Почему важно задуматься об автоматизации бизнеса…
Я занимаюсь автоматизацией управленческого учёта и бизнес-процессов для малого и среднего бизнеса больше 15 лет. За это время автоматизировал больше 500 компаний и уверенно заявляю — автоматизация малого бизнеса мало чем отличается от автоматизации корпораций. Причём те вещи, о которых говорят корпорации — для малого бизнеса даже полезнее и интереснее! Пока крупные компании переходят от ERP к пост-ERP-системам, малые уже осваивают и освоили автоматизацию бизнес-процессов и учётных процессов.
Автоматизация ускоряет работу: зарабатывать быстрее, чем конкуренты осознают, что изменение произошло
Однажды у нас был интересный клиент, которому мы автоматизировали торговую аналитику. Небольшая но «самая старая» сеть магазинов автотоваров в провинциальном городе.
Собственник наладил «своевременную» закупку части товаров. Например, начал по уму закупать незамерзайку. Товароучётка, на основе собранных за долгое время работы предупреждала, что «скоро будет повышенный спрос на незамерзайку», а также сообщала, сколько незамерзайки брали раньше. В итоге закупщик знал «какие бренды» и «какое количество» и «когда» стоит взять. Программа учитывала все переменные, вплоть до стоимости хранения неликвида на складах. Перед сезоном у клиента было ровно то количество незамерзайки, которое нужно было сети, чтобы без проблем распродать и не хранить излишки. Пока конкуренты «осознавали», что появился спрос, и начинали пополнять свои запасы, мой клиент обеспечивал весь город незамерзайкой на сезон.
В итоге мой клиент организовал продажи используя бигдату и за счёт больших данных смог пережить конкурентов, вынужденных складировать деньги в неликвид.
Другой клиент, собственник продуктовых — использовал торговую аналитику, чтобы правильно распределять товары по магазинам. В центре города чаще покупали хлопья и молоко, а в магазине у края города чаще брали уголь и маринованное мясо.
Кстати, подробнее об этих кейсах, можно прочитать в статье «автоматизация товарной аналитики и аналитики продаж».
Преимущества автоматизированного бизнеса:
- сквозные данные — можно обмениваться данными из разных программ, например CRM и товароучётки, а также собирать информацию в одном месте, в удобном для руководителя виде.
- большие данные — можно накапливать, собирать и анализировать данные, что удобно использовать при пополнении ТМЦ.
- быстрее работа — главным образом из-за того, что рутинную работу делают не люди, а программы, а ещё программа может напоминать, что именно стоит делать сотруднику. Удобно, например, выводить на экран сотрудника чек-лист необходимых действий для работы.
- точнее работа — так как за операции отвечает программа, которая не может быть невнимательной или уставшей — ошибок меньше.
Сотрудники «боятся» автоматизации, поэтому будут сопротивляться новым программам и инициативам
Была у меня консультация с человеком, который за 150 тысяч «внедрил» Notion в бизнес. Однако сотрудники не спешили пользоваться внедрением и пробовали работать «как раньше», что, естественно, не нравилось клиенту. Это была очень простая автоматизация, которая мало что меняла в работе сотрудников, главная задача которой было «упростить управленческую работу собственнику, чтобы тот не ковырял чаты и не спрашивал каждого». Корни проблемы такие же, которые встречались при внедрении 1С в малом бизнесе и при внедрении ткацких станков, которое запомнилось в истории, как движение луддитов.
Вкратце: сотрудники боялись за своё будущее, и не видели пользы для себя в автоматизации.
Любое изменение, будь то новый бизнес-процесс, установка на камеры компьютерного зрения и прочее — ограничивает сотрудника. Сами рамки этого решения ограничивают сотрудника.
А вот для руководителя сами изменения, как правило, несут плюсы. То что раньше было непредсказуемо и непрозрачно, теперь известно. Появился регулярный менеджмент, регламенты. При этом теряется инициативность сотрудников, у них пропадает желание смотреть на вопросы шире. Сам по себе кайдзен здесь не возникнет.
