Рубрика развивается при поддержке

Самая важная рекомендация по внедрению ИТ-систем

Рекомендаций по внедрению систем управления у нас накопилось уже на целую книгу, но книгу долго писать и читать. Я просто поделюсь самой главной из них, которая также актуальна для любой ИТ-системы.

В закладки

Этот вывод мы сделали, плотно участвуя во внедрении собственной системы Yougile не менее чем в 100 компаниях.

Необходимо планировать внедрение системы и относиться к этому, как к отдельному проекту. И чем больше компания, тем этот проект сложнее.

Многие почему-то думают, что систематизация рабочих процессов произойдет быстро, и ничего специально делать не надо. Достаточно просто поставить систему и попросить всех ею пользоваться. Но на деле это совсем не так!

В этой статье мы поделимся своим опытом – расскажем о принципах и этапах внедрения систем, а также покажем 2 примера.

Как происходит обычно

Мы часто слышим от компаний: «Мы подошли к этому вопросу, выбрали систему управления проектами, организовали процессы – но у нас не пошло».

Задаем вопрос: «А что именно вы сделали, какие этапы внедрения системы прошли?».

Они отвечают: «Поставили задачи, пригласили сотрудников, объяснили всем, как пользоваться. Но все быстро заглохло, люди по привычке ставили и обсуждали задачи вне системы, устно или в мессенджерах».

Так и должно быть, это обычная ситуация. И это совсем не зависит от системы управления. Так будет всегда, с любой системой, если не заложить время под ее внедрение и не следовать плану и определенным принципам.

Принципы внедрения системы:

  • Необходимо тщательно, поэтапно планировать внедрение системы управления проектами и выделять для этого определенные ресурсы.
  • Чем больше команда, тем длиннее и сложнее проект. Не всем понравятся новые правила.
  • Будет несколько этапов: формирование нового процесса и сопротивление, тестирование и привыкание, закрепление и борьба за новый подход.
  • Прошлый опыт важен. Люди, привыкшие передавать задачи «из уст в уста» не перестроятся мгновенно.

План внедрения

Универсального плана внедрения нет, но в начале этого процесса все команды проходят примерно одинаковые этапы:

Этап 1. Выбор решения и цели

Если компания берет первую попавшуюся систему (на выбор руководства) и не ставит перед собой точной цели, то скорее всего эта затея провалится.

Компании, которые успешно систематизируют рабочие процессы, выбирают систему совместно с командой. И обязательно ставят четкие цели, тоже всей командой. Например: «Сделать так, чтобы через 1 месяц все задачи были перенесены в систему управления».

Этап 2. Формирование новых правил

На этом этапе идея начинает приживаться на ментальном уровне. Люди привыкают к новому процессу. И главная задача сейчас – сформировать внутренние правила. Правила должны делать работу с системой удобной и понятной для всех.

Например: как часто надо ставить задачи? «Сделать макет» – это задача, или надо расписать ее подробнее и разбить на этапы? В какой момент задачи закрывать? Что делать с невыполненными задачами: закрывать и открывать заново, переносить на следующую неделю, продлевать срок?

В команде должен сформироваться ряд гласных и негласных правил. Важно, чтобы менеджер, который отвечает за процесс внедрения системы, как можно больше общался с командой, пропагандировал новый подход и транслировал его ценности.

Этап 3. Узаконивание новых правил

Хороший менеджер фиксирует все эффективные паттерны и убирает более слабые. К примеру, команде не нравится идея ставить дедлайн со строго определенным часом, и менеджер формирует правило – ставить дедлайны только с датой, без указания времени.

Процесс «брожения» идей нужно в конце концов останавливать, новые правила должны быть сформулированы в виде методологии. Успешные команды формируют методологию за 1-2 недели, неуспешные растягивают этот процесс на полгода и оставляют его открытым.

Если менеджер продолжает следить за процессами и за исполнением методологии, то внедрение системы обречено на успех.

Примеры планов внедрения

Вот так в IT-компании из 120 человек выглядел план по внедрению. Он размещался на общей доске годовых планов по разным отделам:

А вот так внедрял систему небольшой стартап:

Сколько времени потребуется на внедрение

Есть хороший подход для грубой оценки времени на внедрение. Потребуется примерно 1 день на каждого человека. Так, если в вашей компании или отделе 10 человек, процесс внедрения системы займет 2 рабочих недели.

