20 вопросов и ответов по маркировке воды

С 1 марта розничные магазины, торгующие водой, должны продавать ее, сканируя код маркировки на товаре и передавая сведения в систему «Честный Знак». Как принимать и продавать маркированную воду, как работать гостиницам и общепиту с водой, какие частые ошибки совершают предприниматели и зачем проверять свой личный кабинет в “Честном знаке”? Собрали ответы на самые горячие вопросы по этой теме.

На конец февраля, по данным Эвотора, больше половины несетевой розницы уже была готова к маркировке воды. Многие точки освоили маркировку еще на молочке и табаке. По нашим опросам, у части предпринимателей, например, в сезонном бизнесе, есть еще пара месяцев на подготовку, и они пока не спешат. Если вы пока не разобрались, как работать с маркированной водой, этот материал для вас.

В начале напомним главные даты по маркировке упакованной воды, а потом перейдем к вопросам.

с 1 ноября 2022 года по 28 февраля 2025 года ― участники оборота при обмене/приёмке маркированным товаром должны обмениваться электронными накладными (универсальными передаточными документами) через системы электронного документооборота (ЭДО). В каждом УПД нужно указывать GTIN товара и его количество.

С 1 марта 2023 года ― розница должна начать продавать маркированную воду со сканированием кода маркировки в чек.

1 декабря 2023 года ― к системе маркировки воды должны подключиться HoReCa (рестораны, кафе, отели) и госучреждения (столовые в школах, детских садах, больницах), приобретающие упакованную воду для использования в целях, не связанных с ее последующей продажей. Чаще всего – для использования в приготовлении блюд.

С 1 марта 2025 года ― вводится поэкземплярный учет. В УПД теперь нужно указывать не просто GTIN товара, а код маркировки каждой бутылки, которую один участник оборота передаёт другому.

Во-первых, нужно зарегистрировать в системе маркировки ― «Честный знак». Для регистрации нужна электронная подпись руководителя ЮЛ или ИП (ее можно получить в ФНС или в организациях-доверенных лицах ФНС). Отсутствие регистрации в ГИС МТ является административным правонарушением (предусмотрен штраф).

Если вы уже зарегистрированы в “Честном знаке” по молоку/табаку или по другой товарной группе, вы обязательно должны добавить в свои товарные группы “воду” и подписать соответствующие документы в личном кабинете. Только в этом случае все чеки с упакованной водой будут учитываться в системе маркировки. Обязательно добавьте вашего оператора ЭДО в вашем профиле в личном кабинете (как это сделать), иначе ГИС МТ не увидит поставки, которые вы получаете и не обновит информацию на вашем “виртуальном складе”.

Во-вторых, торговая точка должна быть оборудована всем необходимым для продажи маркированного товара. Нужен 2D-сканер, умеющий считывать код Data Matrix, касса подготовлена и настроена на продажу маркированного товара.

В-третьих, нужно настроить электронный документооборот с поставщиками, чтобы принимать товар по электронным накладным.

В целевой модели работа с маркированным товаром должна выглядеть так:

1. Вы получаете на точку бутылку воды с электронной накладной (УПД), в которой до 1 марта 2025 года указан GTIN (штрихкод) и количество товара, а с 1 марта 2025 ― указан код маркировки.

2. Проверяете, что информация в накладной совпадает с реальной поставкой, которая пришла вам от поставщика. Подписываете УПД, если всё верно, или отклоняете, если в ней ошибки. Если вы приняли накладную, то ― информация об этом фиксируется в “Честном знаке”, товар появляется в вашем виртуальном складе в личном кабинете.

3. Во время продажи кассир сканирует с бутылки код маркировки.

4. После чего автоматически эта бутылка воды выводится из оборота и с вашего виртуального склада.

HoReCa – это те, кто оказывает услуги питания. Но если у вас есть продажа маркированной воды через кассу, то отсрочка для HoReCa на вас не распространяется.

