Начну, пожалуй, сразу с занудного, что такое Fit Fleet? Это система с едиными финансовыми и юридическими инструментами, которая позволяет унифицировать и упростить процесс обслуживания больших автомобильных парков. Так как же она работает на самом деле, какой от неё профит и что еще появится в будущем, расскажу ниже.
Спойлер: материал действительно будет полезен тем, у кого в компании большой корпоративный автомобильный парк и, конечно, тем, кто любит все автоматизировать, унифицировать и делать удобным.
Постараюсь рассказать всё как можно проще, но обо всем по порядку.
Боль больших компаний
Обслуживание автопарков национальных компаний — процесс непростой. Все они сталкиваются с целым рядом проблем. Например, сложно найти подрядчиков в каждом регионе с единым форматом управления, регламентом, качеством. Такие сложности есть в каждом регионе и городе без исключения.
Обслуживая автомобили у разных подрядчиков, приходиться неоправданно тратить ресурсы на сопровождение множества контрагентов: составление и согласование уймы договоров, закрывающих документов, актов взаиморасчетов, актов сверки. Все это трудозатратно и создает риск возникновения ошибок.
Идем дальше. Подрядчиков много и все они разные, по факту, компания получает работу с разными системами налогообложения, а как следствие — повышенная нагрузка на бухгалтерию, все те же высокие риски ошибок (уже посерьезней) по вине человека.
Добавим ко всему этому, что у каждого подрядчика свои сроки поставки запчастей, от чего сложно прогнозировать сроки ремонта и время простоя автомобиля. А теперь копнем еще глубже, тем самым у каждого вашего подрядчика по ремонту и ТО, есть с десяток своих подрядчиков со своими заморочками — сроки, регламенты, гарантийные обязательства. Получается такая цепочка задействованных компаний, людей, процессов, что продолжать её можно до бесконечности. Сразу складывается ощущение, что все это тебя сожрет.
В итоге, вместо того, чтобы совершить с виду простую операцию, ремонт и обслуживание автомобиля, компания получает геморрой (зачеркнуто) проблемы вселенского масштаба в виде форс-мажоров, непредвиденных расходов, потери времени, сил и репутации.
Чтобы все это упростить, сделать удобным, нативным, снизить риски, мы и решили создать онлайн сервис по принципу — одно окно. Так вот, подходим к главному.
Цель FIT FLEET — дать возможность компаниям работать в режиме этого единого окна через управляющую компанию. Клиенту не нужно заключать договор с каждой станцией в городах присутствия (а в сети сейчас 282 станции в 142 годах, от Петрозаводска до Владивостока), вести отдельно с ними финансовые расчеты — заключается один договор с одним юридическим лицом ─ головным офисом, в нашем случае с FIT SERVICE. Добавим ко всему единую систему налогообложения по НДС без заморочек с «упрощенкой».
В итоге мы получаем простую и прозрачную схему
Головной офис транснациональной компании заключает договор с управляющей компанией, получает мастер-доступ к системе, раздает доступ сотрудникам рангом ниже в филиалах по всей России, а они в свою очередь уже регистрируют автопарки и создают заявки на их обслуживание.
При этом владелец мастер-доступа видит все операции, заявки, движение автомобилей, финансовые затраты, документооборот по всем филиалам компании в регионах.
Менеджеры на местах могут создавать в онлайн формате заявки на ремонт или обслуживание автомобилей, мгновенно согласовывать работы и вносить корректировки в заявку. При этом не важно в каком из регионов сломался корпоративный автомобиль, он может быть прикреплен к филиалу компании в Сибири, а сломаться в Краснодаре и там же спокойно отремонтироваться или пройти ТО.
Чтобы начать работу, менеджеру надо зарегистрировать автомобиль, он сопоставляется с собственной базой данных по марке и спецификации. Затем авто мгновенно попадает в систему FIT IS. После регистрации всего автомобильного парка, можно выбрать конкретную машину, водителя, город, необходимые услуги, ближайшую станцию, выбрать удобную дату и время и, конечно же, создать заявку.
Какой из этого всего профит?
Управляющая компания берет на себя всю бюрократическую, финансовую и отчетную работу со станциями. Это в разы снижает документооборот, экономит время, сокращает простой транспорта, минимизирует риски связанные с человеческим фактором, в том числе и коррупционные моменты. Все процессы прозрачны и контролируются в любой момент из любой точки мира.
Весь документооборот в электронном формате, это удобно и как минимум экономит колоссальное количество бумаги. Не нужно нанимать дополнительно курьеров для доставки документов, дополнительно содержать менеджеров на местах, юристов, нанимать отдельно финансистов и бухгалтеров для учета, создавать архивы для хранения этих документов. В итоге мы получаем эффективную оптимизацию процессов и затрат, а как бонус, не расходуются тонны бумаги. А это впишется в любую ESG стратегию крупной компании и позволит снизить негативное воздействие на окружающую среду.
Что еще может делать система?
Чтобы исключить человеческий фактор в виде забывчивости, по каждому автомобилю формируются рекомендации по ремонту, обслуживанию, замене технических жидкостей или прохождению ТО по времени или пробегу. Само собой, система заранее об этом напомнит. А ещё «рекомендации» подскажут, что пора обновить автопарк, поскольку ремонт существующего начинает обходиться дороже и становится нерентабельным.
Для удобства мониторинга на каждый автомобиль сделана сервисная книжка, где внесена вся история обслуживания. Сейчас уже ведется разработка мобильной версии приложения для еще большего удобства. Ну и вишенкой станет возможность интеграции с информационными системами компаний-клиентов для автоматического импорта заявок.
Конечно в системе есть еще что дорабатывать, улучшать, исправлять, совершенству же нет предела, но уже сейчас это работающий инструмент, который в разы упрощает процесс обслуживания корпоративного автопарка.
Если есть вопросы задавайте ниже, постараюсь на все ответить, а тем кто хочет сразу попробовать, то может легко получить демодоступ.