Всем привет, я — Антон Белов, управляющий собственник компании Tool-kit.tech. Мы занимаемся разработкой IT-систем, но если говорить коротко, то мы упрощаем жизнь бизнесу. Сегодня я расскажу про такую важную часть бизнеса, как закупки.
Видео на эту тему можете посмотреть у нас на канале.
Давайте подумаем: что вынуждает компании автоматизировать процессы закупок и работу с поставщиками?
Представьте, что вы — руководитель отдела закупок или директор по развитию в крупной торговой компании. Под вашим началом трудится команда специалистов, каждый из которых выполняет определенную роль в процессе закупок. Ваша основная задача — управлять процессами и разрешать возникающие проблемы и конфликты.
Задача вашей команды — получать данные от поставщиков и передавать их в систему. Чаще всего это 1С, но это не принципиально, вы можете представить любую систему управления ресурсами.
Сотрудники, осуществляющие процесс закупок, должны согласовывать документы, передавать информацию между отделами и получать данные от поставщиков, а затем заносить все это в 1С. При ручном управлении они выполняют роль «жонглеров», перекидывая задачи между собой и стараясь обеспечить непрерывность процесса.
При таком подходе возникают три БОЛЬШИЕ проблемы
1. Ошибки в данных
- Информация вносится беспорядочно (ассортимент внесен некорректно; цена на товар установлена неправильно).
- Нарушается иерархия в каталоге, потому что позиции все время вносятся не туда.
- Случайно удаляются важные данные.
- Случайно добавляется лишняя информация.
2. Разный формат внесения данных
- Появляются дубликаты товаров или услуг, которые были внесены под разными названиями. Это приводит к путанице и затрудняет поиск нужной информации.
- В итоге в информации о поставщиках и номенклатуре просто не разобраться.
3. Сложная коммуникация
- Обмен материалами с поставщиками и согласования выполняются через почту и личную коммуникацию. Все цены хранятся в 1С. PIM-системы (коротко расскажу о ней ниже) нет, что ведет к потере важных писем и данных, сотрудники не сразу отвечают на сообщения и могут забывать загрузить необходимые файлы в систему учета.
- В результате поставщик может подолгу не получать реакции на свои запросы или действия со стороны компании, все процессы начинают тормозить, что выливается в несостыковку плана поставок и вопросы к вам.
Вашим сотрудникам требуется все больше времени, и при кратном увеличении количества поставщиков времени для корректной обработки собираемых данных становится недостаточно.
Несогласованность в работе отделов, участвующих в процессе закупок, приводит к проблемам в управлении компанией. Ручной сбор статистики и управление категориями товаров и услуг требует много времени и сил. Решения, принимающиеся на основе устаревшей информации, оказываются ошибочными.
Без использования автоматизированных систем управления может быть трудно контролировать и стандартизировать рабочие процессы, особенно в больших компаниях с многоуровневой иерархией.
Вы можете возразить:
— Если обрасти качественными регламентами и правилами ведения номенклатуры, все будет работать корректно!
Конечно, можно стандартизировать процессы, внедряя должностные инструкции и обучая людей. И это следует делать! Но как удерживать процесс, не создавая подразделение контроля качества его исполнения и не набирая туда такое же количество сотрудников, как в отделе закупок?
Именно поэтому автоматизация становится оптимальным решением для улучшения контроля над ресурсами.
Да, на начальном этапе развития компании автоматизация процессов не является ключевым моментом — процессы еще довольно простые и управляются вручную. Однако когда компания достигает этапа, когда процессы уже сформированы, рынок нащупан и пора масштабировать деятельность, возникает потребность в стандартизации и автоматизации этих процессов для эффективного управления ресурсами.
В результате у компании возникает запрос оцифровать свои текущие бизнес-процессы, чтобы управлять ими с помощью IT-системы.
Конкуренция в отрасли ритейла, в которой работает ваша компания, требует постоянного обновления ассортимента и регулярного пересмотра цен. За всем этим необходимо тщательно следить, чтобы оставаться конкурентоспособными на рынке.
Именно здесь на помощь приходит автоматизация процессов работы с поставщиками и осуществления закупок. Она позволяет сократить время на обработку заказов, оптимизировать затраты и улучшить контроль над выполнением всех необходимых операций.
Что такое SRM
Для таких задач существует отдельный класс систем SRM (не путать с CRM).
SRM — Supplier Relationship Management — система, обеспечивающая полный контроль над всеми бизнес-процессами, в которых участвуют поставщики и закупщики.
