Бывало ли, что при работе над проектом, в какой-то момент вы понимаете, что в документации или при планировании допустили ошибку? Она может быть глупой и незначительной, возможно из-за замылености взгляда, но из-за неё может быть увеличен срок проекта, бюджет или скоуп работ. К примеру, при планировании не учли отпуск одного из ключевых стейкхолдеров на стороне клиента, который ответственен за приёмку результата задачи Х. Неприятно, но как не допустить такие ошибки?
Практика Ревью
Начнём издалека, у программистов существует практика код-ревью (Code review), который заключается в предоставлении обратной связи исполнителю по задаче с комментариями по улучшению решения.
Аналогичная практика по проверке результатов работы может быть успешно распространена на работу проектного отдела и вашего конкретного проекта.
Проведение ревью проекта поможет PM-у:
- Вовремя выявить слона в комнате;
- Посмотреть на проект взглядом другого PM-а;
- Выявить точки роста и поставить следующие шаги по развитию;
- Обсудить управленческие кейсы с другим специалистом.
Возникает вопрос: А что нужно то проверять в проектах?
По началу может показаться, что правильно провести ревизию всех инструментов и всей документации проекта, но это не верное решение. Выделять другого специалиста на столь длительный срок в погружение чужого проекта дорого. Намного проще провести онлайн/офлайн встречу минут на 30 в формате интервью, где приглашённый PM - интервьюер, а действующий руководитель проекта - респондент.
Правила проведения ревью
Ниже укажу важные правил проведения такого интервью:
- Нужно объяснить приглашённому PM-у, что мероприятие служит профилактикой проекта и что вы не примете его критику на свой личный счёт. Иначе коллега может постесняться начать вас критиковать и встреча превратиться в созвон друзей;
- Вам самому нужно принять мысль, что если другой PM будет критиковать какие-то аспекты проекта, то это не критика вас как человека, это подсвет спорных моментов и неудачных решений, разбор которых позволит вам расти и оперативно внести изменения;
- Не бойтесь быть открытым и делиться проплемным опытом с ревьером. Ваши кейсы позволят интервьюеру не только быстрее понять историю проекта, но и подчерпнуть для себя что-то новое;
- Ревью лучше проводить ни один раз, на каждом этапе жизненного цикла лучше привлекать стороннего PM-а для оценки, также лучше, чтобы каждый раз это был новый человек;
- Не нужно закрываться в защите и агрессировать, если вопросы ревьюера вам не нравятся. Это отталкивает человека от вас, хотя он проводит интервью именно для вашего проекта;
- Задавайте больше вопросов и спрашивайте совета;
- По завершению интервью не забудьте поблагодарить за выделенное время и прозрачно показать, что вы не обижены;
- Результаты ревью нужно обязательно зафиксировать и поставить следующие шаги по улучшению работы.
Что нужно спрашивать у PM-а?
И самое интересное, как говорил выше, полностью погружаться в проект вашему коллеге не нужно, если у вас с ним здоровые и доверительные отношения, то можно пройтись по пулу вопросов, связанных с этапом вашего проекта:
1) Инициация:
- Кто стейкхолдеры проекта? Определён ли Заказчик, Спонсор проекта?;
- Участвуют ли стейкхолдеры в планировании проекта?;
- Какая цель проекта? Какую проблему клиента решает проект? Какие измеримые результаты проекта? Полностью ли заполнен Паспорт проекта?;
- Запланирована ли сверка документации со стейкхолдерами?;
- Когда планируется переход на следующий этап?;
- Все ли участника проекта понимают цели проекта? и т.п.
2) Планирование:
- Какие инструменты используются на этапе? Какую ценность они дают проекту?;
- Посчитан ли бюджет проекта? Какая окупаемость проекта?;
- Оценены ли риски? Какие риски самые вероятные?;
- Оценён ли скоуп работ? (Если таски - в storypoint-ах, если другая работа - в человеко-часах, но зависит от особенностей проектов);
- Когда планируется переход на следующий этап?;
- Все ли участника проекта понимают цели проекта? На сколько хорошо сформулирована проектная документация? и т.п.
3) Реализация:
- Уточнён ли должным образом план на неделю? Все участники проекта знают, чем они будут заниматься на следующей неделе?;
- На сколько удовлетворены работой над проектом участники проекта?;
- В ходе проекта всё ли документируются? Происходили ли инциденты? Если да, они разбирались и фиксировались?;
- Управляем ли рисками? и т.п.
4) Контроль и мониторинг:
- Хорошо ли составлены отчёты о проделанной работе, полезны ли они для стейкхолдеров?;
- Регулярно ли проводятся коммуникационные мероприятия? На сколько они полезны участникам команды?;
- Знают ли стейкхолдеры о ходе реализации проекта?;
- Как происходит приёмка работы от участников проекта? и т.п.
5) Закрытие:
- Сдан ли проект заказчику?;
- Когда планируется проведение ретроспективы проекта?;
- Проведена ли оценка удовлетворенности стейкхолдеров?;
- Корректно ли заархивирована проектная документация?;
- Составлен и утверждён ли план передачи и поддержки продукта проекта после закрытия? и т.п.
Отмечу, что даже если проект находится на заключительном этапе, ревьюер должен пройтись по всем вопросам от этапа Инициации.
На первый взгляд может показаться, что вопросы слишком топорные и на них не будет никто отвечать серьёзно, тут я соглашусь, но на основе таких вопросов будет легко выстроить план интервью и уже на их основе выстроить общение с респондентом.
Заключение
Ревью проекта — отличная практика в Проектных Офисах, направленная на улучшение качества управления проектами и обогащения опыта проектного менеджмента внутри компании.