Логин-пароль от учетной системы в руках налогового инспектора... при одной мысли об этом мороз по коже. Понятно, что налоговый мониторинг, игра в открытую — это новая ступень взаимодействия, доверия, превентивного контроля и так далее. Но как можно допустить инспектора в учетную систему так, чтобы «вторжение» не помешало и не нервировало главного бухгалтера, для которого программа — это святая святых?
Оптимальный способ лишь один — это организация налоговой витрины, т. е. единого пространства взаимодействия налогоплательщика и налоговиков, в рамках которого представляется лишь необходимая для налогового контроля информация.
А что, и так можно?
Конечно! Задача налогового мониторинга — это наладить информационное взаимодействие, т. е. представить налоговому органу доступ к данным бухгалтерского и налогового учета в режиме реального времени. Решить это можно несколькими способами, один из которых - создание аналитической витрины данных, т. е. налоговой витрины.
Плюсы налоговой витрины
Налоговый инспектор получает собственное автоматизированное и понятное рабочее место (через веб-интерфейс), откуда у него есть доступ к областям данных ИБ:
- налоговая отчетность;
- бухгалтерская отчетность;
- аналитические регистры обоих учетов;
- учетные документы;
- сканы первички;
- контрольные отчеты.
Это в разы упрощает проверку правильности ведения учета. Любое изменение фиксируется, инспектор сразу видит, что и как исправлено, и, при необходимости, может сразу же сделать запрос и получить разъяснения.
При грамотном построении архитектуры и правильно налаженных связях сдаваемой отчётности и расшифровывающих документов и регистров, нет нужды ни дублировать данные, ни расшифровывать их для налоговиков. Это происходит автоматически.
При интеграции с электронным архивом первичные документы не дублируются на витрине, а открываются по ссылке на соответствующей «полке». На налоговую витрину можно «выставлять» данные не только архивов, но и биллинговой и ERP-систем, что позволит расшифровать и снять все вопросы по каждой строке итоговой отчётности, вплоть до единичных транзакций.
Таким образом, налоговая витрина позволяет:
- дать налоговикам доступ лишь к тем документам, которые необходимы для налогового мониторинга;
- автоматизировать формирование налоговых регистров в учетной системе;
- упростить и ускорить взаимодействие с инспектором;
- сократить налоговые риски, опасность штрафов и пеней.
Зачем нужен отдельный электронный архив?
Частично мы уже ответили на этот вопрос: затем, чтобы можно было обеспечить доступ налогового инспектора к каждому документу по каждой транзакции, причем независимо от способа создания — сканирование, получение от оператора ЭДО. Не все пока к этому готовы, но все равно придется, если вы хотите сократить:
- трудозатраты на налоговое администрирование и сопровождение налогового контроля;
- число истребуемых документов;
- резервы по неопределенным налоговым позициям;
- время закрытия годового периода;
- количество запросов от ИФНС;
- количество бумажных документов для них же и т. п.
И, что самое главное, формировать отдельный архив надо потому, что на базе вашей ERP-системы не получится создать полноценную среду для эффективного налогового мониторинга. Это системы разного класса, они предназначены для решения различных задач. Однако грамотно созданный архив легко коммутируется с ERP-системой и ЭДО.
Электронный архив бухгалтерских документов «Делис Архив» — это решение всех вопросов, связанных с документами, в т. ч. массовая выборка любых объемов по различным параметрам, разграничение прав доступа, локальные и облачные решения и многое другое. А бумажные документы любого объема вы можете отправить в специальное хранилище.
Организация налоговой витрины. С чего начать
Из вышесказанного понятно, что со сбора документов в единое хранилище, т. е. с создания единого электронного архива. Причем он должен не только обеспечивать быстрый доступ к данным, но и:
- регулярно делать бэкапы для быстрого восстановления данных;
- гарантировать защиту данных при разграничении прав доступа;
- поддерживать различные модели безопасности (дискреционная, мандатная, контекстно-ролевая);
- легко интегрироваться с ERP и ЭДО;
- позволять управлять метаданными, структурой, без программирования формировать новые учётные формы и реестры, структурировать информацию;
- поддерживать все виды поиска, функции ведения журналов и т. п.
Далее можно начать с готовых систем, которые способны обеспечить налоговому инспектору удаленный доступ ко всем декларациям и регистрам, возможность расшифровки, доступ к документам системы внутреннего контроля, поиск и запрос первички, т. е. создать условия для коммуникаций и информационного взаимодействия в рамках налогового контроля.
Или же, если есть возможность, то заказать индивидуальное решение, которое не только будет поддерживать все базовые функции, но и те, которые вы в нее заложите, и будет расти с вашим бизнесом.
Ведь, если абстрагироваться от недоверия к налоговым органам, идея налоговой витрины — отличное решение. Особенно если вспомнить, что налоговый инспектор — это далеко не единственно возможный внешний пользователь, заинтересованный в понятном и удобном (и безопасным для вас) доступе к учетной системе. Среди таких можно назвать потенциальных инвесторов, аудиторов, кредитные организации, учредителей и т. д.
Правильно сформированная налоговая витрина облегчит аудит, как внешний, так и внутренний, создаст удобную рабочую среду для аналитика или финансового директора для формирования бюджета, вообще станет эффективным инструментом оперативного управления, полноценным кабинетом руководителя, в котором можно будет, получив любые сводные данные, оценить риски и целесообразность того или иного решения.