При объемно-сортовом учете движение товара в системе маркировки отслеживается не по коду маркировки на каждом экземпляре, а по GTIN (Глобальный номер товарной продукции в единой международной базе товаров GS1, как правило, он совпадает со штрихкодом) и количеству.

При приемке товара покупатель сравнивает количество и GTIN товара, указанные в электронной накладной, а не коды маркировки, как это происходит в поэкземплярном учёте. Если фактическое количество поставленного товара совпадает с тем, что в накладной, и все коды на бутылках в порядке (непотёртые, чёткие), ― можно подтверждать приемку.

Код маркировки каждого товара не отслеживается оператором ГИС МТ. При ОСУ в накладных коды каждого товара не указываются. При этом указать коды маркировки в накладную не запрещено, в этом случае они перейдут на баланс получателя в системе маркировки.

При поэкземплярном учете оборот товара отслеживается по коду маркировки. В электронных накладных указываются коды на каждый (!) товар. Например, так поэкземплярный учет уже работает в табаке.

Да, вы можете использовать поэкземплярный учет с вашими поставщиками. И вы можете смешивать в одном УПД ОСУ и поэкземплярный учет по воде.

Также допустимо в одном УПД смешивать определенные товарные группы, например, можно смешивать в 1 УПД молоко и воду, воду и табак.

По закону это не обязательно. Но и эксперты “Честного знака”, и мы рекомендуем делать хотя бы выборочные проверки кодов маркировки.

На что здесь стоит обратить внимание? Во-первых, что код вообще считывается и он нормально пропечатан. Производители могут экономить и наносить код, используя дешевую печать и код может банально “стираться” и потом не считается сканером при продаже. Такую проверку можно провести чисто визуально или, например, использовать бесплатное мобильное приложение “Честного знака”.

Во-вторых, обратите внимание на статус кода, он должен быть “в обороте”. Производитель, к примеру, может по ошибке забыть ввести товар в оборот и с вашей стороны будет нарушением продавать товар со статусом “не в обороте”.

В-третьих, производитель должен при вводе в оборот обязательно указывать разрешительную документацию. При ее отсутствии получатель вправе вообще отказаться от приемки.

В-четвертых, сравните информацию о товаре на бутылке (дату розлива, к примеру) и в коде ― они должны соответствовать друг другу. Чтобы у вас не возникло нелепой ситуации, когда вы продали “просрочку” по коду маркировки. Такие случаи отслеживаются Роспотребнадзором, и если их будет много у одной точки, то могут быть причиной для выездных внеплановых проверок.

По правилам, вы продаете маркированную воду только после того, как товар на вас перешел в системе маркировке, то есть только после того как вам поступила накладная, вы ее проверили, подписали и в системе маркировки товар перешел на вас.

Молочную продукцию можно продавать до подписания УПД, так как там было упрощение правил.

По воде такого упрощения нет.

Процесс должен по закону быть выстроен так. Вам пришла поставка, вы должны дождаться электронной накладной, проверить ее, подписать, дождаться того, что она будет успешно обработана “Честным знакома” и товары перешли на вас. И только после этого этот вы выставляете товар на витрину.

Многие кассовые сервисы позволяют облегчить приемку. Покажу на примере Эвотора, но обратите внимание на аналогичный функционал в тех сервисах, которыми пользуетесь вы.

Во-первых, можно принимать электронные накладные прямо на кассе. Это удобно, если в точке нет ноутбука и товары приходят сразу в магазин. При этом если есть интеграция с товароучетным сервисом можно сразу обновить остатки.

Во-вторых, если получаете новый товар, то, отсканировав код маркировки, можно “подтянуть” всю информацию о товаре, быстро создать его карточку в кассе. И вам останется только внести розничную цену продажи.

В-третьих, проверяйте обработку УПД в “Честном знаке”. Может быть такая ситуация, что вы подписали УПД и уверены, что товар на вас перешел, но система маркировки накладную не приняла. Сервис за счет интеграции с ГИС МТ может подсвечивать перешел ли на вас товар или нет и всё ли с ним в порядке – правильный ли у них статус, владелец и формат.

