Как управлять небольшой командой: 3 способа обеспечить эффективное выполнение задач

Поговорим об основых делегирования задач и управления небольшими командами.Представьте себе вот такой сценарий:

Вы – глава проекта по исследованию и разработке. Возникает проблема и клиент настаивает на выяснении причин. Вы обещаете, что все детали будут представлены на следующем ежемесячном совещании. Так как своих задач у вас уже “выше крыши”, вы поручаете эту задачу одному из членов команды. Приходит время совещания, и клиент спрашивает про обещанные детали. А рядом с вами в полном потрясении и с бледным видом сидит человек, которому вы поручили эту задачу.

Чтобы понять, что задачей никто не занимался, не нужно слов. И в вашем мозгу пульсирует болезненный вопрос: “Как вообще было можно забыть про такую важную задачу?”

Чтобы привести проект к успеху, проджект-менеджерам необходимо концентрироваться на общей картине, сделав делегирование конкретных задач своим важнейшим навыком. Но делегирование – это означает не просто передать работу другому исполнителю, одновременно вычеркивая ее своего списка задач. По сути, быть менеджером предполагает, что, даже когда задача не в твоем списке, она остается в зоне твоей ответственности. Если работа должна быть завершена к концу дня, то это твоя обязанность обеспечить, чтобы человек, которому она поручена, выполняет ее так, как необходимо.

Вот три совета, которые стоит принять во внимание, если вы хотите успешно руководить небольшими проектами, а также, в качестве небольшой вишенки на торте, рекомендация о том, на что следует обращать внимание при выборе программного продукта для достижения этой цели:

1) Назначайте на задачу одного ответственного сотрудника

Может быть вовлечено несколько или даже много моделей в процесс выполнения конкретной задачи. Однако, обязательно должен быть тот, что отвечает за выполнение и, главное, завершение работы – так называемый “тим-лид” (team leader), руководящий мини-командой внутри основной команды. Когда что-то идет не по плану, ключевой человек взял ситуацию под контроль, исправил ее и повысил результативность. Важно, одновременно обеспечить, чтобы именно он имел полное представление о задаче и той ответственности, которая вытекает из нее.

2) Сбор информации о статусе проектных задач

В практике управления проектами появился очередной профессиональный термин “заСТАТУСить до смерти” (“status-ing to death”), когда менеджер беспрерывно запрашивает у членов команды информацию о статусе проектных задач, вгоняя их раздраженное состояние и отвлекая от реальной работы – ситуация, до которой не стоит доводить членов своей команды. Но с другой стороны, отсутствие или плохо поставленная система внутренней коммуникации создает крайне негативное давление на проект, и наоборот, когда члены команды ежедневно получают актуальную информацию о своих обязанностях, зоне ответственности, сроках и взаимосвязях между разными задачами, вероятность общего успеха существенно возрастает.

Для того, чтобы реализация проекта шла по плану (вне зависимости от того, большой это проект или нет), каждый бит релевантной информации должен быть доступен проектной команде. Чтобы люди вам доверяли, это единственный способ. Вы же не захотите, кроме того, чтобы какой-либо член вашей команды, особенно те, кто отвечает за выполнение критически важных задач, работал в условиях неполной или недостоверной информации?

Так важно поэтому сохранить разумный баланс при построении системы коммуникаций внутри проекта.

Вот несколько мыслей о коммуникациях, которые стоит принимать во внимание:

ﾷ Явно озвучивайте сроки

ﾷ Будьте максимально конкретны, когда описываете свои ожидания. Не позволяйте людям додумывать или догадываться.

ﾷ Поощряйте людей задавать вопросы.

ﾷ Стимулируйте людей давать предложения и идеи, как проще и быстрее выполнить ту или иную задачу.

3) Используйте подходящий программный продукт для совместной работы команды над небольшими проектами

Международный характер большинства проектов и их постоянно растущий уровень сложности делает необходимым использование специального программного обеспечения для управления проектами и задачами внутри команды. Своеобразной гарантией этого становится не только успешное завершение проекта, но и эффективное управление небольшими не только командами но и процессами его реализации.

Существующие облачные решения, такие как Comindware BPM и Comindware Project, предоставляют проектным командам и их участникам с любого конца земного шара единую платформу, где они могут взаимодействовать, обновлять статусы по каждой назначенной задаче, загружать и делиться документами и файлами в реальном времени. Это позволяет проджект-менеджерам не только видеть общее состояние проекта, но и получать детальную информацию о прогрессе каждой задачи, а также о том, насколько команда близка к достижению целей проекта.

Благодаря таким автоматическим функциям, как электронные или SMS оповещения о задачах, по которым приближается или наступил срок выполнения, менеджеры получают возможность разработать и предпринять соответствующие меры, такие как, например, временное привлечение профессионалов из других команд или внешних подрядчиков, чтобы предотвратить срыв сроков проекта.

