Руководитель направления бизнес-математики BIA Technologies Юрий Кузьмин рассказывает, как автоматизация сквозных процессов помогает предприятию быстро реагировать на перемены, эффективно планировать продажи, а также экономит время и деньги.
Сегодня из-за активно меняющихся рынков, курсов валют, внешнеполитических событий предприятиям приходится быстро реагировать на перемены и принимать решения о перераспределении бюджетов по продуктам.
Как работает S&OP
Система планирования S&OP (Sales & Operations Planning — планирование продаж и операций) позволяет быстро анализировать данные и принимать решения. Она помогает планировать работу предприятия в целом, учитывая процессы ключевых бизнес-блоков: продаж, производства, закупок и сбыта готовой продукции. Процесс S&OP можно разделить на следующие этапы:
1. Объединение данных из систем учета по результатам работы предприятия.
2. Расчет планового спроса на товар, который производит компания.
3. Расчет плана производства продукции.
4. Расчет плана закупок сырья.
5. Балансировка спроса и цепей поставок.
6. Согласование финальных результатов участниками процесса планирования.
Система сама рассчитывает план продаж на год или два, исходя из исторических данных по продажам. Если завтра продажи будут другие, она пересчитывает план, таким образом реализован процесс скользящего планирования. Это живой рабочий инструмент, с которым нужно взаимодействовать для получения максимально возможной точности планирования.
Чтобы составить план производства, система в режиме оптимизации подбирает наилучший объем того или иного товара, учитывая данные по начальным остаткам на складе и другие ограничения, и выдает финансовый результат. При этом в цель оптимизации заложена задача минимизации складских остатков на горизонте планирования. В итоге мы можем оценить затраты, подсчитать чистую прибыль и маржинальность.
Согласование действий и отслеживание плана продаж
Обычно процесс S&OP на предприятии ведется разрозненно, а для обработки данных используется программа для работы с электронными таблицами Excel. На выполнение таких действий, как создание нового сценария или сценарный анализ результатов расчета затрачивается огромное количество ручного труда.
S&OP-модель по сравнению с таблицами Excel имеет ряд преимуществ:
- выгода для бизнеса
За блоки продаж, закупок, производства и финансов отвечают разные люди, и им нужно договариваться, чтобы достигнуть единого решения. В модели S&OP, помимо инструмента быстрого реагирования на изменения рынка, предусмотрен функционал системы согласования действий. Это полностью автоматизированный процесс, который позволяет существенно сэкономить время, избавиться от рядовых встреч, ускорить планирование и принятие решений.
- гибкий процесс работы
Когда мы планируем и закладываем что-то заранее, то представляем несколько сценариев продаж товаров. Например, оптимистичный и пессимистичный. Каждый из них нужно просчитать. S&OP позволяет легко копировать один сценарий в другой нажатием двух кнопок, что дает возможность планировать не с нуля. Допустим, мы создали базовый план, скопировали его в новую версию и создали на ее основе оптимистичный сценарий продаж. На это мы потратим максимум час, в то время как в Excel создание одной версии может занять два рабочих дня. S&OP — удобный, быстрый функционал, который экономит очень много времени.
- технический аспект
В оптимизационных расчетах система сама предлагает наилучшее решение. Платформа, которая задействована в S&OP-модели, позволяет использовать для расчетов солверы — программы, которые просчитывают наилучшее решение. В системе есть возможность моделировать реалистичные сценарии производства на основе прогнозного спроса и анализа более 400 различных параметров и подбирает лучший план продаж, и закупок.
- широкие возможности модели относительно её функционала
Визуализация отчетов: графики, их вариативность и контекстное отображение — одна из функциональных особенностей S&OP решения, при этом визуальная составляющая находится на одном уровне с BI-системами. Это позволяет оперативно анализировать нужную информацию.
