Обзор 1С:Документооборот 3.0. Что нового по сравнению с прошлой версией?

В конце прошлого года «Фирма 1С» выпустила обновление продукта #1с Документооборот 3.0. С тех пор прошло почти полгода и сейчас самое время проанализировать, стоит ли переходить на этот продукт.

Если в двух словах – переходить стоит. Главное отличие 1С#документооборот 3.0. от 1С:Документооборот 2.1. – он проще, понятнее, логичнее. В новой версии отвалилось много функций, с которыми мог справиться только администратор.

Она стала доступнее рядовому сотруднику. Появилось много шаблонов, скриптов, форм, заточенных под конкретные отделы и должности. Интерфейс интуитивно понятный, меньше настроек и меню.

Помимо удобства появилось много функций, которые облегчают работу, особенно для юридических отделов. В новой версии появилась настройка реестров документов, возможность параллельного согласования и даже работа в режиме рецензирования. И это далеко не всё.

А теперь пройдёмся по каждому преимуществу.

В старой версии все документы были, грубо говоря, «свалены в кучу». Для юридического отдела нужно было каждый раз создавать отдельный реестр документа вручную.

В новой версии появилась возможность объединять документы в отдельные реестры. В свою очередь, реестры, можно сортировать по собственному усмотрению и создавать их столько сколько нужно.

Обработка документов (согласование, рассмотрение и т. п.) стала более логичной и понятной. В отдельной вкладке можно посмотреть все этапы, которые прошёл документ.
Больше не нужно проваливаться в отдельное меню, смотреть какие процессы происходили до этого, какой процесс выполняется в данный момент. Вся информация размещается на одном экране, всё достаточно просто и логично.

В предыдущей версии, чтобы оформить отпуск, отгул, назначить заместителя либо помощника нужно было обратиться к администратору. Он выдавал права доступа и долго показывал, как всё настроить. В новой версии всё гораздо проще. Любой сотрудник может это сделать в несколько кликов.

Важно отметить еще одно нововведение. Теперь руководитель может выбрать какие функции будут доступны заместителю. Функции можно выбрать по определенным параметрам, либо предоставить полный доступ.

В предыдущей версии также можно было создавать реквизиты. Но там они складывались без сортировки в отдельную папку.

В 1С:Документооборот 3.0 реквизиты можно создавать и тут же распределять по документу. То есть теперь не нужно переходить на какие-то другие вкладки и вручную искать реквизиты.

У каждого документа может быть состояние: «в работе», «подписан», «на согласовании», «на рассмотрении» и так далее. В предыдущей версии пользователь отмечал эти этапы вручную.

В 1С:Документооборот 3.0 это происходит автоматически. Статус документа меняется в зависимости от того на каком этапе исполнения находится задача.

Если новый сотрудник приходит в организацию он, как правило, должен ознакомиться с рядом документов. Раньше для этого нужно было создавать отдельную рассылку. В новой версии эта функция автоматизирована.

В систему просто добавляется новый сотрудник и ему документ отсылается автоматически. При этом не нужно удалять старых сотрудников или создавать новую рассылку. Достаточно добавить нового сотрудника в старую рассылку и нажать «обновить». Документы приду только ему.

Аналогичное изменение и с согласованием. Если в процесс добавлен новый сотрудник, общее согласование документа не надо назначать заново. Уведомление придёт только новому сотруднику.

Также можно добавлять нового сотрудника для согласования даже после того как документ согласован. В этом случае уведомление придёт только ему, но процесс не надо запускать заново.

Ещё одно отличие 1С:Документооборот 3.0 от 1С:Документооборот 2.1. В старой версии должность сотрудника настраивалась в зависимости от подразделения.

В новой версии одного человека можно назначить на несколько должностей. Один и тот же сотрудник будет заходить под своим логином и паролем в разные должности с сохранением всех настроек и функций.

В предыдущей версии администратор должен был настраивать рабочий стол под каждого конкретного работника. В новой версии этого нет. Здесь появились шаблоны под конкретную должность и под конкретный отдел.

Как правило сотрудники, которые раньше не сталкивались с 1С, не обращают внимание на индивидуальные настройки. Из-за этого много рабочего времени тратится впустую. Шаблоны закрывают этот недочет.

При желании сотрудник может настроить определенные функции под свои потребности, либо оставить все как есть. Этого достаточно для продуктивной работы.

Одно из главных нововведений в 1С:Документооборот 3.0. Теперь с документами можно работать в режиме, который очень похож на «рецензирование» в Microsoft Word. Все замечания и комментарии можно делать непосредственно в подгруженном текстовом файле.

Здесь отображается автор, время комментария, дата и т. п. Это ещё один плюс для юридических отделов, которые могут коллективно работать над одним документом. Причем правки можно вносить одновременно!

В этом режиме существует 2 функции – «замечания» и «комментарии». «Комментарии» – это информативные сообщения, а «замечания» – это те сообщения, на которые нужно реагировать и закрывать по мере решения вопроса.

В завершение хотелось бы сказать несколько слов о переходе с 1С:Документооборот 2.1 на третью версию. Нашим специалистам уже приходилось этим заниматься и вот что они отмечают. Переход проходит плавно – такого не было не в одной предыдущей версии.

Работу со старыми документами можно заканчивать в версии 2.1., а сохранять и продолжать работу в новой. На основании этих же документов можно продолжать работу в версии 3.0.

О том, как работать с новой версией 1С:Документооборот, вы можете узнать из нашего вебинара. Переходите по ссылке, смотрите запись, ставьте лайки и подписывайтесь на канал «Максофт Оптима»