайн-сообщения
• встроенный редактор для работы с фото
• групповые звонки
• автоудаление
• оплата по счету (при подключении кассы)
• обмен контактами
• отправка истории общения в группах на электронную почту

В рамках бизнес-решений возможности базового мессенджера довольно ограничены. Но есть бесплатное приложение для бизнеса — WhatsApp Business*.

Функции WhatsApp Business*

• Создание каталога товаров и описание бизнеса: Клиент увидит, что общается с бизнес-аккаунтом, и сможет сразу ознакомиться с информацией о компании и ее услугах.
• Сортировка, быстрые сообщения, автоматизация: Можно настроить быстрые ответы на стандартные вопросы, например, о графике работы, ценах, реквизитах и т.д.
• Ярлыки для упорядочивания деловой коммуникации: Можно выделять сообщения с жалобами и претензиями, чтобы сотрудник сразу их увидел и обработал

Функционал бесплатного приложения также немного ограничен. Например, есть лимит на рассылку (не больше 256 контактов) и отсутствует интеграции с чат-ботами и другими бизнес-приложениями.

Но в платном WhatsApp Business API* этих ограничений нет. А еще тут доступны 2 дополнительные функции:

• Информационные сообщения. Это платные нерекламные уведомления, которые можно использовать как автоматическую рассылку. Например, о подтверждении заявки или напоминании о начале процедуры. Если в течение суток клиент ответит, можно продолжать общение в том же чате.
• Работа с пользователями. Сюда попадают любые сообщения, отправленные в ответ на запросы клиентов. Диалог удаляется, если компания не ответит в течение суток. Продолжить общение можно, когда клиент напишет снова, или воспользовавшись платным шаблоном WhatsApp*.

У руководителя есть доступ к чатам бизнес-приложения — можно отслеживать выполнение процессов и контролировать деловую переписку сотрудников с клиентами.

С помощью сервиса для бизнеса можно организовать круглосуточную техподдержку клиентов, проводить транзакции, создавать чат-ботов.

Подключать бизнес-аккаунт нужно через провайдера — список официальных есть на сайте Whatsapp. Условия пользования у каждого провайдера свои, и конечная цена складывается из стоимости подключения и ежемесячной абонентской платы. Отдельно оплачиваются шаблоны, входящие и исходящие сообщения. Ценовой диапазон очень разный — где-то сообщения и шаблоны будут стоить от 8 до 30 копеек, где-то — от 5 до 8 рублей.

И WhatsApp Business*, и WhatsApp Business API* ориентированы именно на общение с клиентурой. Дополнительных возможностей для внутреннего общения с командой здесь нет.

*Принадлежат Meta, признанной экстремистской и запрещенной в России

Compass — отечественный корпоративный мессенджер. Здесь есть все базовые функции: текстовые и голосовые сообщения, видеозвонки, эмодзи-реакции, отправка файлов и документов.

Но Compass создавался для решения задач бизнеса, и его функционал ориентирован преимущественно на корпоративное общение. Какие возможности предлагает?

Приложение использует шифрование по протоколам SSL, TLS, DTLS. Для дополнительной защиты можно использовать настройки доступов — сотрудники не смогут пересылать сообщения и скачивать файлы.

Сотрудник попадает в приложение по приватной ссылке, а руководитель добавляет его во все нужные чаты. Вероятность «случайного» попадания в корпоративное пространство по чужой ссылке сведена к минимуму.

По умолчанию, все функции для коммуникации, безлимитное количество сообщений и пространств есть в бесплатной версии. Но у нее есть ограничение по количеству пользователей — максимум 10 человек.

На платных тарифах лимита пользователей нет. Стоимость такая:

• Образование: 59 рублей за студента/ученика в месяц
• Бизнес: 199 рублей за сотрудника
• Корпоративный: Тариф подбирается индивидуально

Плюсы:

• создание отдельных пространств — для разных компаний, процессов или проектов
• систематизация чатов по категориям
• работа не смешивается с личной жизнью, повышается сфокусированность
• удобный и интуитивно-понятный интерфейс
• есть администрирование участников, настройки доступов и прав сотрудников — можно запретить пересылку, скачивание файлов, общение в личных сообщениях, поиск друг друга в чате
• быстрая техподдержка внутри приложения
• быстрая загрузка и передача файлов
• приглашение по приватной ссылке
• функция напоминаний
• аналитика активности сотрудников, трекинг времени
• есть функционал для отображения ролей в компании
• есть оплата по счету, а также можно платить русской картой
• есть пробная бесплатная версия 30 дней без ограничений в функционале

