В этой статье мы хотим поделиться своим опытом выстраивания системы управления большим количеством объектов (у нас их более 300) со своей спецификой - это пищеблоки социальных учреждений (школ, детских садов). Для непосвященных, к таким объектам, как правило, приковано пристальное внимание различных контролирующих органов и ошибки организатора услуги могут слишком дорого стоить. Спойлер - очень упрощает процесс использование собственных автоматизированных систем сбора и обработки информации.
Итак, компания “Виво Маркет” - это крупнейший в волгоградском регионе организатор услуги социального питания, который представлен, в основном, в областном центре и обеспечивает качественными и безопасными горячими завтраками и обедами 224 детских сада и 102 школы, а также психоневрологические интернаты. Как контролировать работу всех этих объектов постоянно находясь в курсе всего того, что происходит на пищеблоках, понимая, доволен ли заказчик и какие там есть риски в каждый момент времени?
В компании все эти задачи решают управляющие объектов. За каждым таким сотрудником закреплено 40-50 точек. По сути, задача управляющего ежедневно по графику посещать вверенные ему пищеблоки и оценивать все ли там ок, выявлять вопросы и проблемы, предлагать помощь, собирать обратную связь от заказчика.
Мы очень четко обрисовали и закрепили зоны ответственности управляющих. Это сразу помогло устранить неразбериху в управлении объектами.
Но главные помощники наших управляющих в этом деле чек-листы, которые мы разработали специально под эти задачи. В них четко прописаны точки контроля, связанные с хранением, приготовлением, доставкой сырья и продуктов, санитарным состоянием самого пищеблока, кухонного и уборочного инвентаря, наличием там дезсредств и так далее.
До недавнего времени все эти чек-листы были в печатном виде, но чуть менее года назад наши программисты разработали специальную электронную программу, которая включает в себя все вышеперечисленные сведения. Данные попадают на общую платформу, где с ними могут ознакомиться все заинтересованные сотрудники.
Еще одна собственная разработка, которая значительно облегчила жизнь всем ответственным за сырье на пищеблоках - это программа МФЦ. В нее кладовщик или шеф-повар пищеблоков дважды в месяц заносит данные ревизий по остаткам продуктов, а также еженедельно заказывает сырье, необходимое для работы в течение ближайшего времени. Ранее все сведения вносились в таблички, перепроверялись вручную операторами, на что уходило 3-4 дня. Сейчас весь процесс занимает всего 3-4 часа.
Ну и самый крутой результат - введение этих программ, а также переход всей компании в единое инфополе (у нас это на платформе Битрикс 24), позволило нам отказаться от пользования многочисленными чатами в мессенджерах! Высвободилось большое количество времени. Задачи не теряются и выполняются намного быстрее. Люди коммуницируют между собой более конструктивно.
Однако, несмотря на цифровизацию мы считаем, что люди, все же, наш главный ресурс. Мы давно расстались с идеей находить на рынке готовых специалистов. Мы поняли, что в любом случае в развитие самых крутых сотрудников нужно вкладываться и обучать их нашей специфике, что мы и делаем. У нас обучение сопровождает сотрудника всю его жизнь в компании. При приеме на работу к соискателю на должность прикрепляется наставник, который на протяжении месяца сопровождает новобранца на все объекты, рассказывает об их специфике, знакомит с людьми. Параллельно новичок проходит обучения по санитарной безопасности, охране труда, ведению технической документации и так далее. Ну а далее сотрудник включается в систему плановых обучений компании по лидерству, управлению командами, тайм менеджменту. Наше глубокое убеждение, что для того, чтобы сотрудники с удовольствием трудились на благо компании нужно создавать для этого благоприятную среду.
Автор: Артем Бойко, заместитель директора по социальному питанию ООО "Виво Маркет"