Бизнес без прибыли – путь в никуда. Желание собственников сделать ресторан доходным кажется очевидным, но на практике, их ожидания не всегда оправдываются.
Погружаясь в операционные процессы, команды часто забывают о задаче приносить деньги не только работникам в виде заработной платы, поставщикам в виде оплат, но и владельцам в виде дивидендов.
Если в вашем бизнесе все ресурсы направлены исключительно на выживание и нет прибыли, то о развитии не может быть и речи – маловероятно, чтобы собственник желал бы для своей компании такого будущего.
Главная формула бизнеса выглядит просто: Доход – Расход = Прибыль
Чтобы повысить прибыльность любой компании, нужно работать над каждой составляющей этой формулы. Не важно, владеете ли вы несколькими ресторанами или одним проектом, все перечисленные в статье принципы будут работать.
Бюджетирование
Есть множество методик финансового анализа и интерпретации показателей в отчетности. Сегодня мы разберем предшественника отчета о прибылях и убытках, а именно – бюджет. Разберемся в понятиях и рассмотрим полную схему запуска бюджетирования ресторанной компании.
Бюджет — это важный инструмент планирования и контроля. Его составление требует глубокого понимания финансовой отчетности и политик учета компании.
Ответственный за бюджетирование сотрудник должен быть погружен в операционные процессы и знать принципы формирования доходов и затрат в компании. Не стоит забывать, что это командный процесс, поэтому, чтобы сформировать более точный и обоснованный бюджет, нужно вовлечение всех участников.
Работая в экономических проектах, мы изучаем показатели многих ресторанов и отмечаем, что команды, у которых выстроен процесс бюджетирования и бюджетного контроля, добиваются лучших финансовых результатов, чем те, у кого этот процесс не внедрен или используется для галочки.
Бюджет доходов и расходов — обязательный атрибут хорошо управляемого бизнеса, это практически финансовая модель компании на определенный период. Для его корректного формирования надо ориентироваться в среде, для которой он формируется.
Совместно с командами различных ресторанных компаний мы создали множество бюджетов, основные среди них:
У «крепких» ресторанов с грамотно выстроенной системой управления доходами и расходами норма прибыли может доходить до 25%, в то время как средний показатель по рынку около 20%.
В бюджетировании выделяют несколько типов бюджетов, которые выстраиваются в соответствии с целями и периодами развития компании. Разберем их подробнее.
5 типов бюджета
1. Операционный бюджет на год
Решает вопросы, относящиеся к горизонту ежегодного планирования деятельности компании. При этом может быть гибким, корректироваться ежемесячно или ежеквартально в зависимости от динамики компании.
2. Операционный бюджет на месяц
Все изменения основного бюджета вносятся в ежемесячный или ежеквартальный бюджет. В нем корректируются показатели выручки на основе динамики периода, учитываются затраты при внесении изменений или обнаружении ошибок в годовом бюджетировании. Встречаются также изменения условий аренды и прочих услуг — рекомендуем отражать их в бюджете, чтобы оценить эффект корректировок на прибыль.
3. Проектный бюджет
Необходим при планировании развития бизнеса. В нашем опыте есть примеры открытия фабрики-кухни, создания своего приложения, развития дополнительного направления (терраса, франшиза) и прочее. Все перечисленное относится к открытию нового направления с целью повышения выручки компании и улучшения ее позиции на рынке.
4. Бюджет реинвестиций
Рассчитывается для вложений в уже действующие проекты. Например, в капитальный ремонт ресторана или его ребрендинг. Этот тип бюджета используется, чтобы рассчитать необходимые затраты и их эффективность.
5. Бюджет закрытия
Используется, когда бизнес окончательно завершает работу или продается. В нем рассматриваются все необходимые выплаты и взаиморасчеты, а также подсчитывается остаточная стоимость компании
Следует использовать детализацию типа бюджета на основании задач, стоящих перед компанией в конкретный момент времени. Эта механика поможет вам быть готовыми к различным сценариям развития событий и быстро принимать решения, когда это будет необходимо.
Как выстроить эффективный процесс ежегодного бюджетирования в компании
Бюджет строится от структуры отчетности, утвержденной в компании. Процесс бюджетирования выглядит следующим образом:
1. Подготовить план бюджетирования: зафиксировать этапы, детализировать задачи, распределить ответственных и назначить сроки. В проектах мы также назначаем контрольные точки по промежуточным согласованиям основных параметров с собственниками бизнеса.
План бюджетирования дает комплексное видение этапов работы
2. Чтобы процесс был эффективен и логически выстроен, необходимо подключить игроков бюджетирования. Игрок бюджетирования — это сотрудник, который является ответственным за бюджетообразующую статью. Например, управляющий отвечает за фонд оплаты труда. Он будет выступать как центр финансовой ответственности по этой статье, а значит бюджетировать, контролировать её и предоставлять по ней отчетность.
3. Определить принципы бюджетирования. Сделать это можно, ответив на вопрос: «Как формируется та или иная статья бюджета?». Например, расходы по бракеражу могут быть рассчитаны на основании плана бракеража на каждый месяц. Расчет ведется по формуле:
Расходы по бракеражу = Кол-во позиций обязательных для контроля * Себестоимость этих позиций * Количество дней
Все статьи бюджета должны быть описаны в части принципов, по которым производится их расчет. Подобный подход позволит обосновать суммы, заложенные в бюджет, а также провести аналитику, найти пути оптимизации затрат и роста прибыльности.
Структура составления принципов бюджетирования
Принципы бюджетирования
3. Форма бюджета определяется политикой отчета о прибылях и убытках (ОПиУ). Нужно учесть все доходные и расходные юниты (для сетевого бизнеса, например, управляющая компания или фабрика-кухня), а также подготовить консолидирующий бюджет компании.
Формы бюджета
4. Собрать данные, которые будут отражать историю доходов и расходов за прошлый период. На основе этой информации вы сможете провести аналитику и учесть их в прогнозе на бюджетируемый период. При расчете мы рекомендуем использовать данные из вашей программы продаж и управленческого учета. В процессе бюджетирования вы можете использовать аналитическую платформу Mozg, которая позволит планировать выручку.
Чтобы бюджет был жизнеспособным, после его согласования важно отразить данные о планах в программе учета и провести презентацию ответственным за доходные и расходные части сотрудникам.
Когда процесс бюджетирования окончен, вы с командой согласовали его и приняли к исполнению, наступает очередь запуска механизмов бюджетного контроля.