Как с нуля создать и внедрить систему автоматизации бизнеса. Личный опыт. Часть первая

Здравствуйте! Меня зовут Данил Соловьев, я основатель Fit Service — федеральной сети автосервисов. Сейчас у нас больше 200 точек в России и Казахстане, и их количество продолжает активно расти. Поделюсь личным опытом разработки и внедрения системы автоматизации бизнеса и расскажу, как создать ее с нуля.

Все чаще на выступлениях я сталкиваюсь с вопросом предпринимателей, как автоматизировать бизнес, что для этого нужно сделать, как это происходит. В итоге мои рассказы переросли в целую статью.

Работа сотрудников любой компании состоит из циклов повторяющихся взаимосвязанных действий.

Например:

● оператору поступает заказ, он вносит его в перечень заявок,

● заказ передается менеджеру,

● менеджер согласовывает заказ и выписывает счет на оплату,

● оплата передается бухгалтеру, который направляет информацию по заказу в производство, и так далее.

Все эти взаимосвязанные операции и называются бизнес-процессами. От их четкости зависит конечный результат. Их можно делать вручную (как часто и происходит) или поручить автомату. Например, заменить часть работы оператора онлайн-записью.

Глобально целей три:

• Снизить себестоимость процесса, заменив человека роботом. Конечно, робот тоже стоит денег, но меньше и с гарантированным результатом.
• Снизить квалификационные требования к персоналу. Снять с него то, что на рынке стоит очень дорого. К примеру, у нас это поиск, подбор запчастей и аналогов на конкретном узле, автомобиле, модификации. В случае автоматизации нам уже не надо искать человека с грандиозным опытом именно такой работы.
• Вести сотрудника по процессу и дать руководителю возможность контролировать его, гарантировать выполнение стандартов, что особенно важно в большой сети.

Если первая цель недостижима, стремимся ко второй, если вторая недостижима — переходим к третьей.

Все цели принципиально важны для бизнеса, потому что напрямую влияют на конечную стоимость товара или услуги. Т.е. автоматизация делает продукт дешевле. Это удобно и клиентам, которые получают качественную услугу по доступной цене, и самой компании, потому что это дает ценовое преимущество на рынке.

Именно под эти цели мы и разрабатываем софт.

В любом, где есть устоявшиеся, понятные и трудоемкие процессы, где они требуют анализа, учета, контроля, систематизации. Где есть работа с массивами данных либо велик человеческий фактор.

Если это влияет на выручку или качество, стоит внедрять автоматизацию.

Бизнес-процессы делятся на 3 категории: основные (производство, упаковка, оказание услуг), вспомогательные (касаются ресурсов и персонала, рабочих процессов) и процессы управления.

Выделим 7 сфер, которые нуждаются в автоматизации:

● Управление (учет, бюджетирование)

● Маркетинг и продажи (управление маркетингом, рекламой, продажами и отношениями с клиентами)

● Производство (процессы производства, управление запасами, поставками, оборудованием, логистика)

● Качество (контроль и работа с обратной связью)

● Управление сотрудниками (учет кадров, подбор, обучение, мотивация)

● Финансы (бухучет, налоговый учет, финансовое планирование)

● Организация работы (документооборот)

Бизнес-процессы касаются всех сфер и затрагивают сразу несколько подразделений. И автоматизация связывает сотрудников разных отделов и оптимизирует совместную работу, делает ее более быстрой, продуктивной, прибыльной.

Только низкая квалификация управленческого персонала.

СТО, где совсем нет никаких систем автоматизации, все меньше — это только гаражи. Как минимум автосервисы применяют софт в части складского учета или выписки заказ-нарядов. Конечно, до сих пор есть центры, где клиентов принимают в порядке живой очереди. Клиентам это не удобно, они тратят много времени, и в итоге уходят.

Автоматизация всегда начинается с осознания, что ручной труд, который снижает эффективность работы ценного специалиста, можно заменить роботом.