Это один из самых популярных типов систем, которые мы разрабатываем. Как правило, такие системы разрабатываются и затачиваются под цели и задачи заказчика, но я перечислю основные моменты для лучшего понимания.
Что умеет SRM:
- Все операции с поставщиками выполняются через онлайн-кабинет, где каждый этап процесса отображается в режиме реального времени.
- Для ввода номенклатуры, управления заказами, обмена документами существуют свои экраны. Процесс получения данных от поставщика автоматизирован.
- Сотрудники всех ваших отделений внесены в SRM и на ключевых этапах контролируют внесение данных поставщиком или предоставляют ему необходимую информацию.
- Уведомления об изменениях на каждом этапе приходят поставщику в личном кабинете.
- Уведомления обо всех действиях, которые требуется сделать, приходят сотрудникам.
- На каждом этапе процесса есть определяемые ответственные лица, и вы можете управлять их загрузкой в реальном времени.
Хорошей аналогией SRM является пример МФЦ, работающая по принципу одного окна. Для вашего бизнеса таким МФЦ будет являться портал поставщика. На нем можно будет сделать все, ни разу не написав и не позвонив менеджеру. Все будет сделано самостоятельно в любое удобное время.
Важно отметить, что SRM-система является дополнением для другого класса систем.
PIM (Product Information Management)
Мы в своей практике встречали разные варианты организации хранилищ данных. Можно хранить данные в 1С, а можно выделять их в отдельную систему. Всё, как и в случае с SRM, упирается в процессы.
В случае, когда данных немного или процесс управления простой, можно обойтись связкой SRM и 1С (или любой другой учетной системы).
Если данных много и для управления ими задействуется много людей и ролей, то стоит задуматься о выделении процесса управления данными в отдельную систему: PIM или MDM.
В PIM хранится вся информация о продуктах. Если же есть необходимость хранить данные не только о продуктах, но и из других справочников, то это уже MDM-система (Master Data Management). MDM-системы могут хранить в себе абсолютно любые справочники.
Наличие PIM или, в расширенном варианте, MDM-системы — это очень удобно! Вся информация о поставщиках и номенклатуре хранится в одном информационном поле:
- Информация о поставщиках и их идентификаторы: ИНН, название компании и др.
- Номенклатура с разными атрибутами, которую можно теперь вести по уникальным шаблонам для каждой категории.
(здесь я предлагаю пока что закончить разговор про PIM и MDM-системы, тем более что поставщик не знает об их существовании: он вносит данные в SRM, а куда они потом попадают — в PIM, MDM или прямо на сайт — его уже не заботит).
Вернемся к SRM. Итак, SRM-система связана с мастер-системой. В ней создается единая информационная база данных, которая позволяет избежать несоответствий и конфликтов в информации. Она является своего рода контейнером, который хранит эталонные данные. От этой системы получают информацию все остальные сервисы, которые работают со справочниками или товарами. И при изменении информации о товаре в мастер-системе она обновляется и в других сервисах.
Таким образом, проблема разного формата данных решается с помощью единой информационной системы. Система позволяет поставщикам обмениваться информацией централизованно по заданному формату через портал, используя проверенные шаблоны. Это упрощает процесс обмена данными и уменьшает вероятность ошибок. Также существенно снижает риски при изменениях работы с поставщиком, либо его уходе.
Теперь поговорим про коммуникацию
При работе с SRM-системой все контактирующие друг с другом лица ведут всю коммуникацию в локальном портале. Сама технология нацелена на определенные действия и не дает возможности ничему улететь в спам, пропасть бесследно или остаться незамеченным. Каждый коммуникационный этап регламентирован на выполнение необходимой задачи.
Сотрудникам отдела закупок вашей компании больше не нужно разгребать тонны писем и каталогов, так как все это приходит в едином формате в определенное время и определенным лицам для согласования по критически важным пунктам.
Вместо вывода
Внедрение SRM-системы позволяет значительно упростить и ускорить процессы взаимодействия с поставщиками (а ведь современный бизнес конкурирует не только за покупателей, но и за поставщиков!)
Чем проще вы как канал продаж, тем легче с вами поставщикам, и тем больше и разнообразнее ваш ассортимент.
Отлаженные процессы позволят без потерь увеличивать объемы торговли. Вы сможете без проблем нанимать новых сотрудников и вводить их в должность в разы быстрее.
Наведение порядка в данных позволяет увеличивать количество номенклатуры, а выросший ассортимент в свою очередь позволяет увеличивать оборот и отвоевывать новые рынки.