С чем вам придется столкнуться

Представьте, что вам требуется всех в вашей команде научить бегать по 1000 м три раза в неделю. У вас будут единомышленники, будут те, кто побежит за компанию, а будут и те, кого от этого тошнит. После месяца регулярных тренировок большинство сотрудников в итоге останутся довольны, что приобрели новую здоровую привычку. Но это, как и с системой управления проектами, не произойдет за один день.

Материал опубликован пользователем.
Нажмите кнопку «Написать», чтобы поделиться мнением или рассказать о своём проекте.

Написать
{ "author_name": "Екатерина Северная", "author_type": "self", "tags": [], "comments": 0, "likes": -1, "favorites": 9, "is_advertisement": false, "subsite_label": "services", "id": 90218, "is_wide": false, "is_ugc": true, "date": "Tue, 29 Oct 2019 15:33:16 +0300", "is_special": false }
Облачная платформа
Основа для цифровизации бизнеса
Объявление на vc.ru
Трибуна
ApiX-Drive — онлайн-коннектор разных сервисов и приложений между собой без программистов
Привет, меня зовут Игорь Шамин, я основатель сервиса ApiX-Drive.
0
{ "id": 90218, "author_id": 385693, "diff_limit": 1000, "urls": {"diff":"\/comments\/90218\/get","add":"\/comments\/90218\/add","edit":"\/comments\/edit","remove":"\/admin\/comments\/remove","pin":"\/admin\/comments\/pin","get4edit":"\/comments\/get4edit","complain":"\/comments\/complain","load_more":"\/comments\/loading\/90218"}, "attach_limit": 2, "max_comment_text_length": 5000, "subsite_id": 200396, "last_count_and_date": null }
Комментариев нет
Популярные
По порядку
{ "page_type": "article" }

Прямой эфир

[ { "id": 1, "label": "100%×150_Branding_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox_method": "createAdaptive", "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfl" } } }, { "id": 2, "label": "1200х400", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfn" } } }, { "id": 3, "label": "240х200 _ТГБ_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fizc" } } }, { "id": 4, "label": "Article Branding", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "cfovx", "p2": "glug" } } }, { "id": 5, "label": "300x500_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfk" } } }, { "id": 6, "label": "1180х250_Interpool_баннер над комментариями_Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "h", "ps": "bugf", "p2": "ffyh" } } }, { "id": 7, "label": "Article Footer 100%_desktop_mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjxb" } } }, { "id": 8, "label": "Fullscreen Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjoh" } } }, { "id": 9, "label": "Fullscreen Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjog" } } }, { "id": 10, "disable": true, "label": "Native Partner Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "clmf", "p2": "fmyb" } } }, { "id": 11, "disable": true, "label": "Native Partner Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "clmf", "p2": "fmyc" } } }, { "id": 12, "label": "Кнопка в шапке", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "bscsh", "p2": "fdhx" } } }, { "id": 13, "label": "DM InPage Video PartnerCode", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox_method": "createAdaptive", "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "h", "ps": "bugf", "p2": "flvn" } } }, { "id": 14, "label": "Yandex context video banner", "provider": "yandex", "yandex": { "block_id": "VI-223676-0", "render_to": "inpage_VI-223676-0-1104503429", "adfox_url": "//ads.adfox.ru/228129/getCode?pp=h&ps=bugf&p2=fpjw&puid1=&puid2=&puid3=&puid4=&puid8=&puid9=&puid10=&puid21=&puid22=&puid31=&puid32=&puid33=&fmt=1&dl={REFERER}&pr=" } }, { "id": 15, "label": "Баннер в ленте на главной", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "byudx", "p2": "ftjf" } } }, { "id": 16, "label": "Кнопка в шапке мобайл", "provider": "adfox", "adaptive": [ "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "byzqf", "p2": "ftwx" } } }, { "id": 17, "label": "Stratum Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fzvb" } } }, { "id": 18, "label": "Stratum Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "tablet", "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fzvc" } } }, { "id": 19, "disable": true, "label": "Тизер на главной", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "cbltd", "p2": "gazs" } } }, { "id": 20, "label": "Кнопка в сайдбаре", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "cgxmr", "p2": "gnwc" } } } ] { "page_type": "default" }