Обязан ли госархив принимать на хранение документы по личному составу ликвидированных коммерческих организаций?

ООО «Делис Архив» на платной основе оказывает организациям услуги по временному хранению и обслуживанию документов в архивных коробах. Среди клиентов есть несколько ООО, зарегистрированных на территории г. Москва и принудительно ликвидированных по решению налоговых органов. Ни до ликвидации, ни после, клиент документы из архива не забрал, на звонки и письма не отвечал. Осуществляя отбор документов на уничтожение, специалисты «Делис Архив» в составе брошенных коробов нашли оригиналы приказов, личных дел, трудовых договоров работников.

В целях обеспечения сохранности документов по личному составу, соблюдения прав и законных интересов граждан ликвидированных организаций, в том числе их прав на социальное и пенсионное обеспечение, «Делис Архив» посчитало необходимым передать эти документы в госархив на хранение.

После неоднократных письменных запросов с нашей стороны в госархив с просьбой такие документы принять, ГБУ «ЦГАТО Москвы» ответило, что примет документы только в упорядоченном виде. Это подразумевает, что «Делис Архив» за свой счет должен провести полную архивную обработку и переплет бесхозяйных документов. В противном случае госархив отказался принимать документы на хранение.

Поскольку документы ликвидированных организаций «Делис Архив» не принадлежат, и мы не можем нести расходы по их обработке, было принято решение обратиться в судебные органы за защитой нарушенных прав, а также с целью обязать госархив исполнить свои условные цели и бесплатно принять документы по личному составу граждан в их текущем состоянии.

По итогам рассмотрения дела, Арбитражный суд города Москвы в удовлетворении исковых требований «Делис Архив» отказал в полном объеме ( Дело № А40-84242/22-34-447).

При рассмотрении спора по существу, доводы ГБУ «ЦГАТО Москвы» были взаимно противоречивыми, так как в суде госархив стал доказывать, что у него нет вообще обязанности хранить документы по личному составу спорных ликвидированных организаций, что противоречит его же переписке с «Делис Архив», где ранее госархив выражал готовность принять документы на хранение, но с условием их архивной обработки. Другим доводом госархива была ссылка на необходимость осуществления «Делис Архив» поиска всех учредителей ликвидированных организаций, чтобы при содействии прокуратуры или судебных органов обязать их передать документы на хранение и оплатить архивную обработку. Также госархив ссылался на свой Устав, по которому он не обязан принимать документы по личному составу ликвидированных организаций, а только имеет на это право.

Арбитражный суд г. Москвы, отказывая в удовлетворении исковых требований «Делис Архив» встал на сторону Ответчика и указал, что «анализ положений устава ГБУ «ЦГАТО Москвы» позволяет сделать вывод о том, что прием Ответчиком на хранение документов по личному составу с учетом рассматриваемых судом обстоятельств спора является его правом (в упорядоченном виде и на основании договора между организацией и государственным архивом), а не обязанностью». Кроме того, суд не усмотрел в данном деле, что права и законные интересы «Делис Архив» как-то нарушены со стороны Ответчика, хотя мы за свой счет продолжаем хранить документы организаций г. Москвы.

В рассматриваем споре, когда организации были ликвидированы принудительно налоговым органом, отсутствует лицо, уполномоченное осуществить архивную обработку, подписать с госархивом договор и оплатить его услуги. Согласно п. 10 ст. 23 ФЗ № 125 от 22.10.2004 г. к таким лицам относятся конкурсный управляющий или ликвидатор.

1. Несмотря на закрепленную Федеральным законом от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» обязанность организаций в случае ликвидации передавать документы по личному составу в государственный или муниципальный архив, госархив в приемке таких документов может отказать, ссылаясь на то, что это его право, а не обязанность.

2. Если у ликвидируемой организации нет денег, документы в государственный архив передать не получится.

3. В нарушении требования законодательства можно ликвидировать юридическое лицо без передачи социально- значимых документов на государственное хранение (принудительная ликвидация).

4. Отсутствует государственный контроль за соблюдением требований архивного законодательства (за исключением банкротства).

5. Если не хотите в будущем остаться без пенсии, рекомендуем собирать и хранить у себя в личном архиве трудовые договоры, заверенные копии приказов (о приеме, переводе, поощрениях и увольнении), справки о доходах и суммах налога физического лица по каждому месту работы.