В решении S&OP есть дополняющий модуль S&OE (Sales & Operations Execution — выполнение плана продаж и операций). Он позволяет не только планировать, но и отслеживать выполнение задуманного. Этот модуль реализуется в виде еще одной версии. Фактические данные подгружаются в систему в онлайн-режиме, план пересчитывается, дата перехода с факта на план сдвигается. Все сведения каждый день обновляются. Мы видим на графиках версионный анализ: на сколько процентов выполнили план, где есть просадки, по какому SKU (единица складского учета) или товарной категории.
Как автоматизация S&OP экономит время и человеческие ресурсы
Каждое внедрение данного инструмента по-своему уникально. Это масштабный проект, который подразумевает перекладку бизнес-процессов заказчика в модель и ее дальнейшую адаптацию. Важно понимать, что решение не коробочное и индивидуально настраивается, в том числе в расчетной части, под каждого заказчика.
Однако в отличие от модели, когда на предприятии для обработки данных используется система Excel, решение S&OP автоматизировано и имеет ряд готовых инструментов. Специалисты по планированию на предприятии не тратят время на лишние действия, и в течение получаса достигают результата расчета данных по новой версии плана.
Система согласования в S&OP также автоматизирована. Она похожа на мессенджер, где сотрудники предприятия работают вместе в режиме реального времени, пишут комментарии, задают друг другу вопросы. Такое усовершенствование рабочего процесса позволяет не тратить время на дополнительные встречи и быстрее достигать решений по рабочим вопросам.
В чем выгода использования S&OP
Используя S&OP, каждое предприятие получает определенную выгоду:
1. рост прибыли за счет более высокой точности планирования;
Каким бы планированием заказчик не занимался, наш опыт показывает, что при работе с системой Excel файлы заполняются в полуручном режиме специалистом на предприятии. S&OP не заменит специалиста, но поможет ему быстрее планировать, проявлять свою экспертизу по гораздо большему объему задач.
2. сокращение затрат за счет минимизации остатков;
В закупках сырья формируются свои остатки, в производстве товаров — другие. Уменьшая их, предприятие увеличивает объем вакантного места на складе, который может заполнить новым сырьем и новым товаром. Это сокращает затраты и открывает новые возможности для повышения оборачиваемости, роста объема товара, который предприятие продает.
3. экономия самого ценного ресурса — времени.
S&OP помогает оперативно принимать решения и быстрее планировать.
Рассмотрим кейс нашего клиента, производителя макаронных изделий, входящего в пятерку крупнейших предприятий отрасли. Планирование в 1С там происходило вручную, что усложняло процесс работы. Внедрение модели S&OP на предприятии позволило достигнуть весомых бизнес-результатов. Мы предложили ряд решений: настроили полный цикл обмена данными, разработали персональный рабочий стол для каждого специалиста, внедрили системы согласования планов и расчета KPI в блоке прогнозирования продаж, а также отладили блок управления производством. В итоге точность плана выросла на 7%, скорость процесса планирования — на 20%, а операционные и финансовые показатели предприятия — на 6%. Процесс планирования продаж и операций стал прозрачнее на всех уровнях.
Другой пример использования S&OP – история крупного производителя соков и морсов. У завода с 18 производственными линиями и выручкой в 40 млрд рублей была низкая точность прогноза продаж и малый процент автоматизации согласования планов. Мы предложили блок из S&OP решения: точный многовариантный прогноз продаж с очищением входных данных со скользящим планированием, многоуровневую автоматизированную систему согласования с диаграммой Ганта, гибкие дэшборды и представления с возможностью настройки пользователями, финансовый блок с версионным анализом. Благодаря данным инструментам, точность прогноза продаж выросла на 15%, скорость планирования — на 30% за счет автоматизации процесса, а также были автоматизированы what if анализ и сценарное планирование.
Подводя итог, отметим, что S&OP — сквозной процесс планирования, который затрагивает несколько ключевых функций в компании: закупки, производство, продажи. Внедрение такого ИТ-инструмента избавляет от множества файлов, несогласованных действий и последствий некорректного планирования. Процесс закупок, производства и продаж становится абсолютно прозрачным, производство работает на полную мощность без простоев, растет оборачиваемость товаров и прибыль компании.