Опыт «Балтики» по внедрению системы управления мастер-данными.
Развиваясь, любая организация накапливает все больше информации — новые клиенты, новые продукты и услуги, новые склады. При этом информацию нужно структурировать и обновлять. Но когда объемы данных доходят до критической отметки, становится сложно контролировать изменения. Представьте, что обновления вносятся разными сотрудниками из разных подразделений, в разных системах, да еще и вручную. Что же мы получаем в итоге? Появляются дублирующие записи, неподтвержденные или непроверенные данные, которые могут привести к ошибкам в управлении и неверным бизнес-решениям.
На протяжении двух лет компания «Балтика» реализует проект по управлению мастер-данными, который затронул деятельность многих служб и департаментов, в том числе производство, продажи, логистика, маркетинг, клиентский сервис и т.д. Этот проект реализуется не только в России, но и в ряде стран Восточной Европы.
Что такое мастер-данные?
Мастер-данные (МД) — это информация о ключевых бизнес-объектах, которые используются во всех процессах и департаментах. Их особенность в том, что они редко меняются. Мастер-данные определяют все составляющие бизнеса, с которыми имеет дело организация. Управление мастер-данными (MDM, Master Data Management) представляет собой комплекс процессов, стандартов и программного обеспечения, позволяющих единообразно работать со всем массивом данных.
В процессе управления МД важно правильно определить и назначить роли. Например, процесс ввода нового SKU (Stock Keeping Unit — идентификатор товарной позиции, учетная единица управления в рамках планирования, прогнозирования и продаж ) в систему состоит из 8 последовательных этапов с 17 ролями рецензирования и исполнения, ведения порядка 100 атрибутов. Все это требует организации, систематизации и документальной фиксации, отслеживания сроков исполнения.
Причины, по которым возникла необходимость в проекте
В 2017 году компания «Балтика» приняла решение значительно расширить продуктовый портфель. Параллельно по всей стране начали открываться внешние и 3PL-склады (3rd party logistics — поставки, осуществляемые 3ми лицами), а до этого — склады ответственного хранения. Стояла амбициозная задача открыть еще около 30 новых складов. Представляете весь масштаб? Процесс ввода данных SKU был достаточно сложным, отчетность требовала диджитализации.
Переход к централизованному управлению мастер-данными позволил:
· уйти от дублирования одинаковых строк данных в рамках поддержки ключевых классификаторов в актуальном состоянии в разных странах региона;
· ограничить круг пользователей, которые имеют доступ к вводу данных благодаря централизованному порядку внесения информации;
· сократить общее время на ввод данных о контрагентах, товарах и складах за счет централизации функционала и распределения ролей;
· предотвратить занесение неподтвержденной и некорректной информации.
Этапы реализации проекта
1. Определение Scope проекта, т.е. его границ, рамок. В компании сфокусировались на следующих ключевых объектах мастер-данных: Организация (Поставщики, Клиенты), Товары (SKU и Товарно-материальные ценности — часть материального имущества организации, которое находится в собственности организации и относится к ее оборотным средствам) и Склады.
На этом этапе были определены роли:
· инициатора запроса на операцию со строкой мастер-данных;
· владельца данных, который принимает решение о целесообразности производимого действия над строкой мастер-данных;
· дата-стюарда — основного участника процесса по обеспечению контроля за данными;
· группы по управлению мастер-данными, которая осуществляет менеджмент потока данных.
2. Реализация централизованной базы данных, в которой содержатся данные в ключевых классификаторах.
3. Внедрение системы электронного документооборота для поддержания эффективного обмена информацией в компании. В качестве такой программы была выбрана «СЭД Монолит», так как она позволяет разрабатывать, контролировать и поддерживать процессы управления мастер-данными в реальном времени и с помощью мобильного приложения. «СЭД Монолит» синхронизирована с ключевыми классификаторами, что позволяет соблюдать правило «одного касания» — данные вводятся в систему единожды и передаются в остальные модули системы и внешнее программное обеспечение.
Результаты реализации проекта
Теперь давайте поговорим о тех результатах, которых «Балтике» удалось достигнуть с внедрением централизованного подхода. Одним из направлений работы группы является актуализация весогабаритных характеристик продукции. Благодаря актуализации этих данных в системе компания уменьшила количество «воздуха», которое раньше перевозилось вместе с продукцией. По нашим подсчетам, это позволит сэкономить как минимум 30 млн. рублей в 2019 году.
Сократилось время на ввод новых мастер-данных, а также скорость оцифровки и отслеживания этой информации. Теперь на полный ввод нового SKU (при наличии декларации) и нового склада уходит не больше одной рабочей недели. Раньше заведение нового продукта занимало около двух месяцев. Также появилась возможность оцифровки и отслеживания этой информации.
Рекомендации
Хотим дать несколько рекомендаций, если вы еще не определились, нужны ли вашему бизнесу мастер-данные.
1. Убедитесь в потребности в системе управления мастер-данными. Предпосылками являются дубли, неактуальные данные, которые приводят к возврату продукции или негативным отзывам; наличие утерянных данных, некорректных отчетов. Если хоть один из этих признаков есть в вашей компании, пора задуматься об управлении мастер-данными.
2. Подробно нарисуйте карту процессов — из какой системы, из какой вкладки, что куда переходит. Это поможет вам наглядно выявить недостатки в процессах и понять, что от чего зависит.
3. Нарисуйте желаемую схему процесса и сравните ее со старой. Составьте алгоритм действий, которые нужны, чтобы достичь идеала.
4. Выберите надежного поставщика IT-услуг и приступите к реализации.
Для крупных организаций со сложной IT-инфраструктурой мастер-данные являются необходимым элементом, так как экономят время и деньги.