Как передать ведение учета на аутсорсинг. 10 правил работы с бухгалтерией на удаленке для руководителя

Решились перейти на дистанционное обслуживание? Выбирайте вариант: перевести на удаленку свою бухгалтерию или передать учет на аутсорсинг. Со своей бухгалтерией вопросов не возникает, ведь сотрудники знают компанию и у них есть право подписи. Главное — наладить автоматизацию. С аутсорсингом сложнее. Как доверить «внутреннюю кухню» в чьи-то чужие руки?

Начнем с законодательства — закон № 402-ФЗ и положение по бухучету, утвержденное приказом Минфина № 34 разрешают руководителю организации не только возложить обязанности по ведению бухучета на главного бухгалтера компании или иное должностное лицо, но и заключить договор со специализированной организацией.

Давайте посмотрим, какими правилами, должен руководствоваться руководитель, при выборе аутсорсера.

Прежде, чем заключать договор, нужно проверить репутацию компании, риски, связанные с новым партнером.

Для этого можно использовать открытые источники — сайт компании, отзывы в сети, причем как от клиентов, так и от работников, сайт ФНС (раздел Прозрачный бизнес), судебные дела, сайт судебных приставов (ищите не только данные об организации, но и о ее руководители и учредителях, как физлицах) и др.

Обратите внимание на сайты вакансий — набирает ли аутсорсинг бухгалтеров, каких навыков от них требует, какой квалификации. С такими исполнителями вам придется работать, важно знать, что компания хочет видеть в своих рядах специалистов.

При консультации или встрече поинтересуйтесь — какие сервисы и программы использует компания-аутсорсер в своей работе. Уточните, будет ли у вас личный кабинет, как можно общаться с закрепленным за вами бухгалтером, как передавать первичку и получать документы, какой отчет предоставит аутсорсер по итогам месяца. Задавайте вопросы — чем увереннее ответы будущего исполнителя, тем больше к нему доверия.

После того, как будет выбрана компания-аутсорсер, следует обозначить условия, на которых организации будет передана бухгалтерия или конкретные участки учета.

Нужно определить объем передачи дел:

• Аутсорсер будет только сдавать отчеты или полностью вести бухгалтерию, в том числе составлять накладные, акты, договоры и т. д.?
• Будет ли вестись кадровый, воинский учет или только бухучет и налоги?
• Также компании сдают отчеты в статистику, центр занятости, а некоторые и в другие госорганы.

Например, некоммерческие организации сдают дополнительные отчеты в Минюст (приказ Минюста от 30.09.2021 № 185), компании, занимающиеся продажей или производством алкогольных напитков — в Росалкогольрегулирование (приказ Росалкогольрегулирования от 17.12.2020 № 396), организации, работающие в деревообрабатывающей промышленности — в ЕГАИС (гл. 2.3 Лесного кодекса).

Если у компании есть необходимость в предоставлении отчетов не только в ФНС, ПФР и ФСС, а также обязанности по размещению дополнительной информации на госресурсах (например, «Работа в России»), то такие услуги следует обговорить отдельно.

Третий важный пункт в переговорах с аутсорсером — нужно предусмотреть сроки выполнения работы: в какие даты должна быть сдана отчетность, сформированы и переданы заказчику первичные документы и отчеты об оказанных услугах.

Дополнительно в договоре может быть предусмотрена обязанность аутсорсера по предоставлению отчетности на согласование с заказчиком до даты ее сдачи в налоговую и иные госорганы.

Это стандартный камень преткновения заказчика и исполнителя — сумма по счету.

Если аутсорсер работает по абонентской плате, то следует подробно прописать все услуги, которые входят в абонентскую плату.

Также в договоре должны быть указаны стоимость и наименование услуг, которые компания-аутсорсер предоставляет дополнительно. Важно — обговорите, как будут акцептоваться такие услуги, т. е. как с их оказанием будет соглашаться заказчик. Достаточно просто дать поручение или надо будет подписывать какие-то соглашения. Иначе может получиться так, что вы попросите аутсорсера выполнить какую-то работу, не входящую в абонентскую плату, а затем удивитесь, почему счет вырос в два раза.

В договоре наименования услуг и их стоимость должны быть четкими и понятными для заказчика и не предусматривать дополнительных компенсационных выплат, процентов или иных скрытых платежей.

Серьезным моментом является передача права подписи руководителя организации. Помимо подписи директора компании сотрудникам аутсорсера могут быть переданы подписи главного бухгалтера и иных сотрудников организации-заказчика.

В доверенности на передачу права подписи должны быть указаны документы, в которых сможет расписываться сотрудник компании-аутсорсера, должность и ФИО того, кто передает право подписи и данные сотрудника, которому передается право подписи (ст. 185 ГК). Также в доверенности лучше предусмотреть срок, на который она выдается.

Причем с доверенностями схема довольно сложная, т. к. для сдачи в налоговую отчетов применяются электронные доверенности, как и для отчетов в другие структуры, но механизм работы с ними недостаточно отлажен. Поэтому возможно будет удобнее, если аутсорсер будет только готовить документы, а подписывать их будет руководитель или иной ответственный сотрудник организации-заказчика.

Сейчас компании ведут учет при помощи программного обеспечения, но при этом делятся на тех, кто работает только с ЭДО (электронным документооборотом), только с бумажными документами или смешанным способом.

