Как международная экспедиторская компания родом из Челябинска сэкономила 1,5 млн рублей с помощью ЭДО

Компания «Менеджер Доставки» смогла с нуля выстроить бизнес после ввода санкций и вырасти в 10 раз за полтора года. Сервис ЭДО Контур.Диадок помог предприятию отказаться от бумаги на 100% и ускорить документооборот.

«Менеджер Доставки» предоставляет услуги по доставке коммерческих грузов по всему миру. Основные направления работы — Китай, Турция, ОАЭ, Индия, Европа. Также компания активно помогает российским экспортерам выводить товар в новые страны.

В 2022 году предприятие пострадало из-за санкций, и бизнес фактически закрылся. Всё пришлось строить заново, с нуля. Реновация позволила «Менеджеру Доставки» полностью отказаться от обмена бумажными документами и ведения архивов. Электронный документооборот (ЭДО) в компании запустили с первого дня.

В качестве сервиса ЭДО выбрали Контур.Диадок, потому что в нем работает большое количество организаций. Также сотрудники компании отмечают, что Диадок по-настоящему удобный с точки зрения пользователя, а обучение работе в нем занимает всего 10 минут.

Вся работа экспедиторской компании полностью выстроена онлайн. Поэтому вопрос интеграции с сервисом ЭДО стоял остро. Сначала в «Менеджер Доставки» решили вопрос с незнакомой отраслевой CRM, которую нужно было связать с 1С и Диадоком. Затем — формализовали документы в нужном формате, сделали доверенности сотрудникам и распределили обязанности и зоны доступа по всем подразделениям.

Сейчас сервис ЭДО Контур.Диадок пронизывает работу каждого сотрудника, и все находят пользу в инструменте. В бухгалтерии автоматизировали сквозную отправку актов выполненных работ в формате xml по схеме: CRM — 1C — Диадок. Отдел логистики в сервисе ЭДО получает и регистрирует доверенности от клиентов, принимает счета на оплату и подписывает заявки от перевозчиков. Отдел продаж приглашает клиентов к обмену и затем загружает договоры на подпись руководителю.

Логистической компании ЭДО позволяет сокращать прямые издержки на:

— выпуск и доставку доверенностей для таможни,

— доставку закрывающих документов,

— обмен договорами.

Если другие компании регистрируют доверенности на таможне два–три дня, при этом тратят деньги и оставляют углеродный след, то «Менеджер Доставки» делает это за пять минут и совершенно бесплатно. Предприятие полностью отказалось от бумажных экспедиторских расписок в первый же день работы.

Работа в ЭДО — одно из основных условий, которое компания устанавливает для своих подрядчиков. А для подключения к ЭДО клиентов были созданы развернутые инструкции: как быстро запустить и наладить работу в системах Контура.

Кроме того, «Менеджер Доставки» показывает своим контрагентам в цифрах, что работа с ЭДО — выгодна. Электронные документы помогают компании экономить не только свои финансовые ресурсы, но и ресурсы клиентов. Так, за месяц удается сохранить:

— до 50 тыс. рублей на регистрации доверенностей;

— до 5 тыс. рублей на бумаге и почтовых услугах;

— около 50 тыс. рублей на зарплате офис-менеджера.

Благодаря такому подходу «Менеджер Доставки» привлекла к обмену через ЭДО 99% клиентов. А это позволило практически на 100% отказаться от бумаги и принтера. За полтора года работы компания отправила и получила тысячи документов и сэкономила более 1,5 млн рублей.

Сотрудники компании не используют бумагу, ручки, карандаши, блокноты, принтеры — работают только в электронных девайсах. Это позволяет «Менеджеру Доставки» вносить вклад в экологию и сохранять четыре дерева в год.

Впечатляющие результаты компании оценило независимое жюри премии «ПРО ЭДО — 2023». «Менеджер Доставки» вышла в финал номинации «Про активность: эффективное подключение контрагентов». Члены комиссии особенно отметили, что компания смогла не только заново отстроить бизнес, но и привлечь к обмену через ЭДО почти всех своих контрагентов.