{"id":13583,"url":"\/distributions\/13583\/click?bit=1&hash=e33bc0d3a37a74826169363c867d3f9f74deaa73040cb6145c82841335993467","title":"\u041d\u0435\u0439\u0440\u043e\u0441\u0435\u0442\u044c \u042f\u043d\u0434\u0435\u043a\u0441\u0430 \u043f\u0435\u0440\u0435\u0432\u043e\u0434\u0438\u0442 \u0432\u0438\u0434\u0435\u043e \u0432 \u043f\u0440\u044f\u043c\u043e\u043c \u044d\u0444\u0438\u0440\u0435","buttonText":"\u041a\u0430\u043a?","imageUuid":"135b72ce-4b43-5240-a9ca-242ab0616d40","isPaidAndBannersEnabled":false}
Делис Архив

Как сдать документы в госархив. Все этапы и альтернативы

Рассказываем, как сдать документы на хранение в государственный архив при ликвидации, банкротстве или по иным причинам. И есть ли этому разумные альтернативы.

Три основных момента

Первое, что надо знать: это платная услуга. Окончательная цена зависит от территориального местоположения архива. Например, в московском Центральном государственном архиве трудовых отношений (ЦГАТО) прием одного дела по описи составляет 310 руб. (приказ от 25.12.2018 № 147).

Основными поводами для передачи документов коммерческой фирмы в госархив по-прежнему являются ликвидация и банкротство (п. 10 ст. 23 закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).

Второй принципиальный момент: предварительную архивную обработку, описание, переплет, доставку документов до архива обеспечивает передающая сторона, т. е. коммерческая организация. Сотрудники архива только принимают готовую к передаче документацию. Если она оформлена неверно — отдадут на доработку.

Третий момент: дело это не быстрое. Нормативно не установлены сроки, в течение которых госархив должен осуществить прием документов, и ускорить этот процесс невозможно.

Госархивы не особо заинтересованы в росте «клиентуры». Делис Архив превосходит большинство госархивов по ценам, безопасности, скорости и качеству обслуживанию.

Денис Авдюшин - генеральный директор "Делис Архив"

Узнайте за три минуты, почему стоит делегировать хранение и обработку документов именно Делис Архив — посмотрите короткий ролик.

Восемь этапов подготовки документов к архивированию

Опишем процесс приема документов на хранение в государственный архив на примере московского ЦГАТО. Сразу ответим на часто задаваемый вопрос: весь процесс займет как минимум два месяца, максимум — полгода.

Этап 1: отобранные документы вносятся в опись, к описи составляется предисловие, а также историческая справка юридического лица.

Этап 2: в архив по месту регистрации юридического лица представляется:

  • заявление (при ликвидации это форма № 1);
  • оригинал доверенности на лицо, которое будет взаимодействовать с архивом непосредственно.

Доверенность такого рода заверяют печатью и подписью руководителя организации.

При представлении документов не забудьте выяснить дату регистрации и входящий номер.

Этап 3: не позднее 30-ти календарных дней будет назначен куратор, который будет непосредственно работать с вами (его контакты сообщают по телефону и е-мейлу, указанному в заявлении).

Этап 4: не позднее двух недель со дня назначения куратор должен подъехать на место хранения документации, оценить качество проведенной обработки, корректность описаний и при необходимости выдать указания по устранению недостатков. После устранения недостатков вас может посетить эксперт госархива для повторной экспертизы (а может и не посетить, куратор, возможно, справится сам).

Если хотите с первого раза правильно подготовить к хранению документы — доверьте архивную обработку Делис Архив. От экспресс-аудита ваших документов до сдачи их в госархив — все этапы работ мы возьмем на себя.

Денис Авдюшин - генеральный директор "Делис Архив"

Этап 5: все вопросы сняты — куратор представляет ваши документы экспертной комиссии, которая заседает не чаще раза в месяц.

Этап 6: если большинством голосов принято положительное решение, то куратор вам об этом сообщит, направив:

  • договор (он типовой, правке не подлежит);
  • акт приема-передачи;
  • счет на оплату.

Подписанный договор с копией платежки отвозим в архив, где на регистрацию и присвоение номера может уйти еще 10 рабочих дней.

Этап 7: в течение пяти рабочих дней вам сообщат дату, время и место, куда необходимо привести документы для передачи на госхранение.

Этап 8: все дела, по три экземпляра описей, предисловий к описям и исторической справки — все на бумажном носителе! — плюс акт приема-передачи предоставляются строго в определенное время.

В итоге вы получаете свой экземпляр акта приема-передачи в подтверждение факта сдачи документов в госархив.

Выше описан примерный алгоритм, который зависит в том числе и от местных особенностей. Обращаясь в свой госархивом, обязательно уточните этапы взаимодействия, их результаты и сроки.

Есть ли разумные альтернативы?

Несмотря на то, что госархивы перешли на рыночные отношения, старые проблемы никуда не делись. А именно:

  • недостаток свободных площадей, в связи с чем, госархивы принимают на хранение только кадровые и документы по заработной плате работников;
  • нехватка квалифицированных кадров;
  • строгие требования к подготовке документации;
  • приоритет отдается обслуживанию по социально-правовым вопросам уполномоченных органов;
  • долгие сроки (до 6 месяцев) получения акта приема-передачи дел на хранение.

К тому же — и это важно, — цены госархивов на предварительную архивную обработку и последующее хранение бывают весьма значительными, а качество сервиса оставляет желать лучшего. Поэтому прием на хранение в госархивы бухгалтерских и иных учетных документов организации по-прежнему является скорее исключением.

Альтернативой может быть обращение в негосударственную архивную организацию. При выборе поставщика данной услуги стоит обратить внимание не только на цены, но и на следующие моменты:

  • в уставе организации прописан такой вид деятельности, как хранение и обслуживание кадровой и иной документации;
  • наличие лицензии ФСТЭК, специального ПО для шифрования данных;
  • статус оператора персональных данных.

Необходимо уточнить, возможно ли передавать на хранение документы в не упорядоченном виде, а также имеет ли архивная организация договор с ПФ на исполнение социально-правовых запросов граждан.

Делис Архив принимает на хранение документы в любом виде и составе, не предъявляя претензий по качеству подготовки. По факту приемки, очень оперативно выдадим акт установленного образца, который может быть предоставлен ликвидатором по запросу суда или иного государственного органа.

Денис Авдюшин - генеральный директор "Делис Архив"

Предлагаем решения для отдельных отраслей, кадрового, бухгалтерского, юридического отдела и директора.

Дмитрий Бизин
Директор по маркетингу
0
Комментарии
Читать все 0 комментариев
null