В завершение, еще несколько мыслей об управлении небольшими командами:

При управлении маленькими командами в основе успеха лежит понимание того, что это настолько же сложно, как и управлять средними по размеру и даже большими проектными командами. Проджект-менеджеры зачастую попадают в ловушку кажущейся легкости. Если не применять ключевые принципы управления в том, что, включая использование подходящего программного обеспечения, то проект будет провален с большой долей вероятности.

Какие еще советы вы бы дали по вопросу управления небольшими командами?

4) Как управлять несколькими задачами одновременно?

Как часто в течение дня вам приходится выполнять несколько задач одновременно? Явление неизбежное — необходимость одновременного решения нескольких задач. Что ни одна задача не будет выполнена, в результате существует опасность. Вот лишь некоторые из отрицательных последствий решения нескольких задач одновременно:

ﾷ Излишняя трата времени на переключение между задачами.

ﾷ Каждой задаче необходимо больше времени для завершения при одновременном выполнении задач по сравнению с последовательным их выполнением.

ﾷ Вы быстрее устаете. Рассеянное внимание отнимает больше сил, усложняя концентрацию.

ﾷ Несоблюдение крайних сроков и невыполнение задач.

ﾷ Переполнение задачами по мере появлении новых задач при наличии незавершенных прошлых задач.

Все это создает рабочий хаос и является ответом на вопрос, чем плохо одновременное выполнение нескольких задач.

“…вам не удастся избавиться от появления нескольких задач, которые нужно выполнять одновременно. Это естественная часть работы и жизни…”

Решение нескольких одновременных задач: неизбежное зло

От появления нескольких задач, вам не удастся избавиться, которые нужно выполнять одновременно. Это естественная часть работы и жизни. Необходимо просто знать, как с этим справляться. Если вы знаете, как ходить и дышать, вы точно сможете научиться выполнять несколько задач одновременно. Остается таким образом вопрос: как лучше управлять несколькими задачами одновременно?

Расставьте приоритеты и исключите ненужное:

1. Нет нескольких руководителей = нет нескольких задач, которые нужно выполнять одновременно. Один начальник — один источник задач.

2. Перед началом работы составьте план. Согласуйте время и сроки выполнения с группой и руководителями.

3. Используйте еженедельные совещания вместо ежедневных митингов (если вы не программист).

4. Сделайте дела – Get the things done.

5. Почувствуйте удовлетворение от выполненной работы!

Для выполнения моего плана мне необходим рабочий инструмент. Поэтому я взяла свой план и перенесла его в Comindware BPM.

Comindware — это сетевое решение по управлению рабочими процессами и задачами. Поэтому любой, кому нужно увидеть мой план, выполнение задач, а также кто работает со мной над задачами, могут сделать это в любой момент. Это гораздо лучше отдельного плана в формате excel, поскольку все находится в одном месте и открыто для просмотра моими коллегами и руководителями:

1. Когда я собираюсь завершать задачи.

2. Что я собираюсь делать дальше.

3. Сроки выполнения, дедлайны.

4. Приоритеты.

5. Процент выполнения.

6. Совместная работа: после того, как я завершаю свою задачу, рабочий объект переходит к другому сотруднику автоматически.

Благодаря использованию такого инструмента, как Comindware BPM, уверена, что с легкостью заработали свою квартальную премию, поскольку вы точно знаете, какие конкретно задачи были выполнены.

Comindware BPM снижает проблему одновременного решения нескольких задач благодаря тому что:

ﾷ В наличии у вас доступный он-лайн план, где указаны сроки выполнения и приоритеты.

ﾷ Ваша работа прозрачна для всей группы, включая вашего руководителя.

ﾷ Снижается объем ненужного взаимодействия с другими и увеличивается объем выполненной работы.

Внедрение гибкой системы управления проектами – это вызов команде. Чтобы прийти к эффективности метод должен подходить компании, а команда грамотно осведомлена. Все должны быть готовы к переменам и уметь гибко подстраиваться под требования.

Выводы

Лучшая программа по управлению проектами — та, которая подходит именно вашей команде и способна быстро и наиболее эффективно выполнить стоящие перед ней задачи. Наличие лишних функций также, как и отсутствие необходимых инструментов способно навредить всей работе. Поэтому при выборе ориентируйтесь исключительно на свои потребности и характер бизнеса.

Если вы ещё не имели опыта работы с системой управления, мы рекомендуем начать с наиболее доступного решения – Trello.

Если вы хотите успешно руководить небольшими проектами и эффективно выполнять задачи с командой, назначайте на одного ответственного сотрудника.

Управляйте небольшой командой людей, делегируйте задачи и обеспечьте эффективное выполнение задач!