Поэтому есть важные нюансы, которые нужно решить до заключения договора:

• В какой конкретно программе будет вестись учет (наименование, конфигурация)?
• Аутсорсер будет вести учет компании-заказчика в программе, правами на которую она владеет (или приобретет) самостоятельно, или программное обеспечение предоставит заказчик?
• Если права на программу будут принадлежать аутсорсеру — будет ли по окончанию (расторжению) договора передана база с учетными данными компании-заказчику и в каком виде?
• Если программу предоставляет заказчик, то по какому регламенту с ней будет работать аутсорсер? Будут ли предоставлены удаленные доступы сотрудникам компании-аутсорсера к компьютерам (серверам) компании или учет будет вестись в облачном сервисе?
• Если у заказчика электронный документооборот, то как аутсорсеру будут переданы базы или доступы к ним? Каков будет порядок работы с электронными документами?

То есть все нюансы обработки информации с помощью компьютерных программ должны быть также оговорены и прописаны в договоре.

Что касается обработки бумажных документов, то порядок документооборота также должен быть прописан в договоре. Так, если заказчик передает аутсорсеру документы на бумаге, или наоборот, то их лучше передавать в папках с описью вложения по акту приема-передачи. В акте должны быть зафиксированы данные сотрудников компании-заказчика и компании-аутсорсера, которые занимаются сдачей/приемкой документации.

Важно определить место хранения документов. Хранить их у себя заказчику может быть неудобно, но и аутсорсер не всегда готов выделить место для большого количества первички.

После согласования всех нюансов работы с аутсорсером, нужно установить ответственность бухгалтерской компании.

Нужно отметить, что к ответственности привлекают должностное лицо, по вине которого такие ошибки возникли в связи с неисполнением либо ненадлежащим исполнением служебных обязанностей. То есть ответственным перед законом по прежнему остается руководитель компании-заказчика, за ошибки в отчетности несет ответственность именно он (ст. 2.4 КоАП, ч. 1, 3 ст. 7 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Административный штраф за подобные нарушения может быть наложен только на должностных лиц (ст. 15.11 КоАП).

Таким образом, проверяющие в любом случае будут привлекать к ответственности компанию-заказчика и её сотрудников, а не компанию-аутсорсера.

Однако, как и в любом другом договоре гражданско-правового характера, в договоре на оказание услуг по ведению бухгалтерского и налогового учета, можно предусмотреть пункт о компенсациях (возмещении) штрафов, пеней, которые возникли по вине исполнителя, а также иного рода компенсации.

Например, штрафы за несвоевременно представленные документы клиенту, за нарушение сроков передачи оригиналов документов заказчику или контрагенту заказчика и т. д. Также в договоре можно предусмотреть страхование профессиональной ответственности аутсорсера.

Не забудьте, что для передачи в обработку персональных данных сотрудников аутсорсеру, необходимо получить согласие работников на передачу и обработку ПД (п. 1 ч. 1 ст. 6 закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Кстати, до 1 сентября работодатели должны подать в Роскомнадзор уведомление об обработке персональных данных (изменения внес закон от 14.07.2022 № 266-ФЗ).

Если вы обрабатываете данные сейчас самостоятельно и подадите такое уведомление до того, как начнете работать с аутсорсинговой компанией, а после 1 сентября передадите, например, кадровый учет аутсорсеру, то придется снова направить уведомления (об изменениях).

Следует предусмотреть варианты такой проверки, в том числе возможность для заказчика самостоятельного выбора аудиторской компании, а также внеплановых проверок внутренним персоналом или привлеченным третьим лицом со стороны заказчика.

Когда все самые важные вопросы решены, можно обратить внимание на дополнительные услуги и мероприятия, которые предоставляет компания-аутсорсер.

Самые важные из них — возможность проведения инвентаризации, и в первую очередь дебиторской и кредиторской задолженности с контрагентами, в т.ч. с ФНС, а также услуги по взаимодействию с ФНС и прочими проверяющими службами.

Можно осведомиться, составляет ли компания-аутсорсер для заказчиков ответы на запросы проверяющих, сопровождают ли проверки, участвуют ли в передаче корреспонденции для ФНС и иных проверяющих органов, сопровождают ли сотрудников компании-заказчика на опросы, допросы и прочие налоговые и иные мероприятия контролирующих служб.

Также можно обратить внимание на то, проводит ли компания-аутсорсер обучение сотрудников организации-заказчика, предоставляет ли консультационные услуги и т. д.

• экономически обосновать перевод бухгалтерии на аутсорс, например, снижением расходов на канцтовары, обучение персонала, содержание рабочих мест, и т.д. (см. Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 19.03.2008 № Ф04-1991/2008(2362-А46-25), от 11.07.2006 № Ф04-3725/2005(23668-А46-26);
• зафиксировать передачу ведения бухгалтерского и налогового учета сторонней организации в учетной политике;
• указать в договоре, что учет ведется в соответствии с нормами российского законодательства, действующими на дату совершения операции (заполнения отчета);
• предусмотреть документальное оформление услуг аутсорсера (например, составление акта оказания услуг) для того, чтобы услуги компании можно было принять в налоговых расходах без споров с проверяющими;
• дополнительно можно оговорить вопросы о подписании соглашения о коммерческой тайне или о неразглашении конфиденциальных сведений.

Если при работе с аутсорсинговой компанией получится соблюсти все эти пункты, то вы можете быть уверены в качественном ведении учета своей компании.