Как найти время на командную рефлексию, зачем это нужно и почему нестандартный подход — это ключ к инсайтам, которые по-другому не получишь? Проджект-менеджер команды Алина Черемных рассказала о том, почему решила отойти от шаблонов и что ценного из этого получилось добыть.
Проджект-менеджеры могут проводить ретроспективу по запросу команды: когда копятся вопросы и напряжение, то возникает необходимость их вовремя снять. В идеале каждый спринт заканчивать проведением ретро, но обычно у команд для этого времени просто нет.
Мы в Nerve.AI проводим ретроспективу далеко не по окончании каждого спринта, а раз в несколько месяцев. Обычно поводом для таких встреч становится завершение какого-либо значимого этапа в работе: релиза сложной фичи, модуля или всего продукта. Например, прошлым летом делали редизайн сайта и ребятам после напряженной работы просто необходимо было организовать возможность перевести дыхание: поделиться мыслями и эмоциями.
Проведение ретроспективы положительно влияет на атмосферу в команде:
«Есть надежда, что можно улучшить какие-то процессы и качество общения. Узнать факты, на которые раньше не обращал внимания. Отметить и похвалить коллег и, чего уж там, самому получить похвалу приятно», – отмечает Анна Мазина, QA engineer Nerve.AI
Как мы экспериментировали
Привычный вариант ретроспективы представляет собой «разбор полётов» по такому сценарию: что было хорошо, что плохо, а что можно улучшить и каким образом?
Мы решили уйти от проторенной дороги и попробовать использовать нестандартные подходы. Алина провела небольшой ресерч и собрала в Figma 10 вариантов шаблонов для креативного ретро. Одни из них доступны на Miro, другие на Figma.
Вот эта подборка:
Работа над проектом в одних представлена через образ выращивания растения, в других — через морскую звезду, путешествие по морским волнам или тему колдовства. Новые образы раскрепощают воображение и позволяют свежим взглядом посмотреть на процесс и результат совместного труда.
Перед самым Новым годом команда Nerve.AI провела ретро по тематическому шаблону на основе сказки про трех поросят.
Сначала ребята выясняли, что можно отправить в Домик из соломы. Как известно, первый домик самый ненадежный: стоит ветру подуть и он разрушится. Сюда включали те процессы, от которых хорошо бы избавиться.
Второй Домик был построен из деревяшек: он покрепче первого, жить можно, но риск остается. В этот домик команда поместила все так называемые «костыльные решения»: получилась их классная визуализация.
И, наконец, третий домик – это Домик из камня. Сюда попадает все то, что работает надежно, чем можно гордиться. «Лично для меня как проджект-менеджера самое приятное, когда в этот домик попадают отношения в команде. Атмосфера взаимовыручки и взаимопонимания – это очень большая ценность, и я всегда радуюсь, когда команда решает, что отношения заслуживают «третий домик», – рассказывает Алина.
Преимущества креативного ретро
Какие плюсы мы заметили при проведении ретро в креативном формате?
- Проще создать неформальную атмосферу
При выборе креативного шаблона нужно учитывать психологический портрет команды. Вряд ли шаблон «Три поросёнка» подошел бы консервативным разработчикам: им удобнее использовать таблицу Excel или доски. А у нас в открытой новому команде накануне праздника получилось создать хорошее настроение.
- Легче взглянуть на процесс работы под новым углом
Разные форматы дают возможность оценить работу с необычного ракурса. При однотипном подходе к изучению опыта глаз замыливается, какие-то недоработки становятся не видны. А при креативном подходе сразу видишь, где ошибки и в чем просчет. Т.е. появляется ощущение подключения новой оптики: по-другому воспринимаешь масштаб.
Если проводить ретро очень редко, обычный подход подойдёт. А если часто, в одной и той же команде и в работе над одним проектом, стоит иногда креативить. Разные тематические шаблоны помогают оживить процесс.
Психологическое равновесие как бонус
Одно из ключевых достоинств ретроспективы – эффект групповой психотерапии. Общение в неформальной обстановке позволяет снять тревожность и напряжение, разрешить недопонимание. Одним в работе для мотивации не хватает внимания и похвалы, другие страдают от дефицита общения, третьих задела несправедливая критика. Когда все претензии сняты, а недоразумения разрешены, психологический климат в команде заметно улучшается.
Чаще всего ретроспектива представляет собой микс из трёх составляющих: психотерапии, инструмента по выявлению ошибок и недостатков, плана по их устранению.
Чтобы все не напрасно было...
Один из самых важных моментов по итогам ретро связан с воплощением идей, которые появились в ходе встречи. Понятно, что вряд ли кто-то позже вернётся к доске. Мы стараемся поступать так: если есть что-то срочное и важное, что можно быстро реализовать, сразу добавляем в задачи. Если же задача требует много ресурсов, то ставим ее в долгосрочный план и периодически на ежедневных созвонах с командой напоминаем друг другу про обещание.
Если придумываем классные идеи прямо на ретроспективе, то это действует как общий commitment. Честно признаемся: далеко не все изменения получается внедрить вовремя, некоторые задачи добираются до нового ретро и новых обещаний.
И это один из самых сложных и важных моментов: не забыть про задачи и предложения команды по мере погружения в ежедневную рутину, а довести их до папочки «Сделано».