В-четвертых, если у вас настроен товарный учет и вы следите за остатками, то можно автоматически сделать из УПД документ оприходования.

В-пятых, если у вас большие поставки, то попросите поставщика маркировать паллеты воды кодом идентификации групповой упаковки. Такой общий код объединяет все коды на товары внутри паллеты, “Честный знак” может его проверить, и вам не надо будет сканировать каждую бутылку. Это очень удобно.

Во-первых, есть категории товара, которые не подлежат маркировке. Это например, вода для детского питания, дистиллированная или подслащенная.

Во-вторых, это может быть вода, которая была выпущена до введения маркировки для производителей: это 1 декабря 2021 года ― для минеральной воды и 1 марта 2022 года ― для питьевой воды. Но сейчас срок годности ее уже должен истечь, и в продаже теоретически она не должна быть. Кроме того, без маркировки может быть вода, произведенная в апреле 2022 года (несколько дней), когда во время DDoS-атак система маркировки не работала. По таким партиям можно уточнять подробности в техподдержке “Честного знака”.

Немаркированную воду продавать нужно так же, как вы продавали до внедрения маркировки. Ее не нужно дополнительно маркировать или как-то учитывать в личном кабинете в “Честном знаке”.

Если это вода, упакованная после 1 декабря 2021 года/1 марта 2022 года, на ней обязан быть код маркировки. Такую воду без маркировки лучше не принимать у поставщика, чтобы не нарушать закон.

В личном кабинете в “Честном знаке” у каждого участники оборота есть свой “виртуальный склад”. В нем отображается информация о том, какой товар сейчас есть на балансе этой организации. По маркировке воды сведения о движении товара начали предоставляться уже с 1 ноября 2022 года. И до 1 марта 2023 года многие участники уже “накопили” на виртуальных складах товар, который не выводился из оборота в ГИС МТ.

Все виртуальные склады с водой 1 марта 2023 года виртуальные склады будут поэтапно обнуляться. В течение 90 дней с даты обнуления ГИС МТ начнет отслеживать движение товара: приход и расход. Так что после этой даты на виртуальном складе будут откорректированные остатки. При несовпадении данных может будет сделать корректировку через службу техподдержки “Честного знака”.

Нужно сделать универсальный корректирующий документ (УКД) и подписать с двух сторон. Главное ― не принимать неправильно оформленный УПД. В УКД указывается уже правильная информация и он будет считаться основным документом.

С 1 марта 2023 года всегда при розничной продаже нужно продавать сканируя код маркировки.

Сейчас многие кассы, в том числе Эвотор, позволяют продавать товар только по коду маркировки, без сканирования штрихкода. Это позволяет не замедлять продажу. В Эвоторе для быстрой продажи в одно сканирование нужно, чтобы в карточке товара был заведен GTIN как штрихкод товара.

Во многих кассах можно настроить предупреждения кассиру, если код уже выбыл из оборота, что такой товар продавать нельзя. Если по одному штрихкоду можно продать несколько упаковок, то по коду маркировки так делать категорически нельзя.

Нельзя продавать маркированный товар через кассу в розницу не сканируя код, а потом выводить товар напрямую в “Честном знаке”. Это будет нарушением 54-ФЗ.

Если у вас розничная точка, то откладывайте бутылку и продавайте другую. Что можно сделать с этой бутылкой? Чаще всего её списывают или договариваются с производителем о замене. Чтобы снизить количество таких ситуаций, важно проверять коды маркировки при получении поставки хотя бы визуально – коды должны быть чётко напечатаны и не смазываться.

Для тех, кто не продаёт маркированный товар, действует формат фискальных документов 1.05. Для продавцов маркированных товаров введена новая версия формата – ФФД 1.2.

ФФД 1.2 подразумевает, что во время продажи код проходит проверку в системе маркировки и локально ― на фискальном накопителе (ФН). Проверка включает в себя три основных этапа: 1) проверка формата кода, 2) что код выпущен ГИС МТ и 3) что он валиден. Если хотя бы одно из условий не выполнено ― то в бумажном чеке будет указано [М-]. Значит, товар не прошел проверку в системе «Честный Знак». Если все три условия выполнены, то в чеке будет стоять [М+]. Значит, товар успешно прошел проверку в системе «Честный знак».

