Рассказываем, как сдать документы на хранение в государственный архив при ликвидации, банкротстве или по иным причинам. И есть ли этому разумные альтернативы.
Три основных момента
Первое, что надо знать: это платная услуга. Окончательная цена зависит от территориального местоположения архива. Например, в московском Центральном государственном архиве трудовых отношений (ЦГАТО) прием одного дела по описи составляет 310 руб. (приказ от 25.12.2018 № 147).
Основными поводами для передачи документов коммерческой фирмы в госархив по-прежнему являются ликвидация и банкротство (п. 10 ст. 23 закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).
Второй принципиальный момент: предварительную архивную обработку, описание, переплет, доставку документов до архива обеспечивает передающая сторона, т. е. коммерческая организация. Сотрудники архива только принимают готовую к передаче документацию. Если она оформлена неверно — отдадут на доработку.
Третий момент: дело это не быстрое. Нормативно не установлены сроки, в течение которых госархив должен осуществить прием документов, и ускорить этот процесс невозможно.
Госархивы не особо заинтересованы в росте «клиентуры». Делис Архив превосходит большинство госархивов по ценам, безопасности, скорости и качеству обслуживанию.
Узнайте за три минуты, почему стоит делегировать хранение и обработку документов именно Делис Архив — посмотрите короткий ролик.
Восемь этапов подготовки документов к архивированию
Опишем процесс приема документов на хранение в государственный архив на примере московского ЦГАТО. Сразу ответим на часто задаваемый вопрос: весь процесс займет как минимум два месяца, максимум — полгода.
Этап 1: отобранные документы вносятся в опись, к описи составляется предисловие, а также историческая справка юридического лица.
Этап 2: в архив по месту регистрации юридического лица представляется:
- заявление (при ликвидации это форма № 1);
- оригинал доверенности на лицо, которое будет взаимодействовать с архивом непосредственно.
Доверенность такого рода заверяют печатью и подписью руководителя организации.
При представлении документов не забудьте выяснить дату регистрации и входящий номер.
Этап 3: не позднее 30-ти календарных дней будет назначен куратор, который будет непосредственно работать с вами (его контакты сообщают по телефону и е-мейлу, указанному в заявлении).
Этап 4: не позднее двух недель со дня назначения куратор должен подъехать на место хранения документации, оценить качество проведенной обработки, корректность описаний и при необходимости выдать указания по устранению недостатков. После устранения недостатков вас может посетить эксперт госархива для повторной экспертизы (а может и не посетить, куратор, возможно, справится сам).
Если хотите с первого раза правильно подготовить к хранению документы — доверьте архивную обработку Делис Архив. От экспресс-аудита ваших документов до сдачи их в госархив — все этапы работ мы возьмем на себя.
Этап 5: все вопросы сняты — куратор представляет ваши документы экспертной комиссии, которая заседает не чаще раза в месяц.
Этап 6: если большинством голосов принято положительное решение, то куратор вам об этом сообщит, направив:
- договор (он типовой, правке не подлежит);
- акт приема-передачи;
- счет на оплату.
Подписанный договор с копией платежки отвозим в архив, где на регистрацию и присвоение номера может уйти еще 10 рабочих дней.
Этап 7: в течение пяти рабочих дней вам сообщат дату, время и место, куда необходимо привести документы для передачи на госхранение.
Этап 8: все дела, по три экземпляра описей, предисловий к описям и исторической справки — все на бумажном носителе! — плюс акт приема-передачи предоставляются строго в определенное время.
В итоге вы получаете свой экземпляр акта приема-передачи в подтверждение факта сдачи документов в госархив.
Выше описан примерный алгоритм, который зависит в том числе и от местных особенностей. Обращаясь в свой госархивом, обязательно уточните этапы взаимодействия, их результаты и сроки.
Есть ли разумные альтернативы?
Несмотря на то, что госархивы перешли на рыночные отношения, старые проблемы никуда не делись. А именно:
- недостаток свободных площадей, в связи с чем, госархивы принимают на хранение только кадровые и документы по заработной плате работников;
- нехватка квалифицированных кадров;
- строгие требования к подготовке документации;
- приоритет отдается обслуживанию по социально-правовым вопросам уполномоченных органов;
- долгие сроки (до 6 месяцев) получения акта приема-передачи дел на хранение.
К тому же — и это важно, — цены госархивов на предварительную архивную обработку и последующее хранение бывают весьма значительными, а качество сервиса оставляет желать лучшего. Поэтому прием на хранение в госархивы бухгалтерских и иных учетных документов организации по-прежнему является скорее исключением.
Альтернативой может быть обращение в негосударственную архивную организацию. При выборе поставщика данной услуги стоит обратить внимание не только на цены, но и на следующие моменты:
- в уставе организации прописан такой вид деятельности, как хранение и обслуживание кадровой и иной документации;
- наличие лицензии ФСТЭК, специального ПО для шифрования данных;
- статус оператора персональных данных.
Необходимо уточнить, возможно ли передавать на хранение документы в не упорядоченном виде, а также имеет ли архивная организация договор с ПФ на исполнение социально-правовых запросов граждан.
Делис Архив принимает на хранение документы в любом виде и составе, не предъявляя претензий по качеству подготовки. По факту приемки, очень оперативно выдадим акт установленного образца, который может быть предоставлен ликвидатором по запросу суда или иного государственного органа.
Предлагаем решения для отдельных отраслей, кадрового, бухгалтерского, юридического отдела и директора.