Как мы учли ошибки прошлого и смогли перенести в онлайн международный форум на 4 000 человек.
Привет, мы проект Smit.Events — сервис-песочница для проведения онлайн-мероприятий. Мы предоставляем заказчикам заточенную под конкретный ивент платформу с полной кастомизацией дизайна и модулей.
Мы предлагаем не просто решение для трансляции контента, но и нетворкинг, геймификацию, афтепати. Также наша платформа помогает заказчику окупить мероприятие за счёт кастомизируемых возможностей для партнёрских интеграций.
О крупной задаче
По рекомендации от предыдущего заказчика к нам обратились организаторы Kiev Smart City Forum 2020. Это масштабная международная конференция, на которой обсуждаются умные города и урбанистика будущего.
Ребята проводят форум уже в пятый раз, но ковидный 2020 год заставил их перевести всё в онлайн-формат. Мероприятие предстояло серьёзное. Куча спикеров со всего мира и до 10 000 участников.
У организатора были высокие требования и ожидания к площадке, которые мы постарались оправдать.
Основная задача с которой пришли к Smit.Events — проведение международного онлайн-форума с количеством участников до 10 000 человек для дискуссий о будущем умных городов. Цель — создать уникальную платформу с учетом сохранения всех элементов оффлайнового мероприятия: трансляция выступлений украинских и зарубежных спикеров, виртуальная Expo-зона, нетворкинг и живое общение, возможность проведения конкурсов и интерактивов.
Как мы учли ошибки прошлого
До этого проекта самым крупным кейсом Smit.Events была организация онлайн-конференции, поддерживающей до 800 участников. Тогда опыт получился продуктивным, но очень сложным.
Мы недостаточно подробно договорились с клиентом на берегу о конечном результате. Это привело к тому, что некоторые вещи в процессе работы переписывались практически с нуля. Приходилось работать в авральном режиме и привлекать сторонних разработчиков.
Чтобы такой ситуации не повторилось, мы дотошно утвердили все аспекты проекта. Максимально подробно составили ТЗ по дизайну, необходимым модулям, формату размещения партнёрских интеграций.
Реализация
Форум умных городов был очень объёмным проектом. Но нам удалось завершить подготовку и обкатку за две недели. Причём работали без мыла — в спокойном режиме.
- Во-первых, обошлось без объёмных правок.
- Во-вторых, большую часть функционала удалось реализовать путём адаптации разработанных ранее решений.
Во время работы мы получили важный инсайт о том, что для организаторов важен, в первую очередь, сервис для спонсоров. Чтобы удовлетворить эту потребность мы разработали мини-лендинги для партнёров, встроенные в экосистему платформы.
Для этого мы собрали у клиента данные о спонсорах (контакты, имена, логотипы, описания) и оформили их в формате встроенных в сервис мини-сайтов. Любой участник мог связаться с представителем партнёра по видеосвязи или в текстовом чате прямо в платформе, не переключаясь на другие инструменты и вкладки.
Работа со спонсорами является важной составляющей всех форумов Kyiv Smart City, но в этом году вызов организаторов состоял в том, чтобы достойно представить спонсоров в онлайн формате мероприятия, дать им те же возможности и проявления, которые они имели ранее в рамках офлайн мероприятий. Учитывая, что это был для нас первый онлайн опыт, так же, как и для многих постоянных спонсоров форума, считаю что с задачей мы справились, т.к. получили много позитивных отзывов от них.
Итоги, инсайты и будущее
8 октября состоялся форум, на котором собралось более 4 тысяч участников, 45 международных спикеров и все это транслировалось на 2 параллельных потоках трансляций, мероприятие провели без накладок и технических проблем.
Команда Kyiv Smart City Forum 2020 осталась довольна совместной работы со Smit.Events, в результате которой нам удалось реализовать самый масштабный онлайн-проект в Украине. Именно благодаря такому сотрудничеству у нас получилось создать уникальный продукт и трансформировать, а возможно и усовершенствовать, все привычные элементы оффлайн мероприятия в онлайн-формат
В процессе подготовки у нас окончательно сформировался базовый набор функционала, который в дальнейшем позволит в максимально сжатые сроки настраивать песочницу Events под нужды клиента — это сильно оптимизирует затраты на организацию гибридных и онлайн-мероприятий, которые, как мы все понимаем, останутся с нами надолго.
Сейчас мы продолжаем работать под ключ и нарабатываем готовые решения под разные потребности. Это должно привести к тому, что Smit.Events превратится в полностью автоматизированный сервис.
Большое спасибо команде разработки и Kiev Smart City Forum за этот кейс
Фронт/бэк — Евгений Дубенюк
Бэк/инфраструктура — Михаил Воробьёв
Фронт — Софья Русакова