Торговля и общепит — сферы, где мелкое воровство и нарушения дисциплины повторяются чаще всего. Без контроля на кухне работники могут не докладывать продукты, подменять их (приносить с собой продукт подешевле, а дорогой уносить домой), допускают недовес, завышают показатели списания и бракеража. В основном это небольшие суммы и не каждый владелец вовремя заметит недостачу. Без контроля закупочных цен и ведения бухгалтерии бизнесмен может недополучить во много раз больше. Однако контролировать команду стоит не только для предупреждения кражи продуктов или денег. На самом деле не все люди склонны к воровству, и далеко не каждый будет делать это систематически так, чтобы нанести непоправимый финансовый урон предприятию. В этой статье — не только про предупреждение о обнаружение краж, но и про контроль соблюдения стандартов качества работы, порядка в зале и внешнего вида сотрудников.
Контроль явки и учет рабочего времени
Если вы используете систему автоматизации iiko, то у вас будут данные об открытии и закрытии смены каждого сотрудника, возможность редактировать и закрывать смены. Начисление заработной платы будет происходить по отработанным часам автоматически, а нарушения графика (ранний уход или несогласованную переработку) вы будете получать наглядно.
Контроль расчетов с покупателем
С помощью журнала событий в iiko вы сможете контролировать подозрительные действия персонала. Для удобства удаленного контроля можно скачать приложение или настроить рассылку об опасных операциях с кассой и получать информацию в мессенджере.
На что обращает внимание система?
Удаление оплаты, возврат чека после закрытия заказа, отмена или повторная печать пречека, покупателю распечатали товарный чек вместо фискального (и это еще не все возможности учета).
Контроль качества: современные технологии
- Аудиобейджи, которые сверяют правильность разработанного и утвержденного скрипта продаж.
- Весы, которые не только передают информацию о весе блюда или ингредиента, но также обращаются к базе данных, чтобы сверить полученный результат с технологической картой.
- Видеокамеры + нейросети фиксируют нахождение сотрудника на месте, а также отличие текущего вида зала/витрины от принятого по стандарту и отправляют уведомление о несоответствии.
Каким способам доверяет Настоящая пекарня?
Пекарни — бизнес для начинающих, где контроль возможен без дорогих digital-решений. Мы собрали простые способы контроля, которые осваивают предприниматели без опыта ведения бизнеса и навыков работы с системами аналитики общепита.
1) Фотоотчеты в группу в мессенджере — 3 раза в день:
- Витрины (хлебный портал, сладкая, сытная витрина). Контроль: выкладка, внешний вид, наличие ценников, заполнение витрин к назначенному времени;
- Персонал: пекари, кухонные работники, продавцы. Контроль: присутствие на работе, форма одежды по стандарту;
- Выполнение стандартов поддержания порядка: фото ведения журналов, проведения генеральных уборок и чистых рабочих мест в конце смены.
2) Отчеты продавца по итогу рабочей смены: фактические показатели – по выручке, среднему чеку, списанию, выпуску продукции, остаткам. К отчету прикладываются фото всех документов, которые будут сданы в офис.
3) Бракераж: фото продукта со всех сторон, на весах и в разрезе.
4) Камеры – один из главных инструментов удаленного контроля. По камерам проверяем работу персонала, эффективное использование рабочего времени, соблюдение стандартов, работу продавцов по технике продаж, фиксируем воровство.
В Управляющей компании создан отдел контроля качества, который помогает вести контроль за работой персонала, качеством продукции и чистотой на точке в разных уголках нашей страны и в других странах. На старте любого бизнеса вам пригодятся эти четыре простых отчета — их можно внедрить с сегодняшнего вечера или завтра, они не требуют специальных навыков и передовой техники.
Делают ли сотрудники эти фотографии? Не много ли отчетов? Делают, это входит в привычку и уже не кажется такой объемной работой.
Как внедрить систему контроля и не напугать сотрудников?
Важно донести сотрудникам, что с внедрением системы контроля на оценку влияет не субъективное мнение старшего менеджера, а действительно качество выполнения работы. У команды может возникнуть психологический барьер, например, перед поднадзорностью. Объясните, что видеокамеры в первую очередь призваны защитить их самих при возникновении спорных ситуаций. Постоянный мониторинг процессов и результатов даст возможность гарантированно получать бонусы за добросовестное выполнение своих трудовых обязанностей, факт которых будет неоспорим.
Как внедрять систему контроля, чтобы минимизировать стресс?
- Определите задачи контроля, которые приведут к решению вашей основной бизнес-цели — росту прибыли. К примеру, пресечь воровство, сократить нецелевые расходы, увеличить средний чек и возвращаемость гостя. Прежде чем внедрить новый отчет задайте себе вопрос: "Это действительно ведет меня к цели? Каким образом?"
- Составьте критерии контроля, инструкции и чек-листы. Убедитесь, что все требования выполнимы.
- Определите заранее какие санкции последуют за нарушение трудовой дисциплины или каких причин будет достаточно для увольнения.
Недостаточно только фиксировать выполнение правил. Реагируйте на изменения: разработайте новый скрипт в помощь продажнику, внедрите денежную мотивацию за соблюдение стандартов и поощряйте достижение финансовых целей!