Ведёшь проекты, раздаёшь задачи, следишь за сроками, а потом бац! И оказывается, что первая половина сотрудников сидела без задач, а вторая — потерялась в бэклоге.
Рассказываем, как наши менеджеры и руководитель исправили эту ситуацию и почти перешли на ActiveCollab.
Привет, меня зовут Лиза. Я руковожу фронтенд-аутсорсом Лига А. Мы делаем вёрстку и фронтенд любой сложности — от простых страничек до больших сервисов. В проектах участвуют разработчики, менеджеры и тестировщики, поэтому ниже буду рассказывать про них и их работу в ActiveCollab.
С чего всё началось
Ещё несколько месяцев назад мы вели проекты в Битриксе. Сначала было легко, а когда проектов стало больше 20 — неудобно и сложно.
Обычно наша работа над проектом проходила так:
→ Менеджер следил за всеми проектами через Битрикс. Когда приходил новый клиент, нужно было собирать команду. Поэтому менеджер шёл и договаривался с разработчиками устно — спрашивал кто свободен, а кто занят.
→ Дальше начиналась путанница. В Битриксе есть много разделов с подразделами и проект «сверху» не видно. Поэтому менеджер не видел загруженность каждого разработчика и не мог спланировать работу на несколько недель вперёд. Иногда, кто-то оставался без задач, потому что менеджер забыл до него дойти.
→ Получалось так, что разработчик тоже не видел проект «сверху», поэтому ждал отмашку менеджера, чтобы начать работу. Но так и не получили её.
→ Всё путалось, проекты горели, а деньги утекали от компании, потому что проектная нагрузка была не актуальна — мы выполняли меньше задач, чем на самом деле могли бы делать.
Так процесс потихоньку начал нас смущать — не хватало отлаженной системы. И вот 3 месяца назад к нам присоединился руководитель — Женя, который посмотрел на это свежим взглядом.
С помощью нового сервиса мы хотели закрыть 2 проблемные темы — «вроде работаем, а денег нет» и «как посмотреть, что вообще происходит в компании «сверху».
К счастью, Женя уже знал про ActiveCollab, поэтому мы сразу начали его тестировать. Дальше расскажем, что это за сервис, какие у него есть «плюшки» и почему с ним удобно, даже когда на руках 20 параллельных проектов и более.
Что такое ActiveCollab
ActiveCollab — сервис для управления проектами. Он заточен под задачи агентства — это разная работа с заказчиком по креативным проектам. Например, разработка, дизайн или маркетинг.
Что умеет ActiveCollab
На самом деле, умеет всё, что нужно команде во время проекта. Например, мы закрыли сразу несколько задач.
Тасктрекер — трекаем задачи в виде канбан доски, таймлайна или таблицы.
Таймшит — трекаем время каждого разработчика и менеджера.
Планирование нагрузки — смотрим на все задачи «сверху» и планируем процесс на несколько недель вперёд.
Деньги — считаем приходы и затраты, отслеживаем взаимодействие с клиентским отделом.
Что нравится нашему менеджеру 💙
Можем трекать время каждый день
У каждого разработчика есть ставка в час, которую мы продаем клиенту — у нас есть смета, на которую мы договорились. Внутри AC есть прямо бюджет на весь проект.
Когда разработчик трекает время, сразу видно, сколько денег мы потратили из бюджета. Это даёт информацию о том, на какой стадии сейчас находится проект.
Больше не измеряем проект неделями
Были ситуации, когда разработчик работал не целый день, а 2 часа. Так случалось, потому что мы не видели время — сколько часов он потратил и сколько ещё осталось. Может он где-то застрял и ждёт решение от менеджера.
В итоге проект мог растянуться на 5 недель и при этом разработчик какое-то время сидел без задач. Мы не видели, чем он занимается в текущий момент и какая у него нагрузка.
Сейчас в календаре мы отслеживаем проект на несколько недель вперёд. Поэтому сразу видим, когда кто-то из разработчиков задерживается по срокам. И сразу приходим к нему на помощь.
Понимаем, сколько денег приносит проект
На самом деле, проект мог быть прибыльным. Условно, продали 100 часов — потратили на задачу 100 часов. Но, если наш разработчик сидит без задач, а проект идёт, получается, в конце мы должны заплатить ему деньги, хотя он почти не работал над проектом.
Теперь мы видим всех сотрудников и их часы, поэтому можем уверенно отдавать отчёт клиенту. Знаем, что производство загружено так, как должно быть.
Заносим время за 5 минут
Раньше у нас были вечерние отчёты. Это когда каждый разработчик скидывает время и задачи в виде таблицы за день. Было неудобно, иногда таблицы терялись.
Сейчас у нас есть автоматический отчёт, потому что AС трекает время и на доске отмечаются все задачи. Можно смотреть, что было сделано за каждый день.
Проекты сохраняются
Все проекты сохраняются в системе навсегда. Клиент может прийти через полгода и посмотреть отчёт заново.
Информация по работе меняется сразу, когда разработчик занес информацию.
Плюс для любого менеджера — шаблон
Это относится к моменту, когда клиент заключил с нами договор и мы можем начинать работу. Раньше заполняли длинные карточки в Битриксе и теряли их.
Сейчас менеджер создает проект по шаблону. Внутри есть вся информация: имя, команда, время, вид услуги (фиксированный бюджет или T&M), стек и статус проекта.
Как улучшилась работа над проектами
💅🏼 Самое крутое — разработчики и менеджеры видят, сколько осталось до конца проекта. Появилось понимание, что все задачи делаются в рабочее время и оплачиваются.
Менеджер видит всех, кто сидит без работы. Стало проще планировать и распределять разработчиков на проект: загружаем того, кто ещё не занят. Раньше это можно было сделать только путем разговора или через Битрикс.
Когда ты видишь все визуально, проще планировать задачи и со стороны клиента и со стороны производства.
Нравится ли работа в ActiveCollab нашей команде?
Прайс 💵
Есть 3 прайса на выбор, у нас третий — самый популярный. Мы платим 14$ в месяц за человека — подойдёт для команд, которым необходимо отслеживать время, организовывать свои проекты и выставлять им счета.
Ещё есть за 9$ в месяц — для команд и компаний, которым необходимо просматривать весь рабочий процесс в одном месте.
И за 11$ в месяц — для небольших команд, которым нужна платформа для совместной работы и управления проектами.
Вывод: стоит ли внедрять ActiveCollab в свою команду?
Наш руководитель Женя одобряет и говорит, что оно того стоит. Особенно, когда у вас много параллельных проектов и вам нужно следить за нагрузкой каждого сотрудника.
Из-за того, что мы видим нагрузку каждого сотрудника сразу, мы понимаем, есть у нас для него проекты или нет. А когда мы знаем, что у нас мало проектов и много людей, мы можем вовремя дать звонок клиентскому отделу о том, что проектов недостаточно.
Давайте обсудим
Расскажите, пользовались ли вы ActiveCollab с командой? Что понравилось, а что нет?
А если хотите сделать свой сервис и вам нужен сильный фронтенд, пишите нам на почту. А если нужен бэкенд, посоветуем знакомых.
Подписывайтесь на телеграм канал Лиги А. Пишем про опыт, процессы и команду.