Если ответ от системы маркировки не получен, то в чеке будет стоять [М]. Как правило, это связано с техническими проблемами: неправильно выставлены настройки кассы, не работал интернет, установлено слишком короткое время ожидания от системы маркировки. Если касса работает в автономном режиме (без подключения к ОФД), то она не может проверить код онлайн.

Если получили результат [М] или [М-], посмотрите причину ― многие кассы дают пояснения. Часто проблема не в самом коде, а в настройках кассы. Если у вас часть чеков [М+], а часть [М-], проблема может быть в самом коде: он поддельный, стерся или плохо пропечатан.

Результат [М-] не запрещает вам продажу этого товара, это не будет нарушением. Система дает вам знать, что потенциально с кодом что-то не так и есть риск в продаже такого товара. А решение уже за вами.

При продаже электронная форма чека автоматически через оператора фискальных данных (ОФД) передается в ФНС и в систему маркировки. Ещё для ФФД 1.2 в систему маркировки отправляются запросы о коде маркировки (о них рассказали в прошлом вопросе) и уведомление о реализации товара. Обязательно проверяйте при закрытии смены, что у вас не осталось неотправленных уведомлений о реализации. Информация о неотправленных уведомлениях должна быть в кассе. Если они есть, значит, может быть какая-то техническая проблема со связью, с настройками ОФД. После 30 дней неотправки уведомлений о реализации, касса заблокирует продажу маркированных товаров.

Периодически проверяйте ваши чеки в личном кабинете в “Честном знаке”. Важно, чтобы они были обработаны корректно.

Почему это важно? Если все чеки учтены и корректно обработаны, то товар, который вы продали, будет выведен из оборота и не будет висеть на вашем виртуальном складе.

Проблемы могут возникать как с “доставкой” чеков в личный кабинет “Честного знака”, так и с обработкой этих чеков. Если чеки не доходят, это может быть проблема с кассовым ПО, с настройками ОФД или тем, что не подключены нужные товарные группы. Если чеки обработаны с ошибками ― проблема может быть в настройках сканера или в кассовом ПО или с самими кодами в этих чеках.

Если это не продажа товара, а вывод из оборота по другим причинам ― то нужно сформировать в личном кабинете “Честного знака” документ “Вывод из оборота” и подобрать подходящую причину: уничтожение, утилизация, утрата, истечение срока годности, безвозмездная передача, использование для собственных нужд, использование для производственных целей, конфискация. Таким образом, если в магазине товар украли, разбили бутылку, истек срок годности ― вы формируете нужный товароучётный документ (Акт списания, например) и в Честном знаке указываете соответствующую причину и выводите товар из оборота, пока в объёмно-сортовом виде.

Такая же схема применяется при продаже товара по госконтракту, продаже по сделке с гостайной, трансграничной продаже в страны ЕАЭС, экспорт за пределы страны ЕАЭС.

До 1 февраля 2025 года для вывода из оборота по этим причинам не нужно сканировать коды маркировки. Вывод осуществляется в объемно-сортовом виде. Достаточно выбрать товар с нужным GTIN и указать нужное количество. При желании можно использовать и поэкземплярный способ ― отсканировав коды на товаре.

Нужно передать данные в ГИС МТ не позднее 3 дней с момента вывода из оборота.

С 1 марта 2025 года для вывода из оборота по этим причинам нужно будет использовать поэкземплярный способ ― сканировать код маркировки.

Ещё такой «прямой» вывод из оборота применяется при заполнении мини-баров гостиницами, отгрузке товаров в вендинговые аппараты, дистанционной продаже через интернет-магазин и т.п. В этих случаях, правда, в документе вывода нужно перечислять конкретные коды маркировки, а не только GTIN.

