Мы продолжаем рассказывать вам об опыте использования сервиса клиентами CheckOffice. Сегодня кейс особенно интересный - историей успеха с нами поделились коллеги из ГК «Русагро», крупнейшего вертикального агрохолдинга России.
Группа Компаний «Русагро» занимает лидирующие позиции в производстве сахара, свиноводстве, растениеводстве и масложировом бизнесе. В настоящее время Компания реализует продукцию более чем в 80 регионах России и более чем в 49 странах мира.
ГК «Русагро» использует CheckOffice уже более 9 месяцев, подробнее о том, как CheckOffice стал частью системы контроля объектов ГК «Русагро» нам рассказал Руководитель направления обеспечения безопасности объектов ГК «Русагро», Артем Краснослободцев.
Как мы поняли, что проверки нужно автоматизировать?
До внедрения CheckOffice процесс проведения проверок выглядел так: распечатывался чек-лист более, чем на 100 пунктов, проверки по такому чек-листу проводились вручную. Затем заполненный чек-лист сканировали и использовали для отправки руководству и другим сотрудникам, которые должны были устранить нарушения на объекте. В некоторых бизнес-подразделениях чек-листов не было вообще, тогда проверки производились так: специалист службы безопасности приезжал на объект и визуально осматривал его. Конечно, результаты таких проверок нигде не фиксировались, а информация никак не систематизировалась.
Так в направлении объектовой безопасности возникла задача по цифровизации проведения проверок по чек-листам.
С помощью внедрения сервиса нам необходимо было решить несколько вопросов:
- Контроль сотрудников и качества проведения проверок
Было важно контролировать сам факт и регулярность проведения проверок. Например, часть проверок, которые проводятся на объектах, направлены на контроль работы ЧОП. Важно, чтобы сотрудник службы безопасности действительно объективно проверял работу ЧОП, а результаты аудита нельзя было фальсифицировать.
- Получение исторических данных о результатах проверок в одном месте
Направление объектовой безопасности не только предотвращает инциденты, но и при их возникновении проводит расследования. Тогда может потребоваться отчетность о проведении проверок за прошлые периоды, чтобы проанализировать ее, выявить аномалии и сделать выводы. Результаты в виде бумажных чек-листов не позволяли этого сделать.
Как проходило внедрение?
Изначально планировалось внедрить CheckOffice во все 4 наших бизнес-направления: сахарное, мясное, сельскохозяйственное и масложировое. Использовать сервис предлагалось руководителям по безопасности каждого бизнес-направления, представителям дирекции по безопасности, которые находятся на “местах” и ответственным за физическую безопасность в бизнес-направлении.
Мы начали активно внедрять систему. Тогда были созданы специальные инструкции для работы с веб-версией и мобильным приложением и проведены обучения. Также потребовалось переложить структуру подчиненности сотрудников, которые будут принимать участие в проверках, в работу с сервисом.
Тогда пилотными направлениями мы выбрали сельскохозяйственное и масложировое бизнес-направления. На данный момент внедрение началось и в мясном бизнесе ГК «Русагро».
Что было особенно важно при выборе сервиса?
При начале работы с системой мы обратили внимание на несколько функциональных особенностей, в результате они оказались наиболее важными для нас критериями в выборе сервиса:
- Возможность добавлять фото, сделанные в реальном времени, включая запрет на добавление фото из галереи, что позволяет избежать фальсификации.
- Наличие мобильного приложения. Оно позволяет ответственным лицам проводить проверки на нестационарных объектах.
- Работа мобильного приложения без доступа к мобильной связи. Нам было важно, чтобы проверка не прекращалась, в случае внешнего сбоя сети.
- Синхронизация данных. Это оказалось особенно важно при работе с “чистыми зонами”. Если проверяющий в ходе проверки заходит в “чистую зону”, он не может пронести с собой мобильное устройство и продолжить проверку. Тогда чек-лист можно продолжить заполнять на компьютере, который установлен в “чистой зоне”.
- Фиксация геопозиции начала и окончания проверки. Такой функционал позволил контролировать пребывание сотрудников на объекте во время проведения проверок и избежать фальсификации.
Особенности использования сервиса в разных бизнес-направлениях ГК «Русагро»
В рамках контроля безопасности на любых объектах ГК «Русагро» мы проверяем:
- Работу ЧОП
- Наличие и ведение документации у ЧОП
- Работоспособность технических средств охраны, включая видеонаблюдение
- Автотранспортные средства, находящиеся на территории объекта
- Техническую укрепленность объекта (целостность ограждения, пломб, дверей, окон и тд)
Важно было подходить к задаче индивидуально, так как у каждого бизнес-направления есть свои особенности, которые отражаются на процессе контроля.
Основная особенность проверок, которые проводятся на сельскохозяйственном бизнес-направлении ГК «Русагро», состоит в том, что объекты проверок могут быть стационарными или полевыми. К стационарным объектам относятся: офисы, заводы, элеваторы, зерновые площадки, стоянки техники. Нестационарные объекты находятся непосредственно “в полях”, где происходит выращивание сельскохозяйственных культур. На полевых объектах собираются данные о наличии производственной техники и соблюдении норм внесения удобрений.
В масложировом бизнес-направлении только стационарные объекты, но проверки могут быть двух типов:
- Выездные: физическая проверка ответственным сотрудником
- Удаленные: проверки с помощью камер видеонаблюдения
Удаленные проверки бесшумные и неожиданные, сотрудники объекта не могут узнать, что проверка началась или закончилась. Это добавляет объективности получаемым результатам.
Мясной бизнес ГК «Русагро» - очень прогрессивное бизнес-направление, в котором давно проводятся проверки по обширным опросным листам: обычно в них входит более 100 пунктов. Чек-лист направлен на проверку ветеринарных аптек, КПП, внутренних галерей с животными, “чистых”, “серых”, “грязных” зон и многого другого! На данный момент использование CheckOffice в этом бизнес-направлении только набирает обороты.
Как планируем дальше использовать сервис?
Помимо текущих направлений использования мы планируем активно тестировать модуль “Задачи” CheckOffice. Нам нравится простой интерфейс системы и возможность ставить задачи без привязки к объекту или проверочному процессу. Это значит, что функционал может использоваться и для других сотрудников.
Также у нас есть еще одна интересная идея: использовать сервис для контроля требований биобезопасности - для проведения выездных проверок личных подсобных хозяйств на наличие свинопоголовья у сотрудников мясного бизнеса.
Итоги внедрения CheckOffice
По результатам использования CheckOffice мы получили эффективный инструмент для выявления нарушений и расследования инцидентов в области безопасности объектов. Хотим отметить несколько важных на наш взгляд преимуществ:
- Возможность быстро развернуть сервис даже для большого количества сотрудников и сложной организационной структуры. Нам удалось сделать это всего за пару недель. Также мы оперативно смогли внести объекты, в этом нам помогли сотрудники CheckOffice
- Вопросов по использованию сервиса было действительно мало, это тоже очень важный показатель. А если и возникали какие-то трудности, их быстро можно было решить с помощью чата поддержки
- После настройки сервиса нет необходимости каждый день заходить в него и что-либо дополнительно контролировать, вносить правки
- Особенно нам нравится функционал “Центр экспорта” - он очень гибкий и позволяет выгрузить необходимые данные в разных разрезах и поработать с нарушениями
«Наша задача была в том, чтобы внедрить систему, которая помогла бы дирекции по безопасности объектов контролировать самих себя. CheckОffice помог эту задачу решить. Самый главный эффект от внедрения – сформированная система централизованного сбора, обработки и аналитики данных по результатам проверок безопасности на наших объектах»