Как быстро перевести документооборот с клиентами-физлицами в онлайн, не вставая с кресла?

Многие считают, что обмениваться документами в электронном виде могут только юридические лица через сервисы ЭДО. Постараемся развеять этот миф и доказать, что перейти на электронный документооборот быстро и просто может даже малый и средний бизнес, не вставая с кресла и, самое главное, не поднимая с него своих клиентов.

Представьте компанию, производящую кухни на заказ. В месяц она заключает примерно 50 договоров. Для каждого клиента проводится замер, утверждается дизайн-проект, запускается производство и осуществляется установка. Во избежание спорных ситуаций каждый этап нужно закреплять юридически, а это довольно много бумаги и в нескольких экземплярах. Только вот мебельное производство находится в Нижнем Новгороде, а клиенты – в Москве. Подписать с ними документы будет нелегко, а главное – дорого. Подписанные PDF-файлы не имеют юридической силы, а работа без закрепленных обязательств – непрофессиональна. В этом случае на помощь приходит мобильная электронная подпись. Она позволяет подписать документ юридически значимой подписью и отправить его через мессенджер или по электронной почте в несколько кликов. Но как быть, если клиенты нашей компании по производству кухонь – физические лица без электронной подписи?

Сервис мобильной электронной подписи Sign.Me предусмотрел и это. В числе услуг сервиса есть гибкий корпоративный тариф, при котором ЭП приобретается не только для компании, но и для ее клиентов-физлиц. Они просто скачивают приложение Sign.Me, подтверждают выпуск ЭП через свой аккаунт на Госуслугах (важно, чтобы он был верифицированный) и подписывают входящие документы всего в пару касаний. Все расходы за физических лиц в таком случае покрывает предприниматель – компания по производству кухонь. Это удобно всем: никакой сложной логистики, тонн бумаги, при этом 100% юридическая значимость и экономия, ведь «клиентская» ЭП будет обходиться дешевле, чем стоимость услуг курьера для передачи пакета документов, тем более в другой город.

В данном примере речь идет о НЭП – усиленной неквалифицированной электронной подписи, которой можно подписывать большинство значимых документов. Если говорить о других видах электронной подписи, то всего их в российском законодательстве выделяется три:

• Простая электронная подпись (ПЭП)
• Усиленная неквалифицированная электронная подпись (НЭП)
• Усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП)

Отличаются они своей архитектурой и возможностями. ПЭП – самый простой и наименее защищенный вид электронной подписи, с которым вы наверняка не раз встречались: подтверждение по СМС или логин-пароль при входе в онлайн-банк. Существенный недостаток ПЭП заключается в том, что она не позволяет точно определить подписанта и не гарантирует неизменность документа после его подписания. Таким образом, в случае возникновения спорных ситуаций появится необходимость в каждом конкретном случае устанавливать подписанта путем проведения судебных разбирательств, также документ после подписания ПЭП может быть изменен в одностороннем порядке. Данный вид подписи слабо защищен от мошеннических действий и не подходит для действительно важных документов.

НЭП и КЭП дают абсолютно другой уровень надежности: они идентифицируют личность и гарантируют неизменность документа после его подписания. При этом КЭП из них – наиболее безопасная и приравнивается к собственноручной подписи. НЭП же является золотой серединой среди всех трех видов. Требования регулятора к ней мягче, надежность по-прежнему высокая, а применять ее можно почти для всех документов за исключением, например, регистрации новых юридических лиц, сделок с занесением в государственные реестры и подписания счетов-фактур. Но самое главное преимущество НЭП состоит в том, что закон разрешает получить ее онлайн – с подтверждением через верифицированную учетную запись на Госуслугах, как это реализовано в сервисе мобильной электронной подписи Sign.Me и описано в примере выше. Также для использования НЭП в документообороте участникам необходимо заключить соглашение о приравнивании усиленной неквалифицированной подписи к собственноручной – в приложении такое соглашение подписывается по умолчанию всеми пользователями.

Пользователю достаточно установить мобильное приложение Sign.Me и подтвердить выпуск сертификата ЭП с помощью Госуслуг. После этого он сможет подписывать документы любого формата и отправлять их по почте или в мессенджеры.

При помощи НЭП от Sign.Me можно:

• Наладить кадровый электронный документооборот;
• Дистанционно заключить трудовой договор;
• Подписать договор услуг;
• Подписать закрывающие документы (кроме счетов-фактур) и т.д.

Если говорить в целом о преимуществах использования ЭП для бизнеса, их очень много. К примеру:

• Повышение скорости рабочих процессов. Вы сможете освободить время для более важных бизнес-задач вместо того, чтобы заказывать курьера и отслеживать доставку.
• Безопасность. Документ не будет проходить через несколько рук, а значит потерять его будет практически невозможно.
• Экономия на издержках. Электронная подпись помогает снизить затраты на закупку и хранение бумаги, печать и курьерскую доставку. В среднем при использовании ЭП Sign.Me расходы производителя кухонь из примера выше на бумажный документооборот сокращаются в 2 раза. При больших объемах документооборота экономия будет расти соответствующе.
• Корпоративная социальная ответственность и репутация. Компания, выбирающая ЭП, вносит свой вклад в сохранение природы и выглядит в глазах потребителей более экологичной, цифровой и современной.

Как видите, преимущества электронной подписи многочисленны: вы можете расширить географию своего бизнеса, сэкономить на операционных издержках и сделать все договоренности прозрачными и юридически значимыми, что даст вашему клиенту уверенность в надежности компании и гарантии исполнения обязательств.

Есть все шансы, что совсем скоро на электронное подписание документов перейдут практически все компании и физлица, так как этот способ наиболее надежный, современный и эффективный. К тому же, процесс выпуска ЭП займет у вас не больше 2 минут, и для этого даже не нужно будет вставать с кресла!