Один дома: высока ли эффективность удаленной работы?

Удаленный формат в России стал трендом в начале весны 2020 года на фоне пандемии коронавируса. Сначала многие руководители отмечали всплеск продуктивности сотрудников, а сами работники видели в удаленке в основном положительные стороны. Однако эксперты еще в 2021-м прогнозировали спад популярности дистанта, в том числе из-за постепенного снижения эффективности труда, и востребованность гибридной модели. Опыт нашей компании подтверждает это.

По статистике, до кризиса в нашей стране на удаленке работало около 1% сотрудников (менее 1 млн человек), весной 2020-го — более 16%, а к июлю 2022-го — около 10%.

Когда первая растерянность от незнания, как действовать в новых условиях, прошла, многие организации попытались замерять эффективность удаленных сотрудников. Хотя сейчас для этого существуют различные способы, на деле далеко не все компании отслеживают то, как используют рабочее время члены команды в течение всего дня, с помощью специальных инструментов контроля. В 2021-м «Ростелеком» провел исследование, согласно которому в 70% компаний-участников специальные программные средства не используются, остальные вообще ничего о них не знают. Поэтому результаты опросов часто отличаются: одни менеджеры (18%) отмечают повышение продуктивности сотрудников, другие (8%) наблюдают снижение, причем существенное. В то же время все замечают отсутствие важной составляющей в работе компаний, и мы — не исключение.

Как в нашей компании замеряли эффективность

Поскольку холдинг Advisability Group — это группа компаний международного уровня, члены нашей команды живут в разных странах, многие из них и раньше работали удаленно. Сегодня таких сотрудников примерно 50%, поэтому для нас всегда было важно отслеживать эффективность их работы, что мы и делали практически с самого начала, но особенно внимательно — с 2020-го, после перехода к такому формату большей части команды.

Когда основные процессы были более налажены — оформлены рабочие места, настроены внутренние служебные коммуникации и т. д., — мы начали регулярно замерять эффективность сотрудников за определенный период.

Правда, для этого не внедряли новые KPI или системы для контроля и мониторинга, а, как многие, использовали традиционные средства контроля — видеовстречи команды в Zoom, корпоративный мессенджер Discord, систему отчетности, постановку задач на день, неделю, месяц и т. д. А также OKR, внедренный в начале 2020 года, что добавило прозрачности, облегчило взаимодействие, привело к большему порядку и дисциплине.

По нашим данным, на начальном этапе эффективность действительно выросла по сравнению с предыдущим периодом. С одной стороны, сказывалась привычка работать, т. к. сотрудники, перешедшие на удаленку, еще не успели выйти из прежнего ритма, с другой — они меньше времени тратили на переговоры, дорогу, беседы у кулера и т. п.

Но с течением времени мы стали отмечать, что продуктивность сотрудников снижается.

Есть ли связь между удаленной работой и продуктивностью?

По мнению сотрудников, и не только наших, основная причина снижения эффективности в том, что членам команды не хватает человеческого взаимодействия. В то же время большинство руководителей направлений считают, что удаленный формат расслабляет сотрудников: одних демотивирует домашняя обстановка, другие не справляются с планированием рабочего дня — задачи сдвигаются, время на их выполнение увеличивается, в итоге накапливается усталость, что приводит к выгоранию.

В любом случае, и те, и другие начали чаще задумываться о том, чтобы изменить подход к организации работы.

Способы повышения эффективности, которые используют мировые компании

Зарубежные организации имеют более продолжительный опыт работы в удаленном формате, и сегодня рассматривают его как долгосрочную бизнес-стратегию: так считают 78% руководителей. На основе этого был сделан прогноз, что к 2028 году в организациях по всему миру будет до 73% удаленщиков, причем в самых разных отраслях.

Мы познакомились с различными способами мониторинга удаленных сотрудников и методами повышения продуктивности, чтобы взять их на вооружение и адаптировать к нашим условиям. Среди основных выделили следующие:

• внедрить программное обеспечение для отслеживания времени. Эти инструменты, как правило, предлагают сотрудникам запускать и останавливать встроенный таймер, когда они начинают работу над новой задачей. Руководитель может войти в систему и посмотреть, как именно каждый член команды использует свое время, оценить, кто занят продуктивной работой, а кто нет. Для этого подойдут системы Crocotime, StaffCop, Kickidler, Bitcop, Time Doctor и т. п.;
• использовать приложение для управления проектами/задачами. Они бывают разными, но цель у них одна — помочь бизнесу управлять, организовывать и назначать задачи, которые позволяют видеть, кто из сотрудников назначен на конкретные проекты, а кому можно поручить новую задачу. В этом помогут, например, Apple Напоминания, Google Задачи, Microsoft To Do, Habitica, Trello, GanttPRO, Todoist и т. п.;
• создать списки задач. Они могут работать в контексте приложений для управления проектами, но сосредоточены на отдельных задачах, назначенных сотрудникам, а не на проектах высокого уровня. Кроме того, они позволяют увидеть, насколько пропорционально распределен проект: не поручено ли одному сотруднику 80% процентов задач, связанных с ним;
• ввести управленческий надзор и систему отчетов. Поручить менеджерам и руководителям отделов отслеживать, составлять отчеты и при необходимости перераспределять нагрузку членов команды;
• учредить правила самоотчетности. Даже если вы полностью доверяете своей небольшой команде, стоит предложить каждому сотруднику отправлять краткий отчет по email менеджеру или супервайзеру в конце дня с пояснением, над какими проектами он работает, степень загруженности и т. д.

Это позволяет:

• сбалансировать рабочие нагрузки и при необходимости перераспределить их;
• предотвратить выгорание, что нередко приводит к увольнению, например, из-за перегруженности или неудовлетворенностью условиями работы на дистанте — этот факт, по данным того же «Ростелекома», отметили около 40% респондентов;
• управлять слабыми звеньями независимо от того, что является причиной их неэффективности — перегруженность или нерациональное использование времени;
• определить источники неэффективности. Мониторинг нагрузки позволяет понять, что запущены неэффективные или непродуктивные процессы, например, система распределения задач.

Большинство исследований мировых тенденций говорит о том, что от удаленного формата не уйти: многим людям стало комфортно работать дистанционно даже несмотря на некоторые неудобства. Эта модель оптимально подходит для тех сотрудников, работа которых связана с рутинными процессами (например, разработчиков), но не может распространяться на тех членов команды, которые занимаются продажами, менеджментом и маркетингом, т. к. их задачи предполагают присутствие в офисе.

Наш опыт подсказывает, что оптимальный вариант в этом случае — гибридный формат плюс внедрение специальных инструментов для замеров продуктивности, что позволит соблюсти баланс без потери эффективности.