Без компьютеров, принтеров, МФУ и другой оргтехники сейчас не обойтись. Но все вещи имеют свойство ломаться или изнашиваться. Просто так выкинуть принтер или монитор нельзя — можно заработать штраф. Расскажем, как правильно списать технику, какие документы для этого нужны и как ее утилизировать.
Почему просто не выкинуть оргтехнику?
Назовем три причины.
1. Загрязнение окружающей среды.
Офисная техника включает в себя множество деталей, в том числе блоки питания, нагревательные элементы. Они изготавливаются из неразлагаемого пластика, а также опасных и тяжелых металлов, которые портят окружающую среду. Поэтому просто выкинуть принтер или монитор на свалку нельзя.
Кроме того, неправильная утилизация офисной техники — это нарушение законов от 24.06.1998 № 89-ФЗ «Об отходах производства и потребления» и от 26.03.1998 № 41-ФЗ «О драгоценных металлах и драгоценных камнях».
2. Нарушение порядка списания основных средств с баланса.
В большинстве компаний оргтехнику относят к основным средствам. Она бывает очень дорогой и может стоить не одну сотню тысяч рублей.
Например: производительные МФУ, принтеры, специализированные компьютеры, серверы.
Чтобы ее правильно списать в учете — необходимо провести техническую экспертизу и получить акт от специализированной компании, в котором будет указаны причины по которым ОС не могут быть использованы по назначению. Без такого акта просто взять и снять с баланса офисную технику не получится.
3. Вторичное использование запчастей.
Из любой списываемой оргтехники, в том числе и сломанной, можно достать рабочие детали. Чаще всего их используют для ремонта старых моделей техники. Также в оборудовании имеются элементы, которые могут переданы на вторичную переработку. В этом случае можно не просто утилизировать старую технику, но еще и получить небольшую компенсацию, которая частично покроет расходы на приобретение новой.
Есть принтеры, МФУ или компьютеры, которые морально устарели и вы хотите их заменить? Обращайтесь в Делис Архив! Мы занимаемся скупкой и утилизацией техники. Постоянным клиентам — более высокая оплата за выкуп. Наши специалисты сами приедут, проведут оценку оборудования и вывезут его из вашего офиса.
Определяемся: ремонт или списание офисной техники
Определите, по какой причине нужно списать объект:
- износ;
- поломка;
- устаревание модели.
Если офисная техника физически износилась или сломалась, нужно обратиться в специализированную компанию по ремонту или утилизации оргтехники. Только она сможет дать заключение о том, подлежит ли МФУ, принтер, компьютер восстановлению или ремонту: сначала проведут техническую экспертизу оборудования, а потом выдадут акт.
В нем будут указаны:
- наименование, модель и инвентарный номер объекта;
- внешние признаки поломки или причины вызова специалистов;
- результаты технической экспертизы (возможность ремонта, его целесообразность или невозможность восстановления).
Акт подписывают члены комиссии, которые проводили техническую экспертизу.
На основании этого акта можно списать оргтехнику с баланса и решить, что с ней дальше: утилизировать или продать на запчасти. Например, если ремонт выходит дорого и финансово это не выгодно — то офисную технику лучше списать и утилизировать.
Утилизируем технику правильно
Утилизировать оргтехнику вправе только специализированные компании, для которых такая деятельность основная и осуществляется на основании лицензии. У них есть лицензия по переработке и собственно утилизации. Офисное нерабочее оборудование относится к вредным и опасным отходам.
К примеру, компьютеры и принтеры относятся к IV классу опасности, картриджи — к III или IV классу в зависимости от количества тонера, а бесперебойники — ко II классу (приказ Роспотребнадзора от 22.05.2017 № 242).
Вы подпишите договор на утилизацию, сдадите технику, а утилизационная компания выдаст вам акт приемки-передачи, а после — акт об утилизации.
Самостоятельно делать ничего не надо. Специалисты сами подготовят все необходимые документы, разберут оргтехнику и правильно ее утилизируют.
Делис Архив специализируется на оказании услуг по вывозу, разборке и дальнейшей переработке старого оборудования. У нас вы можете заказать утилизацию компьютеров, мониторов, планшетов, ноутбуков, принтеров, ксероксов, серверных комплексов, сканеров, мышей, клавиатур, банковского оборудования и прочих технических устройств.
Списание оргтехники с баланса
После того, как у организации на руках есть акт технической экспертизы и акт об утилизации — можно переходить к списанию офисного оборудования в бухучете.
Первоначально надо списать стоимость ОС и суммы накопленной амортизации или обесценения.
Обесценение — новое понятие, которое появилось с началом использования ФСБУ 6/2020. Оно означает, что балансовая стоимость актива выше, чем сумма от его использования или продажи. Компании, ведущие упрощенный учет могут не проверять ОС на обесценение, они могут продолжат считать балансовую стоимость как разницу между первоначальной стоимостью и амортизацией.
Для учета обесценения рекомендовано открывать отдельный субсчет на счете 02.
При выбытии основного средства накопленную амортизацию и обесценение списываем на снижение первоначальной стоимости:
Дт 01 «Выбытие» — Кт 01.1 — списана первоначальная стоимость;
Дт 02 («Амортизация» или «Обесценение») — Кт 01 «Выбытие» — списана накопленная амортизация (обесценение).
Расходы на демонтаж, утилизацию, проводимые сторонней компанией отмечаем в учет проводкой:
Дт 91.2 — Кт 62 (76).
И в заключение списывается балансовая стоимость утилизированной оргтехники:
Дт 91.2 — Кт 01 «Выбытие».
Результат от списания ОС (разница между стоимостью по балансу и расходами на его выбытие с одной стороны, с учетом поступлением денег от выбытия (см. ниже) отражается в отчете о финансовых результатах свернуто (т. е. в виде конечного результата от операций по ОС).
Бывает, что при утилизации офисной техники компания получает какие-либо рабочие запчасти. В этом случае перед списанием балансовой стоимости ОС надо принять их к учету:
Дт 10 (41, 08) — Кт 01 «Выбытие».
Организация должна руководствоваться ФСБУ 5/2019 «Запасы», ПБУ 16/02 «Информация по прекращаемой деятельности» при оценке тех частей списываемой техники, которые она собирается продать.
В бухгалтерском учете такие запчасти можно оценить двумя способами:
- по размеру балансовой стоимости утилизируемого ОС и расходов на извлечение и подготовку к продаже ТМЦ;
- предполагаемой стоимости реализации ТМЦ за минусом расходов на извлечения и предпродажной подготовке.
Выбирается наименьший показатель.
В налоговом учете ТМЦ, оцененные по рыночной стоимости, на дату акта о списании ОС включаются во внереализационные доходы. Из-за разницы между БУ и НУ могут возникнуть временные разницы (для тех кто применяет ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль»).
Ответственность за неправильную утилизацию оргтехники
За нарушение правил утилизации отходов могут предприятие могут наказать (ст. 28 закона № 89-ФЗ «Об отходах»).
За нарушение правил утилизации опасных отходов (п. 1 ст. 8.2 КоАП):
- от 10 тысяч до 30 тысяч рублей — должностное лицо;
- от 30 тысяч до 50 тысяч рублей или приостановление деятельность на срок до 90 суток — ИП;
- от 100 тысяч до 250 тысяч рублей или приостановление деятельность на срок до 90 суток — компанию.
Кроме этого к ответственности могут привлечь и за осуществление деятельности без лицензии, когда она обязательна (п. 2 ст. 14.1 КоАП):
- от 4 тысяч до 5 тысяч рублей — должностное лицо;
- от 40 тысяч до 50 тысяч рублей — компанию.