Объясню на своем примере: есть мастер-приемщик, его квалификация — умение общаться с клиентом, выяснять проблему и предлагать решение. Если он вместо этого тратит время на заполнение бумажек, деньги компании уходят впустую. Поэтому мы в FIT Service разработали софт, который готовит документ за 3 секунды, печатает на принтере и предоставляет клиенту.

Первый шаг на пути к автоматизации:

• выделить реальные существующие отлаженные процессы;
• разложить их на кусочки;
• решить, что заменить роботом, а что оставить человеку.

Проиллюстрирую.

При записи клиента мастеру-приемщику не нужно отвечать на звонок. Все доступно онлайн: клиент сам выбирает время, удобный сервисный центр и записывается нажатием кнопки.

Система создает заказ-наряд, добавляет услуги, проставляет контрагента, автомобиль, запчасти, которые нужны для него, пишет рекомендации исходя из его истории обслуживания.

Когда клиент приезжает, мастер-приемщик просто нажимает на кнопочку и распечатывает заказ-наряд.

Но многие вещи автоматизация решить не может. Общаться с клиентом она не способна, это делает только мастер-приемщик. Именно он обсуждает с клиентом, что нужно сделать, почему, зачем, когда, отвечает на вопросы, отрабатывает возражения.

Второй шаг — структурирование данных и распределение доступа к ней.

Информация — самый ценный ресурс любой компании. Это не только база клиентов и история сотрудничества с ними, но и отчетность по каждому сотруднику, отделу, отдельным точкам сети, компании в целом.

Третий шаг — стандартизация процессов и документов, автоматизация отчетов.

Он очень важный, в противном случае каждый сбор отчетности будет проходить через боль и занимать очень много времени — в то время как сотрудники могут потратить его на что-то более полезное.

Главное — автоматизация должна касаться тех процессов и задач, которые существуют уже сейчас, вызывают трудности, требуют много ресурсов и приводят к ошибкам.

Четвертый шаг — подбор инструментов.

Пути два:

• выбрать из того, что есть на рынке, и попытаться объединить их в систему,
• разработать свое.

В первом случае приходится подстраиваться под чужой софт, который не учитывает специфику конкретной компании. Понятно, что никто не будет переделывать свой продукт под компанию. И приходится либо самостоятельно это делать, или перестраивать компанию, менять персонал, терпеть убытки.

Во-втором случае приходится решать сложную задачу разработки собственного IT-продукта, а это огромные деньги, которые частным автосервисам просто не по карману. Это дело не 2-3 миллионов, а десятков и сотен миллионов. Даже просто написать свою версию 1С — это вопрос стоимостью от 500 000 рублей, не говоря об остальном функционале.

Именно поэтому те СТО, которые видят, как мы работаем, предпочитают присоединяться к FIT Service и пользоваться готовой системой автоматизации бесплатно. Они получают не только упрощение рабочих процессов, но и учет, аналитику, отчетность, обучение, обработку заказов через контакт-центр, стандартизацию и контроль качества.

Разработка займет несколько лет, и к моменту завершения работы, даже если все пройдет успешно, он неизбежно устареет.

Каждый бизнес-процесс нужно автоматизировать отдельно и поэтапно. Грубо говоря, нашли проблему, поставили цель, программисты разработали продукт, тут же тестируем и внедряем. И так, маленькими шажками, движемся вперед.

Если вам интересна задача автоматизации бизнеса с практической точки зрения — читайте продолжение в следующей колонке.

Вы узнаете:

● Как происходит автоматизация бизнеса на практике

● Какие проблемы возникают, с чем приходится столкнуться

● Каких результатов можно добиться

● Сколько стоит внедрение автоматизации

Поделитесь опытом в комментариях: почему вам интересна автоматизация, зачем она нужна в вашем бизнесе, чего вам уже удалось добиться?