Личное дело сотрудника. Как его оформлять, вести и хранить

Личное дело — папка, которая содержит полную информацию о сотруднике. Расскажем, все ли работодатели обязаны вести учет личных данных, в каком виде их оформлять, вести и хранить.

Оформлять личные дела работников нужно не всем работодателям. Для муниципальных, госслужащих и военнослужащих ведение личных дел обязательно в силу закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ.

Остальным компаниям можно вести дела сотрудников по своей инициативе. И, как правило, большинство из них ведет такой учет. Ведь порядок нужен в любых документах, тем более в кадровых.

Как вести личные дела нужно прописать в локальном нормативном акте компании (ЛНА). Такой документ может называться, например, «Положение о порядке ведения личных дел сотрудников».

На работников, с которым заключены трудовые договоры, личные дела заводить обязательно. Срок действия трудового договора значения не имеет.

На привлеченных подрядчиков по договорам ГПХ, личные дела не оформляют.

Если же сотрудник работает в компании на условиях внутреннего совместительства, то надо будет завести 2 личных дела: по основной должности и по совмещению.

Если сотрудник уволился, а затем опять пришел в компанию — на него надо завести новое личное дело.

Сначала нужно завести отдельную папку и заполнить титульный лист.

На нем указывают:

• название компании;
• название отдела, где будет работать новый специалист;
• номер личного дела;
• номер тома (при наличии).

Для удобства ФИО работника можно написать как заголовок дела.

Решение о том, какие документы будут находиться в личном деле, организация — работодатель решает сама с учетом специфики своей деятельности.

Обычно список документов в личном деле работника такой:

• Внутренняя опись документов.
• Заявление о приеме на работу.
• Анкета, заполненная сотрудником при трудоустройстве.
• Личный листок по учету кадров.
• Дополнения к личному листку.
• Трудовой договор, а также допники к нему.
• Должностная инструкция сотрудника.
• Характеристики и письма от прежних работодателей.
• Различные заявления, которые писал сотрудник в период своей работы.
• Копии приказов, изданных по личном составу, где указано ФИО этого работника.
• Данные об аттестации.
• Данные медосмотров.
• Лист-заверитель дела.

Карточки по форме Т-2, если предприятие их ведет, хранятся отдельно. В личное дело их не вкладывают.

Важно помнить, что персональные данные человека можно обрабатывать только с его разрешения. Это означает, что нужно подписать с работником отдельный документ — согласие на получение и обработку его данных, и указать в нем для чего эти сведения нужны компании.

Чтобы исключить какие-либо претензии при проверках — не храните в личном деле копии личных документов персонала. Получили документы от работника, проверили, отметили у себя необходимую информацию и вернули документы.

Так, в личном деле нельзя хранить копии следующих документов:

• Паспорт.
• Военный билет.
• СНИЛС;
• Диплом об образовании.
• Свидетельство о заключении и /или расторжении брака.
• Свидетельство о рождении ребенка.
• Свидетельство о перемене имени или фамилии.

Копии по уволенным работникам также не нужно хранить. Персданные работника нужны работодателю только на период его работы в компании. И если работник уже не трудится в организации, то значит нет никаких оснований для обработки его персданных.

Важно: за нарушения, связанные с обработкой и хранением персональных данных предусмотрены штрафы по ст. 13.11 КоАП:

1. За незаконную обработку персональных данных или их обработку в целях, которые несовместимы с целями сбора персональных данных в размере:

• от 10 000 до 20 000 руб. — для должностных лиц и ИП;
• от 60 000 до 100 000 руб. — для организаций.

2. За повторное нарушение штраф составит:

• от 20 000 до 50 000 руб. — для должностных лиц;
• от 50 000 до 100 000 руб. — для ИП;
• от 100 000 до 300 000 руб. — для организаций.

3. Штраф за обработку персональных данных без письменного согласия субъекта персональных данных, когда такое согласие является обязательным:

• от 20 000 до 40 000 руб. — для должностных лиц и ИП;
• от 30 000 до 150 000 руб. — для организаций.

4. За повторное нарушение штраф уже будет в размере:

• от 40 000 до 100 000 руб. — для должностных лиц;
• от 100 000 до 300 000 руб. — для ИП;
• от 300 000 до 500 000 руб. — для организаций.

Оштрафовать вправе в течение трех месяцев со дня совершения нарушения

Итак, папка есть. Что дальше?

• Документы в папку складывают в хронологическом порядке: первыми будут документы о трудоустройстве (заявление, трудовой договор, приказ). Соответственно последним — приказ об увольнении.
• Каждый лист дела нужно пронумеровать.
• Данные о работниках хранят в томах. Максимум в одном томе может быть 250 листов. Далее нужно открыть новый том.
• Потом нужно заполнить внутреннюю опись документов, что находятся в деле.

Эту опись нужно составлять сразу, как сформирована папка, то есть, в день приема сотрудника на работу.

Опись составляется в виде перечня: указывается номер документа, его индекс, название и номера листов дела, которые он занимает. И так по каждому документу.

Если появляются новые документы, то их также нужно вносить во внутреннюю опись. Саму опись также помещают в папку всеми к остальным документам.

Если личное дело прошили без этой описи, то можно приклеить ее к внутренней лицевой стороне обложки.

Все папки нужно пронумеровать и зарегистрировать в специальном журнале. Законодательно установленной формы такого журнала нет, поэтому организация вправе разработать ее самостоятельно.

В периоде работы сотрудника его папка с данными хранится в отделе кадров в металлических шкафах. А лучше в сейфах.

Когда сотрудник увольняется, то его дело закрывается и передается в архив организации на хранение. Сделать это нужно в промежутке начиная со второго года после закрытия дела и заканчивая концом третьего года после завершения дела.

Дела, закрытые до 01.01.2003 года, хранятся 75 лет. После этой даты — 50 лет, но не запрещено и все 75.

При истечении срока хранения папку с документами можно уничтожить.

Папки с документами на руководителей нужно хранить постоянно.

При передаче дела на хранение нужно:

• убрать с документов скрепки. Затем можно делать прошивку. Еще можно сделать переплет в картонную обложку в 4 прокола. Обязательно нужно проследить, чтобы при подшивке документов их текст реквизиты хорошо читались.
• на каждом листе поставить номер и приложить внутреннюю опись.
• заполнить лист-заверитель. Бланк представлен ниже.

Ну и последнее — обложка. Это все тот же титульный лист. На нем надо отметить дату окончания дела и количество листов, указанное в листе-заверителе. Считаются все листы, в том числе внутренняя опись и лист-заверитель. Также на обложке дела нужно указать срок его хранения.

Все, дело готово для хранения.

Срок хранения личных дел длительный. И нужно следить за температурой и влажностью в помещении, где лежат папки. Бумага имеет свойство выгорать, поэтому попадание на них солнечных лучей совсем нежелательно.

Доверьте архивную обработку и хранение кадровых документов сервису Делис Архив. Оцифруем любую документацию и создадим защищенный электронный архив с быстрым доступом и удобным поиском.