На консультации с руководителем из сфере услуг обсуждали «в какой программе вести упручёт».
В компании сначала работали примерно так. Для счетов, актов, ЭДО, налогов установили 1С: Бухгалтерия. Компания росла-росла. Данных по сделкам и обороту стало много, и руководитель наслушавшись советов, ставит «эксельку», чтобы вести управленческий учёт. Да, начинает все данные упручёта вести в таблицах.
Конструкция выросла, время на ведение таблицы и дублирование записей в 1С — тоже. Поэтому нанял специально обученного человека. Это привело к интересным проблемам:
- Данные в 1С и эксельках — расходятся.
- Человек делает ошибки, все люди делают ошибки.
- Уходит много времени на поиск и исправление ошибок. Причём нужен дополнительный человек, глаз то замыливается, наблюдать за своими ошибками.
- С каждым витком роста команды — растёт и количество работы по ведению таблиц.
Стандартное решение, которое постоянно ломается
Я описал стандартное решение «вести учёт где получится». И именно из-за того, что приходится вести учёт «руками», а часть данных дублировать — всё и ломается!
Для примера, расмотрим кейс. Поступает платёж от покупателя. У нас есть реквизиты: дата, сумма, контрагент, форма поступления, счёт — 5 штучек. Каждый платёж надо зафиксировать, а 5 разных значений записать в каждую свою ячейку.
Управленческий учёт в таблицах, означает, что нужно открыть несколько разных документов, отдельных файлов:
- Движение денег (поступление)
- Дебиторская и кредиторская задолженность.
- Финансовый результат (обязательства)
- Проекты компании (хранит стадии проекта)В
Занести всё это и не ошибиться, даже по одному платежу — кропотливый труд. А ведь таких счетов даже в маленьком бизнесе может быть десяток, а ещё нужно и платить контрагентам и эти данные тоже фиксировать!
Ошибки будут! Из-за количества работы легко ошибиться ячейкой, легко написать 2 вместо 1, или добавить лишний 0. Человек — ошибается! Это же не робот? А когда по одному отчёту видишь ошибку, приходится долго проверять, где именно ошибка затаилась.
Я занимаюсь автоматизацией управленческого учёта и бизнес-процессов с 2003. За это время мы видили сотни компаний и ещё ни у кого подобное решение долго не жило! Стоимость ведения такого учёта выше, чем потери от ошибок. Люди или полностью бросают его и принимают решения интуитивно, либо принимают ответственное решение и автоматизируются. Если принимать решения интуитивно, будут управленческие ошибки, а ещё можно встрять на кредиторку или застрять в запасах.
Сложный выбор компаний
Компания, которая достаточно «выросла», так или иначе размышляет о специализированных программах для управленческого учёта. Более того, у неё есть выбор:
- Вести учёт в 1С. Дополнительно использовать стороннюю программу управленческого учёта или красивый и удобный облачный сервис. По факту в двух и более программах, и интегрировать всё друг с другом, так как превисчка, банки, ЭДО остаются в 1С.
- Вести весь учёт в 1С. Тут появляется страх руководителя в виде «бухгалтерских отчётов».
- Третьего варианта просто нет!
По-уму, конечно, данные должны попадать и храниться в одном месте. Нужно делать так, чтобы и пользователь мог видеть их так, как ему удобно. Бухгалтер видит одни отчёты и может ими оперировать так, чтобы у налоговой не было вопросов. А руководитель, видит эти же данные, но в другом виде, и может принимать управленческие решения. Проще говоря, чтобы человек мог говорить машине «я так хочу», а не подстраиваться под машину. В бюро Горбунова этот принцип назвали «пусть потеет машина».
Если вести учёт в двух и более программах — всегда возникают проблемы с интеграцией. Это может быть «ручной интеграцией» и приходится тратить силы на «синхронизацию», это могут быть какие-то «доработки». Они могут работать «криво», например, при интеграции 1С и АмоCRM мы столкнулись с тем, что предлагаемые типовые решения на рынке, либо интегрируют «одну сторону», то есть, 1С забирает данные из Амо, а вот наоборот — нет. Либо, что решение интегрируется только «по проводу». Но ведние учёта в двух программах может быть обосновано различными факторами. Самый убедительный «подобные бизнес-процессы нельзя реализовать в 1С», настолько бизнес уникальный. Менее убедительный «продавцы прикипели к CRM и не хотят с него слезать». С продавцами ведь как — если отдел работае и продаёт, ни в коем случае его не трогай!
Уродские бухгалтерские отчёты. Согласен, всяческие сальдо-шмальдо, дебеты с кредитами — для руководителя бесполезны. А изучать нюансы бухгалтерского учёта, чтобы понять «как вытащить нужные данные, чтобы принять управленческое решение» — тупо.
Но, на самом деле многие современные версии 1С уже имеют на борту специальные отчёты для руководителя, они содержат те же данные, но выдают их в виде специальных управленческих отчётов. Более того, руководитель может всё это настроить сам, не подключая программиста 1С и не потеть над созданием ТЗ для него. Более того, на борту есть панели индикаторов, и данные можно будет смотреть хоть со старого телефона.
В итоге, если вы уже ведете первичку в 1С, то и управленческий учёт проще всего будет вести именно в ней. Ведь различные конфигурации легко интегрируются без проблем. А внутри уже всё готово для человеческих отчётов! Но если что → обращайтесь.