Зачем автоматизировать проектное управление?

Сегодня мы поговорим о целеполагании: для чего мы вообще внедряем информационную систему управления проектами (далее — ИСУП)?
Почему важно четко понимать цели руководства компании в начале внедрения? И, наконец, как добиться ясности при формулировании целей и избежать ненужных рисков? Обо всем этом вы узнаете из статьи.

Допустим, в один прекрасный момент руководство компании приходит к мысли о том, что пора внедрять проектное управление.
В большинстве случаев набор действий будет следующим:

• Внедрить информационную систему.
• Обучить сотрудников проектному менеджменту.
• Разработать и внедрить методологию.

Первый пункт этого списка — самый понятный и осязаемый с точки зрения прикладного результата. Поэтому чаще всего руководители проектных офисов начинают свою деятельность именно с попытки внедрения ИСУП. Но зачастую это грозит провалом: ИСУП функционируют ограниченное время, а потом ими перестают пользоваться либо через несколько лет заменяют на другие, аналогичные системы. Часто это происходит потому, что на старте недостаточно четко определены цели.

Важно понимать, что с любой системой имеют дело две целевые аудитории:

• заказчики — те, чьи цели достигаются, кто получает пользу,
• пользователи — те, кому приходится работать с этой информационной системой.

При этом использование системы всегда подразумевает выполнение каких-то достаточно трудоемких действий, например, ввода данных. Ведь по своей сути ИСУП — не что иное как «калькулятор». Она оперирует той информацией, которую в нее заносят люди. Поэтому, если данные изначально внесены некачественно, система не поможет достичь поставленных бизнес-целей.

Добавлю к этому, что действия сами по себе могут не являться для пользователей самоценными. Например, внесение информации о статусе проекта бесполезно для ответственного исполнителя или руководителя проекта. А вот для «потребителя» отчета — ровно наоборот. Поэтому, рассматривая цели, важно понимать, что для разных участников проекта они реализуются по-разному. Главное — избежать ситуации, когда персонал тратит много усилий на внесение данных в систему, а пользы минимум, или она вовсе отсутствует.

Перед тем как внедрить ИСУП, необходимо четко сформулировать цели. Если формулировка начинается со слова «автоматизировать», скорее всего мы фокусируемся на том, "что” мы делаем, вместо того, чтобы понять "зачем”. Решение внедрять ИСУП можно считать достаточно обоснованным, если при этом будут решены важные для руководства организации проблемы.

Давайте рассмотрим конкретные цели внедрения ИСУП.

Рано или поздно в любом проекте накапливается большое количество информации: по выполненным задачам, по срокам, финансам и рискам. Кроме того, в проектной деятельности фигурирует большое количество участников. Чаще всего они территориально находятся в разных местах и не имеют возможности регулярно собираться вместе. Большинство нужной для реализации проекта информации обыкновенно хранится у них в головах или в блокнотах. А что если таких проектов не один, а десятки? Ее нужно собрать и обработать, корректно сформировать отчеты, прогнозы или иные документы. И здесь на помощь приходит ИСУП. Создание унифицированных способов сбора данных, например, сильно снижает трудоемкость всего процесса.

Кроме того, в проекте не обойтись без других трудоемких операций. Например, без формирования календарного плана. Нужно выстроить взаимосвязи между разными видами работ, актуализировать статусы и сроки, наладить ведение учета большого количества работ. То есть речь идет о множестве кропотливых ручных операций. И это тоже реально реализовать с помощью ИСУП, которая может автоматически рассчитывать обновленные сроки и актуализировать календарно-сетевой план без дополнительного вмешательства человека.

Еще одна задача, которую трудно выполнить без автоматизированного процесса, — ресурсное планирование. Здесь нужно оценить трудоемкость определенных работ, этапов и проектов; сбалансировать потребности с доступными ресурсами и квалификацией сотрудников. А еще учесть их специализацию, график отпусков и так далее.

И наконец, ИСУП позволяет более оперативно распространять актуальную информацию среди большого количества участников. Это могут быть, например, сведения о принятых решениях, о текущем статусе проекта, о доступной документации. Информация в этом случае распространяется посредством проектного портала и трекера задач.

