Автоматизация управления данными: преимущества и примеры использования

В настоящее время информация считается самой сильной валютой. Ценность данных для делового мира неуклонно возрастает, как в плане стратегии, так и в плане рабочих процессов. Если вы столкнулись с задачей повышения эффективности сбора, интеграции и анализа бизнес-данных, решением может стать автоматизация процессов обработки данных. Одной из наиболее современных и трендовых технологий автоматизации обработки данных является роботизированная автоматизация процессов. В этой статье мы рассмотрим области, в которых RPA может помочь предприятиям в автоматизации управления данными, и рассмотрим пять вариантов использования RPA в бухгалтерском учете, страховании, маркетинге, процессе управления персоналом и финансах.

По оценкам отчета Experian Global Data Report, примерно 30% американских предпринимателей считают, что их операции по управлению данными недостаточно точны. По мере того, как все больше компаний замечают преимущества автоматизации процессов обработки данных, особенно в больших объемах, спрос на RPA растет.RPA – это боты, имитирующие бизнес-процессы, связанные с управлением данными и обычно выполняемые людьми вручную. По сути, это RPA-боты - это программное обеспечение, которое выполняет задачи, основанные на сценариях, ранее выполнявшихся людьми. Любая деловая деятельность включает в себя большое количество трудоемких и повторяющихся задач, которые можно автоматизировать, тем самым освобождая время для более значимых задач, повышая ценность. Например, вместо того, чтобы тратить время сотрудников бухгалтерии на ручную обработку счетов, благодаря помощи RPA они могут сосредоточиться на разработке более разумных способов обеспечения управленческого контроля. Применение RPA в процессах управления данными значительно повышает эффективность таких задач, как ввод, сбор, создание и обновление данных. Все эти задачи повторяются и, как правило, приводят к ошибкам, что снижает качество данных. Хуже того, часто бывает так, что сценарии обработки данных весьма специфичны для бизнес-процессов конкретных компаний или проектов. В таких случаях автоматизация бизнес-процессов должна быть одновременно эффективной и гибкой с учетом контекста. Именно в таких случаях RPA отлично подходит, будь то автоматизация цифровых или IT-процессов, автоматизация процессов управления персоналом или даже автоматизация контента. RPA можно комбинировать с другими методами для создания сложных решений по управлению данными и инструментов автоматизации бизнес-процессов. Роботы могут использоваться для автоматизации управления действиями, такими как извлечение информации из отсканированных документов с использованием оптического распознавания символов (OCR) для создания метаданных и преобразования содержимого в формат, подходящий для больших данных или процессов машинного обучения (ML).

RPA позволяет автоматизировать бизнес-процессы для улучшения результатов во всех областях управления данными. Дополненный машинным обучением и искусственным интеллектом, RPA может упростить ввод данных (например, первоначальную обработку изображений и документов) и улучшить бизнес-процессы за счет сокращения затрачиваемого времени. Это также может снизить затраты на заработную плату для ручных и повторяющихся бизнес-процессов и повысить качество данных. Ниже приведены некоторые преимущества роботизированной автоматизации процессов и возможности улучшения управления данными:

• Замена рутинного ручного ввода данных автоматизированными, запрограммированными ботами
• Возможность подключения к любому внешнему источнику для обработки данных.
• Отсутствие ограничений по объему обрабатываемых данных .
• Ускорение процессов управления данными — частота повторения запросов на обновление данных снижена до 0,1 секунды.
• Предустановки для MS Excel и Google таблиц.
• Оптическое распознавание символов данных из PDF и сканирований.
• Возможности программирования в рамках планирования и построения графиков.
• Возможность установки либо на сервере, либо в облаке.
• Возможность подключения к FTP, SQL, MongoDB и другим базам данных, а также различным приложениям.
• Совместимость с широко распространенными инфраструктурами ETL (Amazon Redshift, BigQuery, Snowflake).

Деятельность, которая может быть автоматизирована с помощью RPA, в % от объема задач(сумма может быть не равна 100% по причине округления).Источник: McKinsey

Чтобы проиллюстрировать преимущества RPA, описанные выше, рассмотрим пять реальных примеров применения RPA в основных областях бизнеса: бухгалтерский учет, страхование, маркетинг, управление персоналом и финансы. RPA включает в себя различные инструменты автоматизации бизнес-процессов, которые могут быть применимы в разных контекстах, поэтому стоит рассмотреть некоторые конкретные случаи.

