Даже не заходя в офис компании, можно сказать, что где-то в ящиках столов лежат старые черновики, тетрадки с записями или расчетами, устаревшие бланки, а в кабинетах на полках и в коробках скучают архивные документы с истекшим сроком хранения. Все это «богатство» собирается годами и что ужаснее — не уничтожается правильно и вовремя.
Почему важно избавляться от офисного «мусора»?
Вот только несколько причин, навскидку:
В черновиках может найтись много информации для заинтересованных лиц и просто любопытных — сведения о доходах, коммерческие тайны заключенных сделок, списки кандидатов на увольнение, да все что угодно Представьте, что какие-то сведения попали к вашим конкурентам или неуполномоченным на доступ к такой информации сотрудникам?
ФНС вам вообще скажет большое спасибо за все ваши заметки и записки. Даже если это всего лишь черновики, они станут неисчерпаемым источником данных, например, о ваших связях с другими компаниями. Пускай это даже будут совершенно законные действия, но вы знаете — налоговики все равно потребуют объяснений. Причем к вам могут явиться внезапно и произвести выемку всех носителей информации, начиная от бумажных документов и заканчивая жесткими дисками, а разбираться, что именно забрали (оригиналы или «черную бухгалтерию») будут потом.
Неуничтоженные персональные данные работников могут стать причиной серьезных неприятностей. Например, в отчетах СЗВ-М, РСВ, справке 2-НДФЛ упоминаются ИНН, СНИЛС, паспортные данные, которые можно использовать в преступных целях. Не говоря уже о трудовых договорах, личных карточках Т-2 и т.д.
Хотите сохранить документы в надежном месте, не захламляя собственное помещение? Воспользуйтесь услугой хранения документов вне офиса.
Про пароли, логины, коды доступа и прочие подобные «заметки на полях» стоит ли даже говорить?
Если вы оставляете старые бланки или черновые документы с печатями и подписями, есть риск, что кто-нибудь из сотрудников захочет воспользоваться случаем и провернуть аферу, особенно если документы касаются выплаты денег.
Можно создать путаницу. К примеру, вы руководитель и согласовываете вариант нового трудового договора с профсоюзом, ведете долгие переговоры и, наконец, утверждаете окончательную редакцию. Да вот незадача — подписываете и отдаете другую, с невыгодными для вас, как работодателем, условиями А все потому, что хранили все варианты «на всякий случай» и под руку попал не тот.
В старых документах встречаются ошибки — неверное оформление, отсутствие подписей, копия вместо оригинала, опечатки, неточности расчетов и т.д. Для многих правонарушений есть сроки давности, после которых привлечь вас к ответственности нельзя и возможно вы даже исправили ошибку, просто не уничтожили первичный документ, но зачем в таком случае хранить компромат на самих себя?
Есть и другие, почему-то не принимаемые в расчет причины для уничтожения: освобождение места (устройте уже персоналу комнату отдыха вместо заваленного коробками кабинета), повышение уровня пожарной безопасности. Накопление легковоспламеняющихся материалов может привести к пожару и препятствовать эвакуации в чрезвычайной ситуации. Нередко складирование архивов осуществляется в непредназначенных для этого местах (на балконах, у дверей аварийных выходов и т.д.).
Как провести уничтожение документов?
Теперь давайте поговорим как правильно уничтожить документы, если сроки хранения у них закончились или у вас просто скопилось большое количество ненужных деловых бумаг.
Вот алгоритм, согласно которому вы должны действовать:
- Собрать комиссию для проведения процедуры — состав определяется внутренними документами, в нее могут входить, к примеру, руководитель, главный бухгалтер, сотрудник ответственный за ведение архива, специалист отдела кадров и т.д.
- Провести отбор документов, подлежащих уничтожению — с учетом ценности документа для организации и сроков его хранения, под наблюдением и при участии членов комиссии;
- Составить перечень (акт) всех документов для утилизации — его подписывают все члены комиссии. Форма акта определена Правилами работы архива, утвержденными Росархивом. В нем отображаются основные сведения о документации — даты создания, сроки, количество и т. п. Наличие акта придает процедуре уничтожения законность;
- Выбрать способ уничтожения (особенно это важно для конфиденциальных данных);
- Уничтожить документы и составить соответствующий акт.
Ключевых момента здесь два — отбор и сам процесс уничтожения.
Почему так важен правильны отбор документов? Если включить в список документы, срок хранения которых не успел подойти к концу, то при проверке вы получите штрафы за отсутствие первички или регистров, не говоря уже о том, что, например, уничтожив лицевые счета сотрудника, можете попросту лишить его пенсии. Подробнее о том, чем может грозить уничтожение документов не по правилам, мы разобрали ранее здесь.
Документы обычно уничтожают двумя способами:
- Измельчение. Для этого применяют специальный аппарат — шредер. Он измельчает документы практически в конфетти. Его можно установить прямо в офисе и использовать самостоятельно.
- Сжигание. Конечно в офисе печь не поставить, поэтому эта процедура проводиться на специальном оборудовании, а организации, производящие сжигание обязаны иметь лицензию.
Возможно комбинировать варианты, например измельчить, а затем сдать на переработку.
Почему стоит доверить уничтожение документов "Делис Архив"?
Мы оказываем полный спектр услуг по подготовке и уничтожению документов:
- Экспертная оценка сроков хранения документов и выделение документов с истекшими сроками;
- Подготовка для согласования акта о выделении документации, не подлежащей хранению;
- Вывоз и утилизация в вашем присутствии. У нас мощное оборудование способное уничтожать до 2 тонн документов в час и до 40 тонн в день.
Утилизация документов производится вместе со скрепками, папками, файлами и т. д., предварительная подготовка не требуется. По желанию вы можете арендовать шредер для офиса.
Нам стоит довериться — мы сохраняем предоставленные нам конфиденциальную и коммерческую информацию и данные на всех этапах взаимодействия.