Рабочий день бухгалтера, несмотря на то, что написано у него в трудовом договоре, в основном, ненормированный. То время сдачи отчетности поджимает, то налоговая инспекция пристает с запросами на предоставление документов, то первичка занимает весь стол. Мы подготовили 7 рекомендаций, чтоб сделать вашу жизнь легче и добавить свободного времени в расписание. Поехали!
1. Создайте в своей организации единую точку приема и обработки всей входящей документации
Обычно договоры, соглашения, акты, накладные и иные документы в организацию приходят по почте, их приносят курьеры, сотрудники, да и само руководство. Часть из них передается секретарям, часть в бухгалтерию, а часть так и не достигает своего адресата, затерявшись в чьих-то портфелях.
Создайте единую точку приема всех поступающих документов для регистрации и дальнейшей маршрутизации. Наличие на документах штрих-кода, который можно просто наклеивать в момент приемки документов, позволит регистрировать входящие документы и их дальнейшее перемещение внутри организации.
2. Сканируйте документы
Если в момент приема документов осуществлять их полное сканирование, это позволит всегда иметь электронные копии актуальных документов под рукой, сократить количество изготавливаемых копий важных документов и в десятки раз уменьшить время на их поиск для внутреннего использования или предоставления по запросам контролирующих органов.
Наличие электронного архива в несколько раз сокращает затраты организации по сравнению с использованием только бумажных оригиналов.
3. Автоматизируйте процесс ввода документов и формирования проводок в бухгалтерских системах
Существует огромное количество доступных по стоимости сервисов, а также программных продуктов, которые позволяют автоматизировать процесс занесения данных в бухгалтерские программы через сканирование.
Помимо этого, существуют решения, позволяющие в автоматическом режиме формировать проводки и недостающие элементы справочников (номенклатуру, реквизиты контрагентов и т.п.).
4. Наведите порядок в архиве (создайте топографию)
Или заставьте сделать это кого-то другого (в конце концов мы же вам время освобождаем). Если у вас еще нет специальной комнаты для хранения документов — обязательно ее организуйте. Документы любят порядок и тишину. Своевременно создавайте описи на папки, расставляйте их таким образом на стеллажах, чтобы в дальнейшем на поиск тратить считанные секунды.
Помните, что архив не должен превращаться в проходной двор или склад хозяйственного инвентаря. Если содержать собственный архив очень дорого, вы можете воспользоваться услугами «Делис Архив» по хранению документов вне офиса.
5. Проведите отбор и уничтожение документов
Зачем хранить лишнее? Проводите ежегодный отбор и уничтожение потерявших актуальность документов. Это позволит вам законно уменьшить объем хранимых документов и предотвратить возможные риски несанкционированного использования конфиденциальной информации.
6. Используйте возможности электронного документооборота
Это позволит сократить время и затраты на обслуживание и хранение документов. Большинство сервисов предлагает получать документы бесплатно и без ограничений, а вот для исходящих будет действовать платный тариф, но его можно подобрать в зависимости от объемов.
Обмен документами через ЭДО позволяет предотвратить потерю документов «в пути», когда контрагент перепутал ваш почтовый адрес или передал бумаги с кем-то из сотрудников, а тот конечно забыл их в машине и возит с собой уже год. Не говоря про то, как часто руководитель клятвенно заверяет, что никаких накладных у него нет, а через несколько месяцев приносит целую пачку. А вам и не надо, вы уже напрягли поставщиков и они выслали дубликаты.
К тому же ЭДО позволяет не просто получать документы, но и подписывать их, причем независимо от того, где находится ответственное за подпись лицо. Если кратко — не надо бегать за менеджером с криком «подпиши, а то хуже будет». Да и контроль за работой сотрудников появится — кто-то опоздал с подготовкой документов для клиента и это сразу видно.
Юридически значимый электронный документооборот позволяет подписывать не только первичку, но и официальные письма, претензии, договоры. Главное — прописать такую возможность в контрактах (напомните об этом юристу).
7. Не взваливайте на себя организацию процесса
Лошадь в колхозе тоже много работала, помните? Мы знаем как вы заняты (пока не последовали нашим рекомендациям), поэтому готовы облегчить задачу и взять все на себя. Компания «Делис Архив»:
- Проведет аудит бизнес-процессов;
- Разработает процесс перехода на новую систему документооборота;
- Определит требования к новому ПО и технике (МФУ, сканеры и т.п.);
- Рассчитает экономию (это для директора — показать в цифрах насколько станет лучше);
- Подготовит демонстрацию действующего прототипа процесса и программного обеспечения;
- Внедрит новую систему «под ключ»;
- Обучит сотрудников;
- Проконтролирует достижение поставленных целей (экономия, повышение эффективности и т.д.);
- Доработает систему, если нужно.
Вот и все — можете отдыхать!