Как вести и автоматизировать управленческий учет

Руководителю для принятия правильных решений важно видеть динамику бизнеса — получает ли он плановую прибыль, не грозит ли ему кассовый разрыв, справляются ли со своими задачами сотрудники. Это позволяет сделать управленческий учет. Как его внедрить и автоматизировать — в этой статье.

Вы узнаете:

• Что называют управленческим учетом
• Для чего его нужно вести
• Кому необходим управленческий учет
• Чем он отличается от финансового
• Как автоматизировать управленческий учет

К управленческому учету относят все задачи, которые позволяют руководителям получить данные о финансовых, производственных, логистических и других процессах в компании. Его структура определяется исходя из потребностей бизнеса и не регулируется законами.

При этом есть общие принципы управленческого учета для того, чтобы:

• планировать бюджет и работу предприятия;
• контролировать и оптимизировать затраты;
• анализировать соотношение фактических и плановых показателей.

Основные инструменты:

• баланс;
• отчет о движении денежных средств;
• отчет о прибылях и убытках.

Эти документы формируются в конце планового периода: месяца, квартала или года. Они наглядно показывают, удалось ли компании достичь поставленных целей.

Например, отчет о прибылях и убытках определяет товары с нулевой или отрицательной рентабельностью, а также выгоды от конкретных направлений работы компании. Отчет о движении денежных средств нужен, чтобы оценить готовность продолжать текущую деятельность, а баланс сводит всю информацию вместе.

Система управленческого учета дает руководителям:

• объективную информацию о себестоимости продукции;
• понимание причин, мешающих достичь запланированных результатов;
• резервы, способные повысить эффективность работы.

Управленческий учет позволяет контролировать финансовые и трудовые ресурсы. С ним проще понять: нужно ли прямо сейчас купить или арендовать еще один склад, следует ли нанять собственного специалиста по продвижению или обратиться в агентство, открывать ли новые каналы продаж или расширять те, что уже есть.

Управленческий учет предназначен для внутреннего использования, однако источниками информации могут быть и внешние данные.

В частности, если руководитель анализирует сведения о продукции конкурентов, то он может внедрить более гибкую систему ценообразования и увеличить число клиентов. Чтобы уменьшить стоимость, ему понадобиться снизить издержки, которые легко выявить при ведении управленческого учета.

Актуальная информация о состоянии дел помогает планировать бюджет. Его модель отличается в зависимости от специфики. Крупному бизнесу удобнее выделять каждое направление отдельно, а малому — достаточно общего плана.

Короткий ответ — любому бизнесу. Если вам важно, чтобы прибыль росла, а в работе с партнерами и клиентами не было сбоев, значит вам нужен управленческий учет.

Использование такого подхода помогает выявить сильные и слабые стороны работы предприятия. Сработала ли рекламная кампания, под которую месяц назад выделили больше бюджета, чем обычно? Сколько вы заработали за минувший квартал и сможете ли повторить результат в следующем? Куда стоит вложить деньги, чтобы увеличить доходы?

Руководителям, которые занимаются управленческим учетом, проще найти ответы на подобные вопросы и принять правильные решения. Важно, чтобы были соблюдены следующие условия:

• Информация о состоянии дел достоверна. Данные в отчетах о прибылях и убытках, балансе и движении средств не противоречат друг другу и соответствуют реальной ситуации.
• В отчетах представлены актуальные данные. Документы с результатами работы за прошлые годы дают не всегда дают достаточно информации для принятия управленческих решений. Особенно если учесть, что экономическая ситуация в стране может меняться непредвиденным образом.

Статья по теме:Что ждет малый бизнес в России

• Данные показывают, что делать, а что — нет. Вы четко видите, какие расходы можете себе позволить и понимаете, открывать новый магазин сейчас, подождать еще месяц или вообще перевести все продажи в онлайн, чтобы сэкономить на аренде торговых площадей.

Можно ли обойтись без ведения управленческого учета?

За ошибки и неверно принятые решения предприниматель платит рублем. Даже если продажи идут хорошо, а бюджета хватает на развитие компании и зарплаты сотрудникам, всегда можно найти способ увеличить прибыль и снизить издержки. Для этого и нужен управленческий учет.

Компания может быть убыточной, какими бы ни были суммы на счете в банке.

Например, производитель одновременно получил предоплату за несколько заказов, но решил распорядиться деньгами до того, как изготовил продукцию и закрыл сделку. Он не учел издержки: если оборудование внезапно сломается или сотрудник ошибется, часть изделий придется списать из-за брака. В этом случае производителю придется работать себе в убыток.

Управленческий учет помогает избежать подобных просчетов.

Управленческий учет тесно связан с финансовым. В обоих случаях используется общие:

• объекты;
• подходы к выбору к выбору целей и задач;
• информационная база.

Одни и те же операции могут одинаково отображаться как в управленческом, так и в финансовом учете.