Для преодоления этой проблемы нужны 2 вещи:
- Непосредственное участие руководства. Автоматизация всегда делается в интересах собственника и ЛПР. Они платят за автоматизацию и получают с неё самые вкусные сливки. Поэтому их интересы и должны учитываться. Это значит, что руководитель должен присутствовать на всех митапах. Должен видеть и участвовать, когда обсуждают, какую форму отчёта разрабатываем. Принимает окончательное решение по принятию всех решений и вовремя замечать, где его команда теряет азарт.
- Учитывать интересы исполнителей и показывать их пользу. Всю пользу от автоматизации получает руководитель, но и сотрудники много выигрывают. Главный профит — меньше времени тратят на бесполезную работу, которая ни к чему не приводит. Скажем, раньше сотрудник тратил время на ручное копирование данных из системы веб-аналитик (Яндекс, Гугл-сёрч, данные из соцсетей и так далее) в эксельку, а теперь программа сама всё собирает и нужно лишь понять, что значат эти цифры. Время освободилось, его можно потратить на что-то другое: отдохнуть, провести время с семьёй или сделать что-то полезное для компании, тем самым заработать больше. Если не учитывать пользу для исполнителя, вероятность того, что автоматизация будет по-настоящему внедрена — минимальна.
Подробнее о том, как преодолевать сопротивление сотрудников, читайте в моей статье «Сотрудники сопротивляются проектам изменений, что с этим можно сделать»
Мода в автоматизации и как малый бизнес может её использовать
Тренд последних 5-10 лет — гибкость!
Компания должна быстро адаптироваться к изменениям! Изменились алгоритмы SEO и сайт потерял трафик? Нужно быстро, быстрее чем за месяц разобраться и починить или переключиться на таргет. В рекламной кампании резко повысилась стоимость заявки? Рекламу останавливать и разбираться, чтобы не слить бюджеты. Пошли заморозки в Бразилии, и они погубили урожай кофе? Срочно пересмотреть закупки и адаптироваться. В мире бушует вирус и всех закрывают по-домам, нужно за неделю всех перевести на удалёнку. Те кто не может адаптироваться — теряют бизнес. И если у крупных компаний есть «жирок» и кое-какой запас прочности, то для малого бизнеса — любое подобное промедление опасно!
Автоматизация упручёта и бизнес-процессов даёт эту гибкость.
Последние пару лет к нам в компанию часто приходят за управленческими дашбордами или «панель индикаторов для руководителя» и за понятными отчётами в 1С. Руководители буквально бегут из 1С, нанимают помощника, который каждый день переносит цифры из 1С в эксельку и формирует более понятные управленческие отчёты. К счастью все,я кто дошёл до нас — осознают насколько это опасно и просят нас сделать нормальные панели индикаторов и отчёты. И мы делаем такие вещи! Например, для каждого руководителя и сотрудника делаем панель индикаторов — регулярную рассылку по почте или, через телеграм-бота с ключевыми показателями.
Другой тренд — сквозные системы, которые оцифровывают каждого сотрудника на каждом участке бизнеса. Такие решения могут быть сделаны очень просто, буквально используя тайм-трекер на телефоне. Ну, а можно подключить нейросети. В зависимости от задач, которые необходимо решить.
Например, для клиента — сервисной компании обслуживающей лифты мы доработали 1С так, чтобы на телефоне полевых сервисных инженеров ежедневно высвечивались «задание на сегодня» с чек-листом на каждой точке, а телефон отправлял данные геолокации на пульт главонго инженера. Мы сократили штат, чтобы сделать ту же работу, что и раньше — требовалось меньше людей. Самая большая экономия была в логистике — инженерам не нужно заезжать в офис или созваниваться, все задачи формировались автоматически и отправлялись на телефон. Смогли повысить качество работы — так как на каждой точке был свой список задач, и сдать задачу можно было лишь сфоткав работу, избавились от отрицательных остатков — так как смогли точнее отслеживать расход ГСМ и ТМЦ (всякие расходники и инструменты, которые использовались на точках).
В конце концов компания начала собирать большие данные о компании и процессах. Это позволит руководителям опережать конкурентов за счёт малых изменений и повышения качества сервиса.