Думаю, вам уже очевидно, что процессы и задачи в рамках проектной деятельности сильно взаимосвязаны. Изменение данных в одном из процессов неизбежно повлечет за собой потребность в корректировках других. Если все это выполнять вручную, управление информацией потребует выделения слишком большого количества ресурсов.

Каковы риски при выполнении таких обновлений вручную:

• снижение приоритетности задач, вплоть до их полного невыполнения;
• выполнение задач с ошибками;
• использование устаревших данных, как результат нерегулярной актуализации.

Косвенным негативным последствием отсутствия ИСУП можно также обозначить разрозненность данных. Это означает, что любой перенос информации между бумажными или электронными носителями требует дополнительного контроля и корректировки.

Таким образом, убирая дублирование данных и добавляя удобные инструменты, мы сокращаем трудоемкость процессов управления и экономим человеческие ресурсы. Участники тратят меньше времени на выполнение рутинных, периодически повторяющихся задач и получают возможность направлять свои усилия на те задачи, которые при иных условиях откладывались, выполнялись редко или недостаточно качественно.

В первую очередь, ИСУП — это инструмент для принятия решений на различных уровнях управления. Чем раньше принимается решение, чем более точная информация лежит в его основе, тем оно дешевле и точнее.

Доступ к информации подразумевает определенные временные затраты. Например, один из самых распространенных способов сбора информации — совещания — это на самом деле достаточно дорогое удовольствие. Зачастую в таких совещаниях принимают участие узкоспециализированные сотрудники, от которых требуется мнение по одному-двум вопросам. Все остальное время на совещании они тратят впустую.

Для руководителя это серьезный бич: чтобы понять, какие задачи, проблемы или решения требуют внимания, ему необходимо выслушать всех участников, а из некоторых приходится выуживать нужную информацию с пристрастием. Расписание руководителя со временем превращается в сплошную череду совещаний.

Но что если пойти по другому пути получения информации — не посредством устных обсуждений, а формальным способом — через отчетность? Здесь тоже имеются подводные камни: есть риск, что данные для отчетов будут нерелевантными или устаревшими, что затруднит принятие решений.

В этой ситуации с помощью ИСУП возможно:

• поднять информацию в удобном формате на нужный уровень, с возможностью в случае необходимости быстро уточнить детали;
• создать грамотно выстроенную отчетность по портфелям проектов и увидеть возможные проблемы заранее;
• сфокусироваться только на существенных проблемах и отклонениях;
• отказаться от многочисленных совещаний для сбора информации, что в конечном итоге сэкономит время руководителю.

Конечно, в большинстве случаев актуализация статусов проекта все равно происходит через совещания, полностью от них уйти не удастся. Однако длительность и частота проведения этих совещаний в разы сократится, а актуальная информация может быть получена без вербальной коммуникации.

А еще очень важно, что благодаря ИСУП повышается достоверность данных. Почему? Потому что чем больше звеньев проходит информация от источника (например, исполнителя) до топ-менеджмента, тем больше желающих эту информацию поправить, например, из страха наказания или из нежелания привлечь внимание. Такие фильтры замыливают реальную картину, и до высшего звена доходит максимально сглаженная, позитивная информация, не отражающая реального положения дел.

Если же данные изначально правильно внесены в систему, то текущая ситуация корректно отображается в отчетности. Это позволяет опираться на рабочие первичные данные и минимизировать вероятность ручных корректировок. Картина будет более объективной. Кроме того, такой подход позволяет не тратить дополнительное время на формирование отчетности в конце месяца или квартала.

Что еще? Благодаря ИСУП у руководителя проектного офиса появляется возможность предвидеть риски, определить узкие места, но, что еще более ценно, разобраться в причинах проблем. Доступ к достоверной и полной информации помогает определить эти причины без дополнительных запросов к участникам проекта.

Важно также отметить, что наличие ИСУП позволяет держать перед глазами комплексную информацию по проектам. На дашборде системы отображаются данные по всем направлениям и этапам проекта/портфеля проектов. А значит, отпадает необходимость изучать большое количество разрозненных документов, чтобы получить общую картину.