При этом есть существенные различия.

• Цель. Управленческий учет нужен для регулирования деятельности компании. А финансовый сопоставляет затраты с доходами, чтобы определить прибыль.
• Юридические требования. Закон не требует предоставлять управленческие отчеты. В случае с финансовыми все иначе.
• Точность данных. Для управленческого учета важна своевременность подготовленной информации и ее потенциальная польза для принятия решений. При этом данные могут быть приближенными, что недопустимо для финансового учета.
• Масштаб. В управленческом учете используется информация по каждой структурной единице, будь то региональное подразделение или небольшой проект. Данные для финансового учета говорят о работе предприятия в целом.
• Способ ведения. Принципы управленческого учета устанавливает руководство компании — необходимые данные могут предоставляться в любой удобной для него форме. Ведение финансового учета должно соответствовать требованиям законодательства.
• Привязка ко времени. Информация в управленческом учете нужна для прогноза и оценки перспектив компании. Например, она помогает понять, сколько денег потратить на маркетинг в следующем месяце и что будет, если нанять нового специалиста. Финансовый учет сосредоточен вокруг результата уже принятых решений.
• Пользователи. Управленческий учет ориентирован на руководителей и менеджеров компании, в то время как данные финансового учета предназначены для внешнего мира.

Автоматизация экономит время: ни руководителю, ни его помощникам не нужно самостоятельно вносить и сверять данные.

Те, кто только начинают развивать бизнес, могут ограничиться работой в Excel. Как только вы начинаете расти, понадобится специальная программа. Это могут быть:

• конфигурация на базе 1С;
• автоматизированная система управления предприятием;
• облачный сервис для формирования отчетов.

У МоегоСклада есть готовое решение для внедрения и автоматизации управленческого учета. Программа объединяет разные задачи, чтобы вы могли одновременно:

• следить за оплатой товаров и оформлением возвратов;
• обрабатывать десятки заказов и бухгалтерских операций за счет автоматизации рутинных действий;
• печатать документы по готовым или созданным вами шаблонам, а затем отправлять их по электронной почте или сохранять в архиве;
• контролировать работу всех филиалов и подразделений в одной системе.

Сервис адаптирован сразу для трех видов учета:

• оперативного, чтобы следить за поступлением и перемещением товаров;
• бухгалтерского, чтобы оценить эффективность расходов;
• статистического, чтобы видеть воронку продаж по заказам покупателей и контрагентов.

Программа подходит для того, чтобы анализировать данные по счетам: следить за остатками и оборотами. Можно подключить терминал сбора данных и выгружать сведения в 1С:Бухгалтерию 8 для подготовки отчетности, работать с ЭДО и использовать интеграции с банками, чтобы загружать выписки и отправлять платежные поручения.

МойСклад позволяет выполнять все задачи управленческого учета, в том числе:

• управлять продажами, закупками и контролировать взаиморасчеты;
• собирать данные о ценах и остатках на нескольких складах;
• работать с клиентской базой.

Разберемся, как устроены основные отчеты.

• Движение денежных средств. Показывает все поступления и выплаты в пределах заданного периода.

Отчет доступен в разделе Деньги. В документ попадают все операции, которые отражены в платежах за выбранный период, в том числе приходные и расходные ордера.

Баланс на начало и конец заданного временного промежутка можно посмотреть в строках с начальным и конечным остатками.

Отчет о движении денежных средств формируется по дням. Для каждой из дат доступна подробная информация об операциях. Например, можно посмотреть список платежей с указанием суммы, времени проведения, контрагента, комментария и статуса документа.

Прибыли и убытки. Отчет со всеми доходами и расходами показывает чистую прибыль. За формирование доходов в документе отвечают сведения о продажах, включая отгрузки и торговлю в розницу. При этом информация о расходах представлена на основе исходящих платежей и списания товаров.

В этом отчете отражаются выручка, себестоимость проданных и произведенных товаров; чистая, валовая и операционная прибыль, операционные расходы, а также налоги и сборы. Если компания несет убытки, один или несколько показателей выделяются красным цветом.

Можно использовать статьи расходов, которые уже установлены в отчете. К ним относятся возврат, закупка и перемещение товаров, налоги, аренда, зарплата, реклама. В программе есть возможность сократить или дополнить этот список через настройки. Подробности в инструкции.

Перемещение денег. Помогает учитывать движение денег между разными расчетными счетами одной компании. Инструмент пригодится, если нужно списать деньги из кассы и внести их на счет в банке, перевести деньги в кассу или со счета на счет.

Помимо этого, в МоемСкладе можно корректировать баланс расчетов с контрагентами, оценивать рентабельность продукции и учитывать выдачу зарплаты сотрудникам.

Вы сможете сократить издержки и влияние человеческого фактора, запустить новые каналы продаж и вовремя избавляться от задолженностей.