Пожалуй, в любой организации бывает такое явление, как старые документы. Это могут быть старые первичные документы, выставленные счета, акты, черновики из документов с ошибками, просто рабочие тетради и наброски. список можно продолжать до бесконечности.
Как правило, выглядит это нелицеприятно — заваленные бумагой шкафы, ящики столов, накопители, ящики и коробки в коридорах, в подсобках, на складах. Когда такое начинаешь разбирать, можно, к удивлению, найти рекламный буклет из стоматологии, договор с другой компанией (так и не заключенный), несколько резюме сотрудников, которых не взяли на работу и так далее.
А что мы нарушаем?
Вообще, такое «бумагохранилище» в принципе в офисе не допускается. Это — нарушение пожарной безопасности.
Во-вторых, если в компанию придет налоговая проверка (или проверка от другого ведомства, хоть от Роструда) — проверяющие скажут вам огромное спасибо. Особенно за рабочие заметки, тетради, да и просто за кучу документов с ошибками. Тот же Роструд, если жалоба к ним прилетела, придут, будут искать и рыть, что называется, до победного конца. А здесь вы им разве что красным бантиком все это добро не перевязали.
Различные черновики из резюме, трудовых договоров, анкет могут содержать в себе персональные данные. Их необходимо хранить в определенном порядке. И если жалоба будет в Роскомнадзор — они тоже найдут, чем для себя можно поживиться на вашем «Клондайке».
Наверное, о документах с образцами подписей и печатей, а также блокнотах с паролями, логинами, и прочей информации для доступа куда-либо говорить вообще не нужно, тут все и так понятно.
С другой стороны, если поспешить, и избавиться от документов, срок хранения по которым не истек, то можно попасть под административное правонарушение по ст. 15.11 КоАП. Ответственные лица могут подвергнуться штрафу от 5 до 20 тысяч рублей, а также могут быть дисквалифицированы на срок 1-2 года.
Просто выбросить коробки с документами на помойку нельзя. И для это есть как минимум три причины:
- Это нарушение требований законодательства в области экологии и защиты окружающей среды;
- В документах может оказать информация (начиная от сведений о ваших контрагентах и коммерческой тайны, и заканчивая персональными данными), которая пригодится вашим конкурентам, мошенникам, другим заинтересованным лицам, которые не имеют доступа к данным напрямую;
- Выбросить — не значить уничтожить или утилизировать. Чтобы подтвердить соблюдение требований закона, необходимо иметь на руках соответствующий документ. Например, официальный акт об уничтожении, в нем и способ должен быть указан. Вряд ли проверяющих устроит запись «сожгли в камине у директора на даче».
Если документы негде хранить и они вам мешают или подошел срок их уничтожения, но по коммерческим соображениям вы хотите сохранить их на какое-то время. то можно воспользоваться услугой внеофисного хранения. При этом в любое время вы можете сами забрать необходимые вам документы (например, при налоговой проверке) или работники компании Делис Архив доставят их вам в офис. Также мы поможем перевести документы в электронный вид (при необходимости предоставляем собственное локальное или облачное решение системы «Электронный архив»).
С чего тогда начать?
С того, что документы нужно рассортировать. Для начала хотя бы по направлениям — сюда кадры, сюда юридические документы, сюда бухгалтерские, вот это для продажников. А что-то — однозначно мусор.
Необходимо назначить комиссию из числа сотрудников, которая будет за этот разбор завалов отвечать. Резонно — из каждого направления, чтобы они могли понять и оценить, куда относится тот или иной документ. Хотя в небольших компаниях это делается, как правило, устно, и участвуют обычно все сотрудники, каждый разбирает завалы на своем рабочем месте.
Всякие черновики и буклеты старые рекламные брошюры и прочую бессистемную макулатуру описывать и фиксировать не обязательно. А вот с бухгалтерскими документами все сложнее.
Решением — какие документы остаются, у каких закончился срок хранения и прочими аналогичными важными вопросами, занимается специальная экспертная комиссия. Для подлежащих уничтожению документов составляется опись, потом акт на утилизацию.
В 2022 году организации могут уничтожить документы следующих лет:
- 1946 года со сроком хранения 75 лет;
- 1976 года со сроком хранения 45 лет;
- 2011 года со сроком хранения 10 лет;
- 2016 года со сроком хранения 5 лет;
- 2018 года со сроком хранения 3 года;
- 2020 года со сроком хранения 1 год.
Документы для утилизации можно освободить от скрепок, файлов, папок. Часть этого добра еще в будущем пригодится, а на канцелярии вы сэкономите. Если на утилизацию идет небольшое количество документов, можно воспользоваться шредером.
Если документов много, далеко не одна коробка, лучше обратиться в специализированную организацию, которая и документы вам разберет, рассортирует и разложит, а подлежащие уничтожению — уничтожит на промышленном оборудовании. В Делис Архив мы выполняем все эти операции, в том числе самостоятельно вывозим и утилизируем документацию на собственном шредере в вашем присутствии.
Макулатуру принимаете?
Ворохи бумажных обрезков, оставшиеся после пропускания документов через шредер, не обязательно выбрасывать, их можно сдать в макулатуру. Если уничтожением занимается специализированная компания, она сама займётся утилизацией. В любом случае сначала документы измельчаются, например, на том же офисном шредере, который при необходимости можно взять в аренду.
Как быть с затратами на утилизацию?
Бухгалтеров, конечно, в первую очередь интересует как учесть затраты на утилизацию и можно ли их учесть при расчете налогооблагаемой базы. Отвечаем:
- На ОСНО можно включить эти затраты в состав прочих расходов и уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль (п. п. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ), а также принять к вычету НДС по таким услугам;
- На УСН (доходы минус расходы) все несколько сложнее, можно попытаться включить услуги в состав производственных расходов (п. п. 5 п. 1 346.16 НК), но с такой позицией не всегда согласна ФНС, а перечень для УСНО по расходам закрытый.
В бухгалтерском учете затраты на уничтожение бумаг включаются в состав прочих расходов: Дебет 91-2 «Прочие расходы» (п. 11 ПБУ 10/99) Кредит 76.