Последние две недели мы активно работали над организацией первого вебинара от компании "Информатика и Сервис". Несмотря на техническую специализацию нашей организации и четкий план подготовки, трудностей было много и мы совсем не были к ним готовы.
Мы разделили подготовку на три этапа:
1. Обеспечение технической возможности.
2. Подготовка к проведению.
3. Проведение вебинара.
Каждый из организационной группы понимал, что должно получиться в итоге, но эта картинка в голове у всех была разной. На этом фоне возникали конфликты между сотрудниками, ведь в какие-то моменты было сложно сформулировать, что должно получиться в итоге, а в чужую голову не залезешь.
Выбор площадки вебинара
Мы четко понимали, что даже крутой контент можно испортить неправильно выбранной площадкой. Хотелось, чтобы она предоставляла множество функций: возможность показывать презентацию, отображать экран, проводить опросы и общаться с аудиторией через чат. Что касается технических моментов, мы планировали проводить трансляцию без задержек и специального сложного софта.
Накладывались переживания: "А если все зависнет? Слушатели не смогут подключиться? Спикеров не будет слышно?". В целом, мы подстраховались как могли, а уже завтра посмотрим на результат.
Рекламная кампания
Рекламной кампанией занимался отдел маркетинга, внутри которого задачи были распределены, но все пошло не по плану. Дело в том, что постоянно возникали срочные дела:
- заполнить бриф по целевой аудитории для рассылки. Казалось бы — ничего сложного и маркетологи прекрасно знают ЦА продукта, но это все равно время;
- подготовить массу разных текстов для социальных сетей, лендингов и сайтов. Тут все осложнилось тем, что в голову приходили спонтанные крутые идеи для этих самых текстов и на ходу менялась риторика статей;
- параллельно писались тексты для рассылок. Мы планировали запустить несколько на разные аудитории и важно было объяснить ценность продукта сразу, чтобы заинтересовать людей. Исходя из того, что не все знают о сервис-десках, говорить сразу о продукте было нелогично;
- создание чек-листов, которые мы дарили за оставленный email — тоже сжатые сроки на выполнение задачи;
- выбор названия вебинара. Тут тоже возникла проблема. Все дело в том, что мы никак не влазили в лимит знаков, ведь одно наименование продукта — Admin24 – Service Desk — уже 22 знака, а в названии вебинара нужно было отразить не только его;
- путаница со ссылками и UTM-метками, их у нас получилось порядка 25 разных, но генерация ссылок осуществлялась одним человеком, а добавление их в рассылки — другим;
- наименование бота для рассылки. Тут проблему опишем кратко — все названия заняты. Думайте, как и к названию продукта привязаться, и регистрацию пройти.
Все эти моменты не являлись максимально сложными, но очень негативно влияли на атмосферу в коллективе. Приходилось бросать одно и делать другое. Это увеличивало нервное напряжение у всех сотрудников.
Креативы и лендинг
В этой категории проблемы возникли с тем, что желаемый вариант отображения лендинга был невозможен, потому что Тильда не предоставляет нужный функционал. С этой ситуацией мы смирились, хотя и предприняли множество попыток сделать то, что хотели.
На графического дизайнера каждый день валились новые задачи в большом объеме: от верстки новых страниц на сайте компании и лендинге, до подготовки визуала ко всем постам и рассылкам.
Подготовка сценария и презентации.
Важно все:
- качественный текст, который будут озвучивать спикеры. Он должен быть без воды и объяснять сложные вещи доступно;
- четкое понимание спикерами возможностей продукта и интерфейса;
- реальный опыт клиентов Admin24 – Service Desk и результаты, которые были получены ими в процессе работы;
- визуальное оформление.
Сценарий менялся несколько раз, потому что во время репетиций и вычиток выявлялись недочеты, некорректные фразы, недостаток информации.
На самих репетициях много внимания нужно было уделить дикции, распределению ролей и коммуникации.
Что в итоге?
Большая часть проблем была связана с режимом работы в стиле "дедлайн на вчера", постоянному нарушению планов и возникающим стрессом на фоне происходящего. Мы справились и готовы завтра видеть всех на нашем первом бесплатном вебинаре, на котором расскажем о том, как сделать клиентский сервис конкурентным преимуществом и зарабатывать больше, с помощью российского ПО Admin 24 – Service Desk.