Памятка по использованию разных видов учета

Если вы закупаете воду для приготовления блюд и работаете с поставщиком по ЭДО, то могут использовать любой из 3 вариантов:

1. поставщик при создании УПД указывает признак «Отгрузка не участнику оборота» → вы подписываете документ → товар не переходит на вас, а автоматом выходит из оборота;
2. поставщик не указывает специальный признак и после отправки УПД сам выводит товар из оборота напрямую в «Честном знаке», указав причину «Использование для собственных нужд» и ваш ИНН в поле «ИНН покупателя» → товар выходит из оборота;
3. поставщик просто отправляет вам УПД → товар самостоятельно нужно вывести из оборота до использования → для этого зарегистрироваться в «Честном знаке» и создать документ «Вывод из оборота» с причиной «Использование для собственных нужд» без указания «ИНН покупателя».

Некоторые системы упрощают процесс такого вывода товара из оборота. Например, в приложении «Управление ассортиментом» в Эвоторе можно вывести товар из оборота практически сразу из УПД.

С 1 марта, согласно разъяснениям Минпромторга России, предприятия сегмента HoReCa НЕ должны сканировать коды маркировки, если оказывают полноценные услуги общественного питания и включают воду в счет клиентов. Такая продукция может быть использована как для собственных нужд ресторана в приготовлении блюд и напитков, так и передана потребителю.

Но при такой схеме работы заведения общепита должны выводить воду из оборота в объемно-сортовом виде в течение 3 рабочих дней после реализации продукции в личном кабинете в ГИС МТ.

При размещении продукции в мини-баре вы выводите продукцию из оборота с указанием причины вывода «Розничная реализация». Обратите внимание, что для это причины не действует объёмно-сортовой учёт, а только поэкземплярный. То есть в документе вывода вы должны перечислить конкретные коды маркировки. А затем при выписке гостя просто пробиваете чек без кода маркировки.

Вы можете использовать ваш фискальный накопитель до конца срока действия и оставаться на ФФД 1.05. При этом, в чек сканировать код маркировки надо, и на чеке будет буква [М]. Когда срок вашего ФН истечет, перейдете на ФН-М (ФН нового образца), перерегистрируйте и настройте кассу на ФФД 1.2.

У вас могут быть разные схемы работы в зависимости от того, кому вы продаете воду ― физлицу или юрлицу, используете своих курьеров или привлекаете стороннюю организацию.

Если физлицу, то у вас есть два варианта: 1) пробивать код маркировки при передаче товара или 2) выводите товар из оборота на складе. Первый вариант, если ваш доставщик привозит воду, вы пробиваете чек и код маркировки с этой бутылки. Для этого можно использовать мобильную онлайн-кассу (как Эвотор 5i) или приложение для смартфона, заменяющее кассу, ― курьер может смартфоном считать код маркировки, провести продажу и отправить электронный чек покупателю на email или в СМС. Сейчас на рынке есть несколько подобных мобильных приложений разных производителей ККТ, в Эвоторе - это "Мобильный кассир".

Второй вариант, если у вас сторонний курьер, вы можете вывести продукцию поэкземплярно при передаче в курьерскую организацию с указанием “дистанционная продажа”. При дистанционной продаже нельзя использовать ОСУ, нужно отсканировать коды с каждой проданной бутылки. А когда клиенту довозится продукция, то ему пробивается чек без кода маркировки

Если вы продаете юрлицу, то вы всё так же можете работать по ЭДО и указывать при поставке в УПД признак автоматического вывода из оборота. Тогда не нужно указывать коды, а GTIN (штрихкод) и количество товара.

Подробнее в разделе HOD “Честном знаке” (Home & Office Delivery).

Вы не можете просто купить воду как обычный покупатель, как физлицо. Так как вы перепродаёте маркированный товар, вы – участник оборота и на вас распространяются правила и штрафы. Поэтому, при закупках в супермаркете вам надо либо делать это с использованием ЭДО (некоторые сети предоставляют услуги поставки ЮЛ с закрывающими документами) или просить указать в чеке ИНН вашей организации. Тогда товар перейдёт на ваш виртуальный склад в «Честном знаке».