Участники проектной команды тоже в любой момент могут получить достоверную информацию о задачах, которые стоят перед ними, и сроках их исполнения. Здесь трудно что-то «забыть», «не знать», «не записать»: вся релевантная информация доступна в системе, в персонализированном формате для каждого участника.

Благодаря тому что дашборд проекта динамичен и отображает статус выполнения задачи в реальном времени, руководителю проекта нет необходимости постоянно контактировать с членами команды, чтобы уточнить информацию о продвижении работы. Более того, информация, сказанная устно может быть субъективна. А вот ИСУП позволяет оперировать более объективными данными: например, исполнитель и тот, кто ставит задачу, сразу видят сроки, отведенные на ее решение. Противоречия и нестыковки в рамках такого процесса видны сразу и не тормозят работу.

Информация, которая содержится в различных документах, зачастую подвергается искажению. Многие параметры проекта (цели, риски, требования), которые чаще всего оформляются в свободном формате (например, посредством Power Point), недостаточно формализованы. Отсюда возникает риск искажения важных для проекта данных —умышленно или по ошибке, неважно.

Такие некорректные параметры, созданные на начальном этапе планирования проекта, влекут за собой либо дальнейшее тиражирование искаженных данных, либо требуют повторной проверки. Руководителю проекта приходится постоянно уточнять информацию, и это снижает эффективность и результативность проектной деятельности. Размещение информации по проектам в ИСУП позволяет придерживаться корректного формата и содержания необходимых проектных документов. По сути, ИСУП позволяет встроить «дуракоустойчивость» в процесс подготовки и планирования проекта, отслеживания его хода.

Кроме того, используя ИСУП, мы можем контролировать уровни доступа к разным документам и данным: обыкновенное хранение в общих папках, например, требует гораздо более кропотливой организации и не всегда удобно, особенно при удаленной работе. Я уже не говорю об информационной безопасности.

Каковы еще преимущества внедрения ИСУП:

• Опора на единые данные — синхронизация и интеграция данных между собой, проверка их целостности и непротиворечивости.
• Встроенные проверки корректности данных, как на уровне форм (нельзя ввести текст вместо цифр), так и на уровне полноты данных (наличие ключевых полей).
• Выполнение сотрудниками правильных действий не привязано к контролю или участию руководителя (меньше бесполезного взаимодействия), а регламентировано системой. У участников проектной деятельности со временем все меньше желания обходить правила, они должны соблюдать методологию.
• Возможность разграничить права: различные права доступа для разных объектов и действий позволяют легче масштабировать нужные практики менеджмента на организацию, давать доступ к нужной информации определенному кругу лиц.
• Прозрачность авторства изменений. При работе с разрозненными файлами такая информация чаще всего недоступна, однако она несет непосредственную важность для проекта: анализ внесенных корректировок помогает ретроспективно проанализировать эффективность хода проекта, определить источники и авторов ошибок.

Итак, оперирование актуальной информацией, уверенность в её корректности, четко описанные и внедренные процессы — все это минимизирует потребность в проведении контрольных мероприятий, а значит, снижает общую стоимость проектной работы.

Цель 1. Снижение трудоемкости обработки данных

Цель 2. Повышение удобства доступа к актуальной информации для принятия решений

Цель 3. Снижение операционных рисков и обеспечение качества процессов

Выглядит достаточно просто, не так ли? Зачем же тогда вообще об этом говорить? На мой взгляд, в большинстве внедренческих проектов цели недостаточно ясны и обоснованы, не согласованы с ключевыми лицами. Если проект внедрения ИСУП не основывается на понятных выгодах, существует серьезный риск, что качество проектного менеджмента, а также результаты проекта, пострадают. Грамотное использование ИСУП помогает радикально снизить вероятность возникновения этих рисков.

Получается, что сформулировать цели автоматизации управления проектами в терминах результата, а не задач или требований, — очень важно. Не пренебрегайте этим.

Ясная цель, к тому же, согласованная с ключевыми лицами компании, жизненно необходима для успешного внедрения как системы, так и самого проектного управления.