По общему правилу, установленному НК (п. 2 ст. 93) документы представляются для проверки в виде заверенных копий. Однако налоговые органы, проводя выездную проверку, вправе запросить и оригиналы (п. 12 ст. 89, ст. 93, п. 6 ст. 105.26 НК). Рассказываем, как грамотно представить подлинники вместо копий и что надо знать бухгалтеру и руководителю.
Когда налоговики запрашивают оригиналы?
Четкого перечня подобных ситуаций нет. Минфин приводит в пример случаи, когда:
- необходима сверка копии и оригинала;
- выявлены противоречия между сведениями, имеющимися у ИФНС, и документами налогоплательщика (п. 2 письма Минфина от 11.01.2009 № 03-02-07/1-1).
Несмотря на то, что по общему правилу налоговики знакомятся с подлинниками только на территории налогоплательщика, возможны исключения, в частности, если (п. 12 ст. 89 НК):
- выездная проверка проходит на территории ИФНС;
- ИФНС произвела выемку документов;
- возникла необходимость ознакомления с оригиналами, копии которых были истребованы в порядке п. 2 ст. 93 НК, при этом от налогоплательщика не поступило согласие на представление их для ознакомления на своей территории.
Делис Архив гарантирует подбор и доставку документов при налоговых проверках точно в срок. Удаленное хранение документов не противоречит закону и дает возможность не давать налоговикам доступ к лишней информации.
А можно не отдавать?
Заметим, что вставать в позу и отказываться представлять оригиналы «из принципа» не стоит, налоговики могут сами их изъять, т. е. провести выемку, что может серьезно нарушить, а то и парализовать работу любого налогоплательщика. Нельзя заменить оригиналы сканами, даже если они подписаны УКЭП (письмо ФНС от 17.05.2016 № АС-4-15/8657@).
Затягивать с представлением не стоит, надо уложиться в 10 рабочих дней со дня получения соответствующего требования (ч. 3 ст. 93 НК), в противном случае может последовать штраф (200 руб. за каждый экземпляр непредставленного документа, ст. 126 НК).
Пример из практики: налогоплательщик не торопился представлять документы, а когда проверяющие уведомили о желании изучить подлинники, им было предложено подъехать в один из офисов, где нужной документации вообще не было. Налоговики провели выемку документов по месту реального нахождения документов, и суды, вплоть до ВС, признали действия ФНС правомерными (определение ВС от 10.07.2019 по делу № А40-36991/2018).
При большом количестве документов, штрафы за их непредставление могут быть даже выше недоимки, которую налоговики предъявляют организации. Например, если вы не захотите предъявить проверяющим 100 документов, то штраф составит 20 000 рублей (100 * 200), а если таких документов тысячи, то санкции могут дойти до миллионов.
Неповиновение законному распоряжению (требованию) должностного лица ИФНС является основанием для привлечения к административной ответственности по ч. 1 ст. 19.4 КоАП (предупреждение или штраф до 4 000 руб.).
Не хватает места под архив? Хранение документации в Делис Архив — это полная сохранность оригиналов при снижении затрат на процессы обработки и хранения, персонал и аренду. Узнайте больше об удаленном архиве
Как должно быть оформлено требование?
Просьба представить подлинники может быть выражена устно, в процессе собственно выездной проверки, а также и в письменной форме.
Уведомление о необходимости обеспечения ознакомления с документами, связанными с исчислением и уплатой налогов, составляется, как правило, по форме КНД 1165205 (Приложение № 7 к письму ФНС от 15.01.2019 № ЕД-4-2/356@), но не возбраняется и составление в произвольном виде. Главное – не форма, а содержание, в документе должны быть следующие сведения:
- собственно уведомление о необходимости обеспечить возможность должностным лицам налогового органа, указанным в решении о проведении выездной налоговой проверки, ознакомиться с оригиналами документов, связанных с исчислением и уплатой налогов;
- перечень документов, в том числе наименование, период, к которому они относятся, реквизиты (указываются при наличии);
- уведомление о том, что по выбору налогоплательщика возможно как представление оригиналов в помещение налогового органа, так и предоставление возможности ознакомления с оригиналами документов и их осмотра в помещении налогоплательщика;
- указание на то, что при наличии причин, препятствующих обеспечению возможности ознакомления, о них следует уведомить (указывается способ – номер телефона, адрес и т. п.).
Оригиналы вместо копий
Для полноты картины отметим, что формально представление оригиналов вместо заверенных копий может быть расценено как нарушение требований о представлении документов (с привлечением к ответственности по ст. 126 НК), но, как правило, налоговики до такой степени не придираются. Тем более что суды подтверждают: представление оригинала вместо запрошенной заверенной копии свидетельствует о том, что налогоплательщик совершил необходимые от него действия и ни в чем не виноват.
Важно: представив оригиналы вместо копий, вы вправе требовать по завершении проверки их возврата! Если налоговики «позабудут» это сделать, а потом потребуют снова представить эти документы, то жалуйтесь смело, вплоть до суда. Налоговый орган сначала должен представить доказательства того, что вернул подлинники (Постановление АС Северо-Западного округа от 21.01.2019 № Ф07-15324/2018).