Обратился клиент с вопросом «а как» считать себестоимость и вести план-факт анализ затрат. Показываю!
👋 Меня зовут Алексей, я занимаюсь автоматизацией управленческого учёта и бизнес-процессов с 2003. Меня можно спрашивать про управленческий учет в товарном бизнесе, в производстве и в сервисных центрах.
У моего клиента есть производство резинотехнических изделий. Большинство заказов по индивидуальному проекту. Это значит, что отдел продаж получает заявку на производство, скажем, 10 000 конвейерных лент определённого размера, и ему нужно рассчитать стоимость проекта и выставить коммерческое предложение.
Скорость выставления предложения — ключевой момент получения заказа. Во-первых, так можно отреагировать в текущих ценах и логистических цепочках, а во-вторых, можно быстрее отреагировать по финансам, не уйти в минус и не задрать цены. Это ещё заставляет регулярно проводить планово-фактический анализ и корректировать калькуляционные карты.
Скорость подсчёта себестоимости заказа — ключевой фактор успеха на производстве
Раньше отдел продаж собирал требования к заказчику, отправлял эти требования в производство и к финансистам, чтобы те подсчитали смету. На это уходило до недели. Сейчас компания хочет считать быстрее и решила автоматизировать расчёт себестоимости. Тем более что большую часть этих данных может рассчитывать почти любая товароучётная система.
Работая с 2003 мы, конечно, давно подготовили готовый план автоматизации расчёта себестоимости, клиенту он понравился, я решил и с вами поделиться.
План состоит из 3 этапов: наведение порядка в процессах; поиск, внедрение и доработка программы; тестирование.
Наведение порядка
Любая автоматизация управленческого учёта и бизнес-процессов невозможна без наведения порядка и разработки методики.
Описание бизнес-процессов и движения данных по участкам учёта:
- Инженерный: создание калькуляционных карт и методик расчёта плановой стоимости.
- Приём заказа: расчёт плановой стоимости изделия, работа с первичными документами.
- Учёт ТМЦ и готовой продукции: движение ТМЦ на предприятии, перемещение сырья на производство, приём материалов, отгрузки.
- Производство: учёт затрат материалов, труда, накладных и прочих издержек.
- Финансы: учёт расходов и доходов, взаиморасчёты с поставщиками и покупателями.
- Интеграция с бухгалтерией по первичным документам.
- Руководители: формы отчётов, администрирование доступа к данным.
Работы много. Без неё нельзя. С ней появится возможность собирать данные для учёта на всех участках производства, без прямого участия человека. То есть заводик будет делать свои конвейерные ленты, принимать сырьё, отгружать — но никто не будет специально ходить и проверять всё это дело, необходимо будет лишь периодически проверять реальные остатки и сравнивать их с данными в отчётах.
Подбор программы
На этом этапе интерлогика подбирает наиболее подходящую программу, которая подходит бизнесу с учётом дополнительных требований. Подобрав типовую программу — мы экономим на разработке, так как из коробки у нас есть всё или почти всё необходимое для работы. Вдобавок это будет дешевле внедрять и обслуживать.
Скорее всего, мы уже автоматизировали что-то похожее, поэтому знаем, какая программа подойдёт. Например, производство резинотехнических изделий по своей сути очень похоже на производство пластиковых окон и металлоконструкций по индивидуальным заказам. Последнее мы делали в прошлом году!
Затем, все процессы необходимо упаковать в типовые механизмы и документы программы. Доработать интерфейсы пользователя, формы документов и отчётов.
Внедрим процесс учёта затрат. Это позволит видеть не только плановую или сметную стоимость, но и фактическую стоимость продукции.
Внедрим на предприятии процессы учёта материала, труда, производства, отпуска ГП. Назначим и обучим МОЛ. Организуем рабочее место.
Развернём сервер, программу, настроим доступ пользователей.
Обучаем персонал тестовой группы, которая будет откатывать тестовую версию программы.
Сбор обратной связи
Процессы собраны, программа с тестовой базой установлена, начинаем тестировать. Во время теста собираем обратную связь: ошибки, предложения. Естественно, что нужно исправляем, а то что предлагают — сортируем вместе с заказчиком и тестовой командой.
Ну и готовим всё это внедрить на всю компанию: разрабатываем пользовательские инструкции и обучаем оставшийся персонал.
В зависимости от размера производства это может занять и 2 месяца и год работы. Если вам нужно что-то подобное - пишите мне!