Минусы:

• нельзя систематизировать чаты по категориям, нет разделения личных и групповых чатов
• нет групповых звонков
• нет гостевого доступа (в разработке)
• нет встроенного редактора для работы с фото
• нет закрепления сообщений в чате
• нельзя пересылать сообщения из разных компаний — они изолированы друг от друга в мессенджере

Дополнительные функции:

• создание комментариев к сообщениям — коммуникация по отдельным вопросам будет вестись в тредах, не теряясь в потоке обсуждений
• выделение всех непрочитанных сообщений в один клик
• эмодзи-реакции
• поиск по всем чатам
• удобное облачное хранилище
• доступен на всех платформах — разработчики создали отдельное приложение для каждой
• интеграция с другими сервисами
• чат-боты
• автоматизация добавления и удаления участников
• on-premise

Универсальный зарубежный мессенджер, весьма популярный в корпоративном общении, особенно, среди IT и диджитал команд. Появился на рынке в августе 2013 года и стал самым быстрорастущим бизнес-приложением среди аналогичных сервисов, но в последние годы его популярность падает.

Есть бесплатная и платные версии. Конечный функционал зависит от тарифа.

Например, бесплатная версия хранит историю сообщений до 90 дней и допускает 10 интеграций с другими сервисами, но коллективных звонков нет. А тариф Pro предлагает групповые созвоны с лимитом до 50 человек и неограниченную интеграцию.

Безопасность обеспечивается протоколом HTTPS. В приложении также есть двухфакторная аутентификация и функция kill switch — позволяет оповестить сразу всех пользователей о необходимости смены пароля при атаке хакеров.

Плюсы:

• отдельное пространство для сфокусированной работы
• возможность систематизировать чаты по категориям
• автоматизация задач с помощью подключения бота
• группировка сотрудников по отделам
• гостевой доступ
• удобный интерфейс
• интеграция с другими сервисами: Google Docs, Trello, Google Drive, DropBox и т.д.
• подходит для установки на Android, iOS, Windows, Mac OS
• быстрое предоставление / ограничение доступа к чатам
• есть администрирование участников, настройки доступов и прав сотрудников
• мониторинг упоминаний компании в интернете
• функционал для отображения ролей в компании
• напоминания
• безопасность

Минусы:

• нет администрирования сообщений, каналами можно управлять только в браузере
• нет русского языка
• нет приглашения по приватной ссылке
• ограниченный функционал на бесплатном тарифе
• нет автоматизации добавления и удаления участников
• нет оплаты по счету
• нет on-premise
• в последние годы были жалобы от пользователей на баги, проблемы с получением и отправкой сообщений
• нет аналитики активности сотрудников

Дополнительные функции:

• доступны текстовые сообщения, аудио- и видеозвонки, но голосовых сообщений нет
• общие настройки времени и DND (do not disturb)
• треды под сообщениями, чтобы не отвлекать других сотрудников
• закрепление сообщений в чате
• чат-боты
• облачное хранилище
• поиск по всем каналам
• групповые звонки
• облачное хранилище для документов

Технические уязвимости — не единственная проблема Slack. Не так давно российские пользователи жаловались на удаление аккаунтов. Рабочие пространства заблокировали без предупреждения, даже оплаченные на год вперед. Официальной причины компания Salesforce (владелец приложения) не озвучила, лишь сообщила о прекращении сотрудничества с россиянами.

Приложение иностранное и государственными учреждениями не используется.

Оплатить подписку можно только с карты иностранного банка. Стоимость тарифов за сотрудника:

• Pro: $7,25
• Business++: $12,5

Нет плохих или хороших сервисов — все зависит от потребностей компании. Для небольших команд или проектов вполне подойдут бесплатные Telegram или Whatsapp*. В них можно создать несколько чатов и распределить задачи между ними. В Telegram можно создать отдельную папку для чатов по работе. Но стоит помнить, что это также и мессенджеры для неформального общения — рабочие переписки все равно будут в одном информационном поле с с чатами с друзьями и новостями.

Если нужно продвижение, организация воронок продаж — стоит рассмотреть бизнес-сервис от Whatsapp*.

*Принадлежит Meta, признанной экстремистской и запрещенной в России

Если рабочих процессов много и их нужно грамотно систематизировать, присмотритесь к корпоративному мессенджеру Compass. В нем можно создавать отдельные рабочие пространства и удобно разделить все процессы по чатам.

И, как обычно, если вам было интересно, подпишитесь на мой канал в Телеграме, там много полезной и интересной информации, которой нет здесь.

Ваш финансовый консультант