1. RPA в бухгалтерском учёте

В бухгалтерском учете RPA может быть использован в автоматизации документооборота, для повышения производительности. По данным Techwireasia, глобальная технологическая компания в области здравоохранения внедрила кросс-функциональную программу автоматизации, предназначенную для автоматизации 80 процессов в бухгалтерских операциях, тем самым сэкономив 300 000 часов работы. В течение года фирма смогла автоматизировать 140 процессов с помощью 200 ботов, сэкономив в среднем 400 000 часов работы в бухгалтерских операциях и 23 500 часов в финансовом планировании и анализе данных. RPA также значительно повысило качество данных.

2. RPA в страховании

Согласно отчету Altoros, международная страховая компания, базирующаяся в Цюрихе, внедрила RPA для улучшения операций и цифровой автоматизации, чтобы добиться снижения затрат на 1 миллиард долларов США. Одной из проблемных областей была автоматизация документооборота. Одним из положительных побочных эффектов является высвобождение рабочего времени, которое может быть перераспределено на более значимые задачи, как и в других рассмотренных здесь случаях. Внедрение RPA позволило компании достичь цели по улучшению, а также высвободило до 25% оперативной команды для укомплектования нового роботизированного центра передовых технологий.

3. RPA в маркетинге

В отличие от бухгалтерского учета и страхования, в маркетинге основным вариантом использования RPA является автоматизация рабочих процессов и задач. Специалисты отдела маркетинга обычно тратят большую часть своего времени на сбор данных о каналах привлечения потребителей из различных источников. Затем они готовят отчет, обычно вручную сравнивая диаграммы и графики. Чем здесь может быть полезна RPA? Бот запрограммирован для автоматизации процессов сбора данных и подготовки отчетов. Как только отчет создан, он автоматически рассылается заинтересованным сторонам. В результате компания повышает удовлетворенность клиентов, а также обеспечивает экономию более 140 часов FTE в год.

4. RPA в кадровом учёте

Автоматизация кадровых процессов – еще одна область, в которой RPA может быть эффективно использована. Когда новый сотрудник присоединяется к организации, необходимо скоординировать несколько потоков данных для создания новой учетной записи пользователя и адреса электронной почты, распределения прав доступа и т. д. Здесь может быть полезно применение автоматизация IT-процессов с помощью RPA.Роботизированная автоматизация действий в отделе кадров освобождает затрачиваемое на ручной ввод данных время за счет автоматической активации определенных шаблонов для рабочего процесса внедрения и его оптимизации. Боты следуют сценариям для распределения прав доступа, отправки начальных документов и т. д. В результате онбординг сотрудников может быть произведен в 10 раз быстрее за счет автоматизации процесса. Более того, автоматизация расчета заработной платы требует всего 4 месяца для возврата инвестиций.

5. RPA в области финансов.

Финансовые услуги – это сфера бизнеса, подразумевающая работу с большими объемами данных, а значит, со множеством возможностей для внедрения инструментов автоматизации. Автоматизация финансовых процессов включает в себя кредиторскую и дебиторскую задолженность, финансовый контроль, финансовое планирование и отчетность, отношения с инвесторами и многое другое. Исследование, проведенное Gartner, показало, что RPA экономит финансовым отделам 25 000 часов FTE на предотвращаемых изменениях за счет сокращения человеческих ошибок. Другими словами, RPA в финансах в основном касается автоматизации рабочих задач. Accenture сообщает, что международная фирма по управлению активами внедрила RPA и повысила производительность своей операционной рабочей силы на 25 процентов за счет сравнительного анализа внутренней и внешней производительности, анализа зрелости услуг и стоимости обслуживания, моделирования улучшенного распределения рабочей нагрузки и определения факторов, повышающих производительность.

В этой статье мы рассмотрели преимущества RPA как неотъемлемой части экосистемы управления данными и продемонстрировали практические примеры ее использования в различных отраслях. Надежная стратегия управления данными является одним из важнейших компонентов операционного совершенства и преимущества перед конкурентами. С помощью RPA вы можете упростить сложные рабочие процессы управления данными и отказаться от связанных с ними проблемами.