В кейсе рассказываем, как крупный коммерческий банк подбирал для себя корпоративную платформу коммуникаций, какие требования предъявлялись к мессенджеру и как была решена задача по повышению скорости рабочего общения в компании и минимизации рисков утечки информации.
Зачем вообще нужен корпоративный мессенджер
Главный залог успеха, наряду с брендом и налаженным производством – это люди. И от того, как выстроены коммуникации между ними, во многом зависит рост и развитие компании. Основным инструментом рабочего общения сегодня являются мессенджеры, и, если оно происходит в WhatsApp или Telegram, границы между личной и корпоративной жизнью в них стираются. Это негативно сказывается и на эффективности всей команды в целом, и на состоянии отдельных сотрудников – отсутствие баланса изматывает и не позволяет сосредоточиться на работе.
Именно такая ситуация сложилась в одном из крупнейших банков Юга России – для рабочего общения использовались корпоративная почта и публичные мессенджеры. У каждого из сервисов была своя задача: почта – для официальных переписок и обмена файлами, WhatsApp и Telegram – для оперативных вопросов, и разрозненность сервисов сильно влияла на скорость коммуникации и принятия решений. Принимая во внимание эти и другие недостатки использования зарубежных бесплатных решений, менеджмент компании начал оперативно искать подходящую отечественную платформу.
Какие требования предъявлялись банком к мессенджеру
Банк рассматривал несколько российских продуктов. Функциональные возможности мессенджера должны были закрывать все потребности в коммуникации между сотрудниками, с внешними партнерами и контрагентами.
Еще одним обязательным критерием была возможность on-premise инсталляции, так как контроль корпоративной информации – критически важный для компании аспект. Развертывание в локальной инфраструктуре в противовес публичным WhatsApp и Telegram позволяет точно узнать, где находятся те или иные данные, и обезопасить банк от утечек. Бесплатные западные продукты регулярно допускают подобные инциденты, как, например, совсем недавно Signal, который, к слову, позиционирует себя как защищенный.
В итоге банк остановил свой выбор на eXpress – российской защищенной платформе коммуникаций. Решение сертифицировано ФСТЭК РФ и обеспечивает высокий уровень защиты информации, включая все персональные данные, переписки и файлы.
Какие ставили цели и задачи
Исходя из потребностей компании в качестве основной цели проекта мы выделили создание мобильного защищенного пространства рабочего общения. Для ее достижения необходимо было выполнить следующие задачи:
- Обеспечить высокий уровень защиты информации и снизить риск утечек информации. Это возможно за счет локальной установки решения, криптоконтейнера приложения, собственного протокола шифрования и трехфакторной аутентификации пользователей.
- Повысить уровень мобильности сотрудников компании за счет клиента eXpress для всех типов устройств, работающих на популярных операционных системах. Сотрудникам необязательно находиться в офисе для участия в рабочих процессах, если приложение установлено на смартфоне.
- Сделать коммуникацию быстрой и повысить скорость принятия решений. Внедрение корпоративного мессенджера исключительно для работы поможет пользователям быстрее находить нужные контакты и получать обратную связь в более сжатые сроки, при этом соблюдая баланс между личной жизнью и работой.
Трудности внедрения
Внедрение проходило в несколько основных этапов. Сначала мы развернули пилотную версию мессенджера, и в течение полугода сотрудники тестировали продукт. Период тест-драйва необходим для исправления ошибок и багов, добавления недостающих возможностей и работы над быстродействием приложения. В рамках текущего проекта, пилотное тестирование перешло в продуктовую эксплуатацию без каких-либо изменений.
Само собой, в процессе внедрения столкнулись с некоторыми трудностями – банк ранее не работал с операционными системами, которые поддерживают среду контейнеризации Docker. Отсутствие у заказчика опыта решения таких задач проблемой не стало. Мы, как вендор, обеспечили поддержку со стороны инженера и помогли в короткие сроки развернуть мессенджер.
В результате банк получил платформу с необходимым для внутренних и внешних коммуникаций набором возможностей:
- защищенный мессенджер для оперативных вопросов;
- аудио- и видеозвонки для быстрых созвонов;
- видеоконференции и виртуальные комнаты для полноценной коммуникации проектных команд;
- быстрый обмен файлами и документами в безопасном корпоративном пространстве.
Что получилось в итоге
Переход на eXpress позволил решить проблему разрозненности каналов бизнес-коммуникаций как внутри компании, так и с партнерами и подрядчиками. Кроме того, нам удалось обеспечить защищенный обмен сообщениями, файлами и документами благодаря широкому спектру возможностей защиты информации.
Чтобы оценить результаты внедрения платформы, мы провели опрос среди сотрудников банка. В этом исследовании наша задача – выяснить, какие возможности сотрудники чаще всего используют, как изменилась скорость реакции коллег, и как они оценивают собственную эффективность после перехода на мессенджер. Это поможет нам дополнить дорожную карту разработки платформы.
Согласно опросу, наиболее используемой функцией продукта является месседжинг, сообщениями часто или очень часто обмениваются все опрошенные. Следом идет обмен файлами: 30% респондентов пользуются этой возможностью очень часто, часто – 40%, остальные – иногда или редко. Две этих функции являются основой современной рабочей коммуникации.
А вот голосовые звонки и видеоконференции большинство специалистов банка использует иногда или редко. Более востребован этот канал коммуникации среди удаленных команд, которым необходимо оставаться на связи.
В ближайшем будущем мы планируем интегрировать платформу с информационными системами банка, разработать чат-ботов и приложения Smart Apps для решения специфических отраслевых задач в одном приложении. Это позволит обеспечить сотрудников мобильностью и возможностями эффективной удаленной работы вне офиса и рабочего кресла.